Recht für Einkäufer: Rügepflichten, Einkaufsbedingungen, Sicherheiten

Um bei komplexen Vertragsabschlüssen und unter Zeitdruck die richtigen Entscheidungen zu fällen, tun Einkäufer gut daran, sich mit den verschiedenen möglichen Störfällen der Vertragsbeziehung und den nötigen Gegenmaßnahmen intensiv vertraut zu machen.

Wichtige gesetzliche Regelungen im Einkaufsrecht

Die für die Praxis bedeutsamen gesetzlichen Regelungen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Die Gesetzestexte sind jedoch umfangreich und teilweise sperrig formuliert. Wie die einzelnen Vertragstypen definiert werden und was für sie gilt, ist im BGB geregelt. Ferner ergeben sich Gewährleistungsvorschriften und Haftungsregelungen aus dem BGB. Aus dem HGB ergeben sich Besonderheiten für den kaufmännischen Geschäftsverkehr.

Für den Einkäufer ist insbesondere die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB von Bedeutung. Danach ist der Käufer verpflichtet, die Ware unverzüglich nach der Ablieferung zu untersuchen und festgestellte Mängel dem Verkäufer gegenüber anzuzeigen. Versäumt der Käufer diese Mängelanzeige, dann gilt die Ware als genehmigt. Ausnahmen gibt es bei nicht sichtbaren Mängeln, die unverzüglich nach der Entdeckung angezeigt werden müssen.

Gewohnheitsrechtliche Pflichten und Folgen im Einkauf

Neben BGB und HGB ist das sog. Gewohnheitsrecht zu beachten, das nicht im Gesetz niedergeschrieben ist, sondern sich als Handelsbrauch im kaufmännischen Geschäftsverkehr entwickelt hat. Gewohnheitsrechtlich ist für den Einkäufer insbesondere das kaufmännische Bestätigungsschreiben wichtig: Haben Vertragsverhandlungen stattgefunden und übersendet eine Partei der anderen ein entsprechendes Bestätigungsschreiben, dann muss der Inhalt sofort geprüft und etwaige Fehler müssen mitgeteilt werden. Andernfalls gilt der Vertrag auf der Grundlage des widerspruchslos hingenommenen Bestätigungsschreibens als zustande gekommen.

Grundlegende Vertragsarten im Einkaufsrecht

Das BGB unterscheidet im Wesentlichen drei für den Einkäufer bedeutsame Vertragsarten - den Kaufvertrag, den Werkvertrag und den Werklieferungsvertrag.

Ein Kaufvertrag nach § 433 BGB liegt vor, wenn gegen Bezahlung des Kaufpreises eine Sache übergeben und Eigentum hieran verschafft wird. Beim Werkvertrag nach § 631 BGB verschafft der Unternehmer dem Besteller gegen Bezahlung der Vergütung zwar regelmäßig auch Eigentum an einer Sache. Der Werkvertrag unterscheidet sich aber insoweit, als immer eine Werkleistung und ein bestimmter Erfolg geschuldet sind, also z.B. neben der bloßen Lieferung von Möbeln auch deren Herstellung und den Einbau.

Von einem Werklieferungsvertrag im Sinne des § 650 BGB spricht man, wenn der Vertrag die Lieferung herzustellender oder zu erzeugender beweglicher Sachen zum Gegenstand hat. Auf einen solchen Vertrag sind die gesetzlichen Regelungen für den Kaufvertrag anzuwenden. Nur wenn es sich um nicht vertretbare Sachen handelt, also z.B. Sonderanfertigungen, gelten ergänzend auch einige Bestimmungen für den Werkvertrag.

Beschaffenheitsvertrag, Liefervertrag und Gefahr des zufälligen Untergangs

Im Einkaufsrecht wird oftmals von Beschaffungsvertrag oder Liefervertrag gesprochen. Gleichwohl handelt es sich bei diesen Vertragstypen ebenfalls um Kaufverträge. Der Beschaffungsvertrag ist dadurch gekennzeichnet, dass sich ein Unternehmen zunächst diverse Rohmaterialien beschafft, die zur Herstellung von Waren benötigt werden.

Der Liefervertrag beinhaltet im Gegensatz zur Holschuld auch die Pflicht des Verkäufers, die verkaufte Ware an den Käufer zu liefern. Sieht der Liefervertrag eine Bringschuld vor, dann muss der Verkäufer die Ware zum Käufer bringen und die Gefahr des zufälligen Untergangs geht erst im Zeitpunkt der Ablieferung beim Käufer auf diesen über.

