Vielleicht kennen Sie folgenden Sachverhalt auch: Der Lohnsteuerprüfer ist nach vier Jahren mal wieder vorbeigekommen. Dieses Mal hat er sich besonders für die Pool-Fahrzeuge interessiert und es wurde festgestellt, dass die Mitarbeiter diese offenbar abends mit nach Hause nehmen können und dann auch damit unterwegs sind. Im Prüfbericht sehen Sie dann, was sich im Abschlussgespräch schon angedeutet hat: Hier gibt es nicht nur eine entsprechende Lohnsteuer-Nachzahlung, die abzuführen ist – fast ebenso hoch ist die Nachzahlung für die Umsatzsteuer auf diesen Sachbezug. Und das sind echte Kosten, die hier anfallen.
Umsatzsteuer: Bei Sachbezügen meist automatisch berücksichtigt
Natürlich kann das mit jedem anderen Sachbezug auch passieren, wie zum Beispiel bei einem Sommerfest, Firmenjubiläum, bei Incentive-Reisen, Belohnungen, Teamevents oder bei einem externen Steuerberater für international tätige Mitarbeiter. Beim Firmenwagen ist jedoch gut zu erkennen: Der geldwerte Vorteil muss in der Gehaltsabrechnung bei der Verbuchung so einfließen, dass die Umsatzsteuer automatisch rausgerechnet und auf dem Umsatzsteuerkonto verbucht wird, um dann abgeführt zu werden.
Wenn die Lohnarten gut eingestellt sind, würde bei der Verbuchung der jeweiligen Sachbezüge die Umsatzsteuer entsprechend berechnet. Durch die Erfassung in der Gehaltsabrechnung wären dann sowohl Lohnsteuer als auch Umsatzsteuer richtig.
Die Annahme liegt nahe: Wenn sich durch einen Sachbezug ein geldwerter Vorteil ergibt, ist Lohnsteuer dafür abzuführen. Daraus folgt, dass dann auch Umsatzsteuer dafür anfällt (§ 3 Abs. 1 und Abs. 9 Umsatzsteuergesetz). Durch die Lohnarten in der Gehaltsabrechnung wird das automatisch berücksichtigt. Bei Anwendung der Pauschalbesteuerung, zum Beispiel nach § 37b EStG, muss man aufpassen, dass dies nicht vergessen wird.
Freigrenzen bei Sachbezug: Umsatzsteuer auch ohne Lohnsteuer
Ich weiß nicht, ob Sie schon mal einem Mitarbeiter diesen Sachverhalt in allen Facetten verständlich und nachvollziehbar erklären konnten. Offenbar ist es jedoch so:
Die Umsatzsteuer ist nicht nur für Sachbezüge zu berechnen und abzuführen, für die auch – weil ein geldwerter Vorteil vorliegt – Lohnsteuer anfällt, sondern für alle Fälle, in denen der Mitarbeiter privat profitiert. Es muss also immer so verfahren werden, als würde der Mitarbeiter den Sachbezug selbst erwerben. Das ist vor allem dann besonders schwierig, wenn eigentlich die Sachbezugsfreigrenze wie zum Beispiel bei Tankgutscheinen (44 Euro monatlich) zum Einsatz kommt oder auch beim Werksverkauf der Rabattfreibeitrag (1080 Euro pro Jahr) genutzt wird.
Diese Fälle werden gar nicht in der Abrechnung erfasst und müssen trotzdem umsatzsteuerlich berücksichtig werden. Das gleich Problem tritt auch beim Freibetrag für Gesundheitsvorsoge (500 Euro pro Jahr), dem Jobticket (mit 15 Prozent Pauschalsteuer) und auch bei Betriebsveranstaltungen auf. Gerade bei Betriebsveranstaltungen muss sogar unterschieden werden, ob der Betrag weniger oder mehr als 110 Euro ausmacht.
Für Umsatzsteuer auch Vorsteuerabzug berücksichtigen
Dazu kommt auch noch: Es spielt sogar eine entscheidende Rolle spielt, ob in der Buchhaltung bei der Anschaffung die Vorsteuer abgezogen wurde. Hier ist meist das Problem, dass die Konten mit einem Steuerschlüssel voreingestellt sind, der automatisch die Vorsteuer abzieht. Dieser Praxis liegt die Rechtsprechung des BFH zugrunde (Urteil vom 9.12.2010, Az. V R 17/10) und dessen Umsetzung in den BMF-Schreiben vom 2.1.2012, BStBl I 2012, 60 und vom 24.4.2012, BStBl I 2012, 533.
Für die größte Überraschung sorgt jedoch das Firmenwagen-Beispiel – auch wenn die Vorgaben hier quasi nie umgesetzt sind: die Berücksichtigung der Umsatzsteuer auf Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen, die früher mit 0,02 Prozent versteuert wurde (als die doppelte Haushaltsführung noch auf zwei Jahre begrenzt war), selbst wenn diese für die Lohnsteuer gar nicht mehr anfällt. Um diese Problematik zu lösen, ist unbedingt eine genaue Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. Am besten sind die möglichen Sachverhalte, Konten und Besteuerungen zu dokumentieren, damit dort die Verbuchung und Umsatzversteuerung richtig vorgenommen wird.
Was meinen Sie?
Haben Sie auch schon Erfahrungen mit solch einem Fall gemacht? Oder kennen Sie auch Sachverhalte, die Sie als Entgeltabrechner den Mitarbeitern nur schwer erklären können, weil diese schwierig nachzuvollziehen sind? Dann freuen wir uns auf Ihre Kommentare, Anmerkungen oder Sachverhalte und auf Ihre Meinung bei unserer Umfrage (siehe unten).
