Minijob: Steuerfreie Aufwandsentschädigung richtig berücksichtigen

In den Geringfügigkeits-Richtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ist die Vorgehensweise in Bezug auf die Berücksichtigung steuerfreier Aufwandsentschädigungen bei 450-Euro-Minijobs geregelt. Die Prüfung des regelmäßigen monatlichen Entgelts ist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber den Steuerfreibetrag pro rata oder en bloc ausschöpft.

Übungsleiterpauschale: Definition

Die Übungsleiterpauschale kann für nebenberufliche Tätigkeiten, beispielsweise als Übungsleiter in Sportvereinen oder als Ausbilder, Erzieher und Betreuer in Anspruch genommen werden. Der Steuerfreibetrag beläuft sich auf 3.000 Euro (bis 31. Dezember 2020: 2.400 Euro) pro Kalenderjahr.

Definition: Ehrenamtspauschale

Nebenberufliche Einnahmen bis zu 840 Euro (bis 31. Dezember 2020: 720 Euro) im Kalenderjahr aus einer ehrenamtlichen Tätigkeit sind ebenfalls steuerfrei. Die Ehrenamtspauschale kann beispielsweise für Tätigkeiten in Vereinen als Vorstand, Schatzmeister, Platzwart, Gerätewart oder auch für ehrenamtlich tätige Schiedsrichter im Amateurbereich berücksichtigt werden.

Minijob: Berücksichtigung des Steuerfreibetrags bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung

Für die Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts zwecks Prüfung des Vorliegens eines 450-Euro-Minijobs wird der pro Kalenderjahr zur Verfügung stehende Steuerfreibetrag immer in voller Höhe vom zu erwartenden Gesamtverdienst für das Kalenderjahr abgezogen. Ergibt sich danach im Monatsdurchschnitt ein Verdienst bis 450 Euro, liegt ein Minijob (geringfügig entlohnte Beschäftigung) vor.

Formel für die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts pro Kalenderjahr:
Gesamtverdienst ./. Freibetrag = SV-Arbeitsentgelt : Monate des Beurteilungszeitraums

Beispiel 1: Übungsleiter vom 1. März bis 31. Oktober, Verdienst 825 Euro.

Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts:
Gesamtverdienst (825 Euro x 8 Monate) = 6.600 Euro
./. Steuerfreibetrag  (3.000 Euro) = 3.600 Euro
SV-Arbeitsentgelt = 3.600 Euro : 8 = 450 Euro

Ergebnis: Da das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt 450 Euro nicht übersteigt, liegt ein 450-Euro-Minijob vor.

Melde- und beitragsrechtliche Behandlung des Minijobs

Eine melde- und beitragspflichtige Beschäftigung im Sinne der Sozialversicherung liegt nur vor, wenn Arbeitsentgelt erzielt wird. Dies ist abhängig davon, ob der Steuerfreibetrag pro rata (monatlich) oder en bloc (am Stück) berücksichtigt wird. Während bei der monatlichen Ausschöpfung des Steuerfreibetrages auch in jeden Monat Arbeitsentgelt erzielt wird, liegt in diesen Fällen durchgehend eine sozialversicherungsrechtlich relevante Beschäftigung vor. Anders verhält es sich hingegen, wenn der Arbeitgeber den Freibetrag am Stück ausschöpft. In diesen Fällen beginnt die melde- und beitragspflichtige Beschäftigung erst, wenn der Steuerfreibetrag verbraucht ist.

Beispiel 2: Bei dem Übungsleiter aus Beispiel 1 wird der Steuerfreibetrag von 3.000 Euro
a)    monatlich mit 375 Euro berücksichtigt.
b)    zunächst voll ausgeschöpft.

Ergebnis a): Die Beschäftigung besteht durchgehend vom 1. März bis 31. Oktober. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt beträgt monatlich 450 Euro (825 Euro ./. 375 Euro).

Ergebnis b): Die Beschäftigung beginnt erst im Juni, weil die Monate März bis Mai voll (jeweils 825 Euro = 2.475 Euro) und der Monat Juni teilweise (3.000 Euro ./. 2.475 Euro = 525 Euro) mit Steuerfreibeträgen belegt sind. Beiträge sind im Juni von 300 Euro (825 Euro ./. 525 Euro) und in den Monaten Juli bis Oktober von jeweils 825 Euro Arbeitsentgelt zu zahlen.

Mehr Meldungen für unbefristete Tätigkeiten, die en bloc abgerechnet werden

Die klassischen Meldungen für Beschäftigungen sind die einmalige Anmeldung mit Abgabegrund "10" bei Beschäftigungsbeginn, die Jahresmeldung mit Abgabegrund "50" für abgelaufene Kalenderjahre und die Abmeldung mit Abgabegrund "30" bei Beendigung der Beschäftigung. Anders verhält sich das bei einer auf Dauer angelegten Tätigkeit, die der Arbeitgeber steuerlich en bloc abrechnet. In diesen Fällen besteht die Beschäftigung nicht durchgehend, sondern ist jeweils im Laufe des Kalenderjahres an- und mit Ablauf des Kalenderjahres wieder abzumelden. Konkret müssen hier folgende Meldungen erstellt werden:

• Erstmalige Anmeldung mit Abgabegrund "10" im ersten Jahr der Tätigkeit (nach Ausschöpfung des kalenderjährlichen Steuerfreibetrages)
• Jahresmeldung mit Abgabegrund "50" für den Beschäftigungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahres (Zeitraum vom Tag des Beginns der Beschäftigung bis 31.12.)
• Abmeldung zum 31.01. des Folgejahres mit Abgabegrund "34" (Fortbestehen der Beschäftigung ohne Arbeitsentgelt für einen Monat)
• Erneute Anmeldung mit Abgabegrund "13" (nach Ausschöpfung des kalenderjährlichen Steuerfreibetrages)
• usw.

Was sollten Arbeitgeber noch beachten?

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen können für eine Person nur einmalig pro Kalenderjahr berücksichtigt werden. Insofern ist die/der Arbeitnehmer/in aufzufordern, Ansprüche anzuzeigen, die sie anderweitig in Anspruch genommen hat bzw. nehmen wird. Der Arbeitgeber darf dann nur noch den zur Verfügung stehenden Steuerfreibetrag berücksichtigen.

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