Vereinbaren die Parteien beim Liefervertrag eine Schickschuld (sog. Versendungskauf), dann ist der Verkäufer verpflichtet, die Ware an ein Transportunternehmen zu übergeben. Die Gefahr des zufälligen Untergangs der Ware geht bereits im Zeitpunkt der Übergabe an das Transportunternehmen auf den Käufer über. Unter welchen Voraussetzungen der Frachtführer für Schäden oder Verlust auf dem Transportwege aufzukommen hat, ist in § 425 HGB geregelt.

(Widersprüchliche) Vertragsbedingungen im Einkaufsrecht

Der Einkäufer will regelmäßig sicherstellen, dass seine Einkaufsbedingungen gelten. Der Verkäufer hat ein Interesse daran, durch die Einbeziehung seiner Verkaufsbedingungen die Haftung weitestgehend zu beschränken. Leicht kommt es dadurch zur AGB-Kollision.

Der Einkäufer sollte daher beim Vertragsabschluss darauf achten, dass auf die Geltung eigener Einkaufsbedingungen hingewiesen wird, die keine den Verkäufer begünstigenden Haftungsbeschränkungen enthalten. Sollten sich die wechselseitig einbezogenen Geschäftsbedingungen dann inhaltlich widersprechen, führt dies im Ergebnis oft dazu, dass keine der sich widerstreitenden Bedingungen wirksam in den Vertrag einbezogen wurde, sondern stattdessen die gesetzlichen Bestimmungen gelten (s.u.).

Dies ist aufgrund der Haftungsbestimmungen des BGB für den Einkäufer in jedem Fall vorteilhafter als die Geltung der AGB des Lieferanten. Es gelten dann die gesetzlichen Gewährleistungsregelungen, wonach der Käufer bei Vorliegen eines Mangels zunächst nach seiner Wahl die Nachbesserung oder die Lieferung einer mangelfreien Sache verlangen kann. Sollte die Nacherfüllung scheitern, kann er den Kaufpreis mindern oder vom Vertrag zurücktreten. Daneben sind unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatzansprüche gegeben.

Noch besser ist es für den Einkäufer, wenn der Verkäufer unwirksame AGB-Klauseln verwendet, und die eigenen Einkaufsbedingung, weil wirksam, das Rennen machen. Umgekehrt gilt allerdings das gleiche.

Als Einkäufer Fehlerquellen bei Bestellungen und Bestätigungen vermeiden

Schon Missverständnisse sind im Einkauf unschön, erst recht sollten ungeschickte Vorlagen für die Gegenseite vermieden werden, die der Verkäufer später im Ernstfall für sich nutzen kann, wenn es zu Störungen kommen sollte. Was ist Voraussetzung für einen rechtswirksamen Vertragsabschluss? Sobald vorformulierte Vertragsbedingungen oder Vertragsvorlagen genutzt werden, befindet sich der Einkäufer  im Geltungsbereich des strengen AGB-Rechts.

Was gilt bei einer Korrektur oder Abänderung (Schriftformerfordernis)? Welche Übermittlungswege sind geeignet. Was muss von wem bis wann bestätigt werden? Wie ist mit widersprüchlichen Antworten umzugehen?

Vorsicht geboten ist auch bei Verträgen mit ausländischen Lieferanten, denn bereits innerhalb der EU gibt es gravierende Unterschiede bei Gewährleistungs- und Verjährungsfristen und auch sonst unterscheiden sich die Rechtssysteme im internationalen Umfeld. 

Sicherheiten im Einkaufsrecht

Um Termintreue abzusichern, eignet sich die Vertragsstrafe (Strenge Anforderungen an AGB-Klausel zu Vertragsstrafen).

Für den Fall der Insolvenz des Lieferanten ist es für den Einkäufer von Bedeutung, dass im Vertrag genügend Sicherheiten für die geschuldeten Leistungen wirksam vereinbart werden. Dies geschieht z. B. durch Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften, d. h. eine Bank verbürgt sich bis zur Höhe eines bestimmten Betrages für noch ausstehende Erfüllungs- und Gewährleistungsansprüche des Käufers bzw. durch die Anzahlungsbürgschaft für Anzahlungen.

Zu den typischen Klauseln in Einkaufsbedingungen zählen Abtretungsverbote, die zugunsten des Einkäufers eine klare und übersichtliche Vertragsabwicklung sicherstellen sollen, indem sie verhindern, dass ihm letztlich eine unübersehbare Anzahl von Gläubigern gegenüberstehen. Da insoweit ein berechtigtes Interesse besteht, sind Abtretungsverbote in AGB grundsätzlich zulässig.

