So verbessern Sie Ihre Personaleinsatzplanung

Viele Unternehmen haben nur eine unzureichende Kenntnis über ihren Personalbedarf. Bei finanziell gut gestellten Firmen führt dies oft zu einer teuren Anpassung der Kapazität, die sich an Bedarfsspitzen orientiert. Bei Firmen, die nur niedrige Margen erwirtschaften, wird die Kapazität oft zu niedrig bemessen und führt mittelfristig zu Überlastung, Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden sowie einer höheren Kranken- und Fluktuationsquote.

Personalbedarf: Verlauf, Abweichungen, Prognose

Kenntnis des eigenen Personalbedarfs bedeutet aber nicht nur die Anzahl Vollzeitäquivalente, die das Unternehmen zur Bewältigung der Aufgaben innerhalb eines Jahres benötigt, sondern auch Kenntnis über den Verlauf des Personalbedarfs innerhalb eines Jahres, einer Woche und eines Tags. Zusätzlich sollte bekannt sein, wie groß die Abweichungen innerhalb dieser Zeitdimensionen sein können und wie hoch die Prognosequalität für verschiedene Zeiträume in der Zukunft ist. Nur dann kann ein Unternehmen eine qualitativ hochwertige und bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung betreiben.

Unkenntnis über Personalbedarf führt zu Fehlern in der Einsatzplanung und mangelnder Flexibilität

Unkenntnis des Personalbedarfs führt oft dazu, dass der Bedarf an anderen, ungeeigneten Größen ausgerichtet wird. Ein Beispiel ist die einseitige Ausrichtung an Mitarbeiterwünschen. Ist nicht bekannt, wie viele Personen benötigt werden, fällt es schwer, Urlaubs- oder Freizeitwünsche abzulehnen. Die Folge ist, dass manchmal zu viele Mitarbeiter abwesend sind und die verbleibenden Kollegen überlastet werden. Grundsätzlich ist die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen sehr zu begrüßen, erfolgt diese jedoch nicht bedarfsorientiert, ist dies auch für die Mitarbeiter eher kontraproduktiv.

Eine weitere Folge intransparenter Bedarfe sind Betriebsvereinbarungen, die nicht die erforderlichen Flexibilitätsspielräume geben. Aber wie wollen die Beteiligten ein sinnvolles Maß an Flexibilität vereinbaren, wenn sie nicht wissen, wie groß der Bedarf ist?

Fehler 1: Prozess der Personaleinsatzplanung nicht klar geregelt

Auch der Prozess der Personaleinsatzplanung ist selten klar geregelt: Wer plant wann welche Mitarbeiter mit welchen Ankündigungsfristen auf welchem Arbeitsplatz? Inwieweit werden die Wünsche der Mitarbeiter im Planungsprozess aufgenommen und integriert? Nach welchen Kriterien soll die Einsatzplanung erfolgen? Sollen Zeitkonten im Jahresverlauf gesteuert werden? Was passiert, wenn die Erfüllung eines Mitarbeiterwunsches zu einer Verletzung einer Zeitkontengrenze führt?

Fehler 2: Zu starre Arbeitszeitvereinbarungen

Die Folge einer starren Arbeitszeitvereinbarung in einem flexiblen Umfeld in Kombination mit unklaren Einsatzplanungsprozessen ist sehr oft „Guerilla-Flexibilität“. Da das Unternehmen zum Überleben Flexibilität benötigt, versuchen die Führungskräfte, im Rahmen von mehr oder weniger „Freiwilligkeit“ die Bedarfe zu decken. Daraus resultieren oft kurzfristige Zusatzschichten oder Absagen und eine Ungleichbehandlung von Mitarbeitern. Ein klar geregelter Prozess in Verbindung mit auf die Bedarfe abgestimmten Ankündigungsfristen und geregelter Flexibilität ist für das Unternehmen wirtschaftlicher und für die Mitarbeiter transparenter und fairer.

Fehler 3: Kein Controlling der Personaleinsatzplanung durch geeignete Kennzahlen

Bei den meisten Unternehmen fehlt ein Controlling, das auf Basis von geeigneten Kennzahlen überprüft, ob die Prognose oder Einsatzplanung qualitativ gut war. Dabei sollte überwacht werden, inwieweit die Prognose korrekt war und ob es gelungen ist, den tatsächlichen Personaleinsatz an den Bedarf anzupassen. War dies nicht der Fall, werden die Ursachen analysiert und falls sie vorhersehbar waren, wird die Personalbedarfsprognose oder der Einsatzplanungsprozess entsprechend optimiert.

Nicht auf subjektive Einschätzung des Personalbedarfs verlassen

Folgendes Beispiel zeigt, welche Folgen solche Fehler für Unternehmen und Mitarbeiter haben: In einem Bereich mit 24-stündiger Betriebszeit gab es nur subjektive Einschätzungen über den Kapazitätsbedarf und den saisonalen Verlauf der Arbeitsmengen. Auf dieser Basis gab es einen über das ganze Jahr gleichbleibenden, rollierenden Schichtplan. Freizeitwünsche der Mitarbeiter wurden fast immer gewährt. Es kam regelmäßig zu Unterbesetzungen, über die sich die Mitarbeiter beschwerten. In der Folge wurden neue Stellen besetzt, dennoch kam es immer wieder zu Überlastungen.

