Haufe Online Redaktion
Haufe Online Redaktion

Bis zur vollständigen Umsetzung der erforderlichen Rechtsverordnungen des Bundes und der Länder wird die Aufbewahrung von Unterlagen und Akten in Papierform wie folgt geregelt.

Im Rahmen eines elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) können Papierdokumente sechs Monate nach erfolgtem Scannen (ersetzendes Scannen) vernichtet werden.

Die gerichtlichen Verfahrensordnungen lassen elektronische Dokumente/elektronische Prozessakten bzw. Übertragungen von einer Form in die andere zu (§ 55b Verwaltungsgerichtsordnung - VwGO, § 52b Finanzgerichtsordnung - FGO). Es ist daher für die Verwaltung zulässig, elektronische Akten auszudrucken und dem Gericht in Papierform vorzulegen, sofern eine elektronische Übermittlung an das Gericht nicht möglich ist.

Sechs Monate nach dem Scannvorgang können die Unterlagen künftig vernichtet werden. Die gescannten Papierdokumente sind als qualifizierte Dokumente in der eAkte abzulegen. Die qualifizierte Signatur des gescannten Papierdokuments dient als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Scann-Vorgang. Sie ersetzt nicht die durch Rechtsvorschrift angeordnete Unterschrift des Dokumentenausstellers, sondern dokumentiert die Unverfälschtheit der Quelle (Papierdokument) in einem signierten elektronischen Abbild.

Der unmittelbaren Vernichtung der Posteingänge im Anschluss an das Scannen steht jedoch u.a. entgegen, dass eingescannte elektronische Dokumente nicht alle Bestandteile des Originals enthalten könnten oder nicht vollständig lesbar sein könnten. Die kurzfristige Aufbewahrung der gescannten Unterlagen für sechs Monate (in vereinfachter Form, z.B. Kartonablage) ist vorerst beizubehalten.

BZSt v. 28.9.2011, St II 2 - S 2280 - PB 11/00017

Meistgelesene Beiträge
Neueste Beiträge
Zum Haufe Shop
Zum Thema Finanzverwaltung
Digitale Personalakte: Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Personalakten?
Schreibtisch Mann PC Akten Papierstapel

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte spart der Arbeitgeber Platz. Doch was ist bei der Aufbewahrung der Personalunterlagen zu beachten? Können die Originale bei einem Wechsel zur elektronischen Personalakte vernichtet werden? Gibt es generelle Aufbewahrungsfristen?
Digitalisierung im Rechnungswesen ‒ Buchhaltung: Der elektronische Rechnungseingang
Frau mit Rechnungsübersicht auf Tablet (2)

Die Anzahl der elektronischen Eingangsrechnungen nimmt deutlich zu, ist im Online-Handel bereits Standard. Immer mehr Lieferanten wollen die Vorteile eines elektronischen Rechnungsausgangs nutzen. Grundsätzlich verursacht das für den Rechnungsempfänger in der Kreditorenbuchhaltung einen zusätzlichen Aufwand. Denn die digital eingehenden Rechnungen werden ausgedruckt und dann weiter wie eine Papierrechnung bearbeitet. Diese weit verbreitete Vorgehensweise zeigt, dass in vielen Buchhaltungen die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen noch nicht vollständig erkannt worden sind.
Kompakter Ratgeber: Umsatzsteuer national und international
Umsatzsteuer national und international

Das komplette UStG in einem Band – von Experten praxisgerecht kommentiert. Diese Neuauflage berücksichtigt die aktuellen Entwicklungen des Umsatzsteuerrechts in Gesetzgebung, Rechtsprechung und Finanzverwaltung.
Familienleistungsausgleich, elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS), Aufbewahrungspflicht für Papierakten
Familienleistungsausgleich, elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS), Aufbewahrungspflicht für Papierakten

  BZSt v. 28.9.2011, St II 2 - S 2280 - PB 11/00017, BStBl I 2011, 960 Bezug: Infobrief 08-2009 vom 15.4.2009 Bis zur vollständigen Umsetzung der erforderlichen Rechtsverordnungen des Bundes und der Länder wird die Aufbewahrung von Unterlagen und Akten in ...

4 Wochen testen