Internationale Geschäfte 

Bewegt sich der Einkäufer regelmäßig im internationalen Umfeld, muss er sich darüber hinaus mit internationale Handelsklauseln befassen: Die Incoterms®-Regeln regeln als internationale Lieferbedingungen die Pflichten der Käufer und Verkäufer im internationalen Handel, etwa zum Zeitpunkt des Gefahrübergangs, oder zum Gerichtsstand (BGH: Incoterms entscheiden über Gerichtsstand).

Erstellt werden sie vom International Chamber of Commerce (ICC) und sie sind auf seiner Internetseite abrufbar sind. Aktuell finden die Incoterms^®2010 Anwendung, die ab 1. Januar 2020 von den Incoterms 2020 abgelöst werden.

Neufassung der Incoterms zum 01.01.2020. 

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Hintergrund: Einkaufsbedingungen und AGB-Kollision

Bereits aus dem Verwendungszweck von Einkaufsbedingungen folgt, dass diese lediglich im unternehmerischen Geschäftsverkehr eingesetzt werden. Unternehmen verwenden Einkaufsbedingungen, um sich gegenüber ihren Lieferanten oder anderen Vertragspartnern, von denen sie Leistungen in Anspruch nehmen, eine vorteilhafte Rechtsposition zu verschaffen.

Bei den Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern der AGB-Verwender handelt es sich ebenfalls ausschließlich um Unternehmer i.S.v. § 14 BGB, sodass die Inhaltskontrolle von Einkaufsbedingungen stets über § 307 BGB erfolgt.

Einkaufsbedingungen enthalten nahezu immer Abwehrklauseln, durch die der AGB-Verwender die Anwendbarkeit entgegenstehender Liefer- und Verkaufsbedingungen seiner Vertragspartner ausschließen will. Es gilt der Grundsatz, dass – wenn beide Vertragsparteien in ihren AGB Abwehrklauseln verwenden – die widersprechenden und ergänzenden AGB-Klauseln des jeweils anderen Vertragspartners nicht Vertragsbestandteil werden (BGH, Urteil v. 24.10.2000, X ZR 42/99).

Nach dem Prinzip der Kongruenzgeltung werden nur die übereinstimmenden AGB-Klauseln beider Vertragspartner Vertragsbestandteil (BGH, Urteil v. 26.6.1991, VIII ZR 231/90).

Aus: Deutsches Anwalt Office Premium

Checkliste Handelskauf

Deutsches Anwalt Office Premium: Checkliste Handelskauf

1. Verbrauchsgüterkauf oder Handelskauf
   Bei Zwischenhändler Anwendung der §§ 445a, 445b BGB.
   Bei Handelskauf Anwendung des § 377 HGB, Rügepflicht.

2. Wurde die unverzügliche Untersuchung durchgeführt?

3. Unverzügliche Rüge erhoben?

4. Liegt ein Rechts- oder Sachmangel vor?
   Bei Sachmangel: Fehlen einer vertraglich vereinbarten Beschaffenheit?

5. Ist die Kaufsache für den vertraglich vorausgesetzten Zweck geeignet?

6. Weicht die Kaufsache von üblichen Beschaffenheiten ab?

7. Liegt Kenntnis des Mangels beim Käufer zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vor (§ 442 BGB)?
   Bei grob fahrlässiger Unkenntnis: Liegt Kenntnis des Verkäufers vom Mangel vor?

8. Mängelrüge erhoben?

9. Erfolglose Gelegenheit zur Nacherfüllung, Verweigerung der Nacherfüllung, fehlerhafte Ersatzlieferung, erfolgloser zweiter Nachbesserungsversuch?

10. Nacherfüllung unverhältnismäßig?

11. Mängelanspruch des Käufers, gestaltende Willenserklärung (Rücktritt, Minderung) zugegangen?

12. Wahlrecht erloschen?

13. Beweislastumkehr, Mängelrüge innerhalb der 6-Monatsfrist beim Verbrauchsgüterkauf?

14. Regressansprüche des Verkäufers, § 445a BGB?

15. Eigene Mängelansprüche des Verkäufers?

16. Sicherung der Ansprüche des Verkäufers im Prozess (Streitverkündung)?

17. Verjährung der Regressansprüche, § 445b BGB?

18. Abweichende Verjährungsregeln in Allgemeinen Einkaufsbedingungen?