Objektive Analyse des Personalbedarfs schafft Transparenz

Eine objektive Analyse des Personalbedarfs ergab schließlich, dass es sowohl saisonal als auch innerhalb der einzelnen Wochen zu ausgeprägten Bedarfsspitzen kam. Zudem wurde klar, dass der Bereich insgesamt überbesetzt war, dass aber die falsche Beurteilung der Bedarfssituation in Kombination mit der extrem mitarbeiterorientierten Vergabe der Freizeiten regelmäßig zu Unterbesetzungen geführt hat. Nachdem der Bedarf transparent war, entsprechende Arbeitszeitmodelle eingeführt wurden und ein mitarbeiterorientierter und softwaregestützter Personaleinsatzplanungsprozess umgesetzt wurde, konnten Kosten gesenkt und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.

Optimierung der Personaleinsatzplanung in vier Schritten

Um die eigene Personaleinsatzplanung zu optimieren, empfiehlt sich ein Vorgehen in vier Schritten, die wir im Folgenden darstellen.

Personalbedarf berechnen: Prognose mithilfe einer systematischen Vergangenheitsanalyse

Der Personalbedarf kann am besten auf Basis von Vergangenheitsdaten ermittelt und prognostiziert werden. Hierfür gilt es, geeignete Bedarfstreiber zu finden. Den Einfluss der Bedarfstreiber auf den Personalbedarf kann das Unternehmen etwa durch statistische Regressionsanalysen ermitteln. Vereinfacht erklärt heißt das, dass es den Zusammenhang von Umsatz oder Kundenfrequenz mit vielen Datenpunkten analysiert und eine Funktion sucht, die diesen Zusammenhang am besten erklärt.

Bei der Prognose geht es darum, die in der Vergangenheitsanalyse ermittelten Verläufe sinnvoll auf die Zukunft zu übertragen. Dabei ist eine intelligente Verknüpfung von verschiedenen Faktoren wie Feiertagen oder Ferienwochen wichtig. Zusätzlich muss das Unternehmen Vergangenheitsdaten um Sonderereignisse bereinigen. Eine durch eine Baustelle verursachte umsatzschwache Zeit eines Supermarkts kann nicht einfach in das Folgejahr übertragen werden. In Summe gilt: Je mehr Daten vorliegen und je mehr Bedarfstreiber verknüpft werden können, desto besser wird das Prognoseergebnis.

Betriebsvereinbarungen prüfen und anpassen

Kennt das Unternehmen die Bedarfe, kann es analysieren, ob diese innerhalb einer bestehenden Betriebsvereinbarung abgedeckt werden können oder ob diese angepasst werden muss. Denn nur wenn die Betriebsvereinbarung die erforderliche Flexibilität ermöglicht, kann eine Personaleinsatzplanung gut gelingen.

PEP-Prozess definieren, Kennzahlen festlegen

Anschließend wird definiert, wie der Prozess der Personaleinsatzplanung aussehen soll. Soll der Plan zentral durch einen Planer erstellt werden? Wie werden dabei die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt? Soll ein System einen Plan auf Basis von Bedarfen, Arbeitsverträgen und Mitarbeiterwünschen errechnen? Oder sollen sich die Mitarbeiter auf Basis veröffentlichter Bedarfe und innerhalb klar geregelter Rahmenbedingungen selbst verplanen? Zusätzlich sollte im Prozess festgelegt werden, welche Kennzahlen überwacht werden, um auf deren Basis die Personaleinsatzplanung laufend zu optimieren. Setzt das Unternehmen noch keine Software für die Personaleinsatzplanung ein, ist die Definition eines derartigen Prozesses die Basis für eine fundierte Softwareauswahl.

HR-Software für die Personaleinsatzplanung: PEP-Software richtig auswählen

Im einfachen Umfeld und mit wenigen Mitarbeitern reichen Excel-Lösungen aus, auch wenn sie mit Einschränkungen verbunden sind. Will das Unternehmen aber einen durchgängigen Prozess erreichen oder sind mehr als 20 Personen zu planen, kommt es um eine spezialisierte Software nicht herum. Mittlerweile gibt es eine große Vielfalt an Lösungen, allerdings bieten nur wenige eine umfangreiche Unterstützung in der gesamten Prozesskette. Da das Vorgehen bei der Personalbedarfsermittlung extrem individuell ist, wird dieses Thema von den meisten Systemen nur eingeschränkt unterstützt. Da fast alle PEP-Systeme jedoch Bedarfe importieren können, kann das Unternehmen auch auf Bedarfsermittlung spezialisierte Systeme anbinden. Zudem sind die PEP-Systeme je nach Branche und angestrebtem Prozess sehr unterschiedlich geeignet. Daher sollten die Anforderungen vor Systemauswahl in einem Lastenheft ausführlich beschrieben und die infrage kommenden Systeme gründlich damit verglichen werden.

Autor: Guido Zander ist geschäftsführender Gesellschafter der SSZ Beratung in Feldkirchen bei München.

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