Um Payroll Outsourcing erfolgreich umzusetzen, lohnt es sich für Unternehmen, einen Blick auf bestimmte Punkte zur Auslagerung der Entgeltabrechnung zu richten. In Bezug auf die Vertragsinhalte sollten Unternehmen vorab insbesondere zu folgenden Themen Antworten finden.
Outsourcing-Vertrag: Informieren und Situation berücksichtigen
Zunächst sollten alle Beteiligten informiert und einbezogen werden, welcher Service im Vertrag aufgenommen werden soll, um dazu Input zu geben. Es kommt vor, dass ein Standardservice durch die Einkaufsabteilung günstig verhandelt wird, dieser aber die entsprechende Situation nicht berücksichtigt.
Payroll: Zuständigkeit und Prozessbeschreibung klar fassen
Alle Prozesse sollten möglichst genau beschrieben werden und die Zuständigkeiten klar festgelegt werden. Da es manchmal durch das Outsourcing auch zu einem Personalabbau kommt, muss berücksichtig sein, was überhaupt noch intern möglich ist.
Dokumente: Welche Daten beim Payroll Outsourcing übermittelt werden
Ein wesentlicher Punkt ist die Absprache dazu, wie und welche Dokumente übermittelt werden. Einige Anbieter haben dazu ein Laufwerk eingerichtet, auf dem Daten und Dokumente abgelegt werden können. Dann ist festzulegen, ob alle Dokumente eingescannt werden oder ob noch Papier genutzt wird. Oder es gibt Vordrucke und Formulare, die auszufüllen sind. Hier ist wichtig, dass der eigene Aufwand dafür genau berücksichtig wird.
Termine: Mit externen Dienstleister eine Deadline vereinbaren
Zu den genauen Prozessbeschreibungen gehören entsprechende Deadlines – für die Bereitstellung von Informationen ebenso, wie für die Rücklieferung von Ergebnissen. Nur so sind die Informationen in der eigenen Organisation zu kommunizieren, damit sich alle entsprechend umstellen können.
Erreichbarkeit: Schnelle Antworten festlegen
Als ein Hauptproblem stellt sich häufig die Erreichbarkeit des externen Anbieters beziehungsweise der zuständigen Ansprechperson heraus. Da bei manchen Themen schnelle Hilfe nötig ist, sollte am besten von 8 Uhr bis 18 Uhr immer eine Erreichbarkeit gewährleistet sein. Viele offene Fragen werden per E-Mail abgearbeitet – weil dabei weitere Daten oder Unterlagen geschickt werden, die nötig sind, um den Sachverhalt zu bearbeiten. Hier sollte vereinbart sein, dass die Beantwortung innerhalb von 24 Stunden erfolgt. Wenn etwa eine Gehaltsabrechnung Fehler enthält, die zu einer Nachzahlung an den Mitarbeiter führt, sollte diese ja umgehend erfolgen.
Preise: Standardservice und Sonderleistungen beachten
Je nachdem wie ein Vertragsschluss zustande gekommen ist und welcher Service dabei vereinbart wurde: Unternehmen sollten sich gerade die Preise für Zusätze oder Sonderleistungen genau ansehen – insbesondere, wenn bereits absehbar ist, dass diese häufiger in Anspruch genommen werden, als vielleicht erhofft. Für den Standardservice werden nämlich gerne günstige Preise angeboten, die sonstigen Leistungen sind jedoch – als Ausgleich – teuer zu bezahlen. Auch dieser Preis sollte dann richtig verhandelt werden. Dies betrifft oft Bescheinigungen, zum Beispiel für die Arbeitsagentur, oder Auswertungen wie die Arbeitskostenerhebung.
Autor: Robert Knemeyer ist Interim-Manager und Inhaber der KPI Personalberatung.
