Speicherung digitalisierter Steuerdaten aufgrund einer Außenprüfung auf mobilen Geräten

Hintergrund

Das FA ordnete bei einem Steuerberater eine Außenprüfung an und verlangte seine Buchhaltungsdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Der Steuerberater weigerte sich und bot die Prüfung am betrieblichen EDV-Programm an.

Das FG wies die Klage gegen die Prüfungsanordnung ab. Es bejahte die Pflicht zur Herausgabe der Daten und verneinte auch eine Rückgabe- bzw. Löschungsverpflichtung.

Entscheidung

Der Pflicht des Steuerpflichtigen - hier des Steuerberaters - zur Aufbewahrung und Vorlage von Unterlagen entspricht das Recht des FA, die Überlassung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zu verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Diesem Datenzugriff steht das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung nicht entgegen. Das gilt - wie das BVerfG entschieden hat (BVerfG v. 12.4.2005, 2 BvR 1027/02, BVerfGE 113, 29) - auch für den Zugriff auf Daten bei Berufsgeheimnisträgern. Denn die gewonnenen Informationen unterliegen dem Steuergeheimnis und die überlassenen Datenträger sind spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide zurückzugeben oder zu löschen. Außerdem können nicht relevante oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten vom Steuerpflichtigen einer Zugriffsbeschränkung unterworfen werden. Deshalb kann das FA auch von Berufsgeheimnisträgern (Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte usw.) die Vorlage der Steuerunterlagen verlangen, aus denen mittels Anonymisierung die Identität der Mandanten und die Tatsache ihrer Beratung nicht zu ersehen sind. Der Zugriff auf anonymisierte Daten entspricht dem legitimen Interesse des FA an der Verifikation des Sachverhalts, ohne übermäßig in die Rechte des Steuerpflichtigen einzugreifen.

Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf das FA allerdings seine Befugnisse nur entsprechend dem Zweck der Außenprüfung unter Berücksichtigung der Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausüben. Dabei ist möglichst auszuschließen, dass die Daten z. B. aufgrund eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten. Dieses Bedürfnis wird ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung angemessen berücksichtigt, wenn die Daten nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden und wenn nach dem Abschluss der Außenprüfung die Daten nur noch in den Diensträumen des FA gespeichert oder aufbewahrt werden, und zwar nur soweit und solange sie noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss von Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden. Anders ist es bei der Speicherung auf mobilen Geräten. Hier ist nach Abschluss der Außenprüfung ein weitergehendes Interesse des FA an der Speicherung nicht mehr höher zu bewerten als das Interesse der Steuerpflichtigen an der Sicherheit ihrer Daten. Nach Beendigung der Außenprüfung müssen die Daten daher von den mobilen Geräten gelöscht werden.

Hinweis

Die Abwägung des Interesses des FA an der Prüfung einerseits und des datenschutzrechtlichen Interesses des Steuerpflichtigen andererseits ergibt, dass die Daten - ggf. anonymisiert - herauszugeben sind und vom FA bis zur Rechtskraft der Bescheide gespeichert werden dürfen. Bei der Speicherung auf dem Prüfer-Notebook ist allerdings besondere Vorsicht geboten. Der Steuerpflichtige kann der Herausgabe seiner Daten auf mobile Rechner zur Verwendung außerhalb seiner Geschäftsräume oder der Diensträume des FA widersprechen. Der BFH gab der Klage daher statt und ergänzte die Prüfungsanordnung dahin, dass die Herausgabe nur zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Prüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen oder zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung auf einem Rechner des FA verlangt wird.

Der BFH bestätigt mit dieser Entscheidung, dass ein Steuerberater ungeachtet des Berufsgeheimnisses zur Preisgabe seiner elektronischen Buchhaltungsdaten verpflichtet ist, da er die Identität der Mandanten durch Anonymisierung schützen kann. Diese Anonymisierung ist aber nicht Aufgabe des Prüfers, sondern des Beraters. Ihm obliegt es, seine Daten so zu organisieren, dass der Zugriff eingeschränkt ist. Zum Schutz der Mandanten ist daher die Verwendung entsprechender Programme anzuraten.  

Wichtig für die Praxis ist, dass bei Speicherung auf dem Prüfer-Notebook das Gerät nur beim Steuerpflichtigen oder im FA oder allenfalls für den Transport der Daten zum FA eingesetzt werden darf. Der Prüfer muss die Daten von seinem Notebook bereits nach Prüfungsabschluss löschen, auch wenn sie beim FA bis zur Bestandskraft gespeichert bleiben dürfen. Außerdem darf ein Prüfer, der parallel mit einem weiteren Prüfungsfall beschäftigt ist, wenn er sich in dem einem Betrieb aufhält, streng genommen nicht zugleich auch die Daten des anderen Betriebs auf seinem Rechner haben.

BFH, Urteil v. 16.12.2004, VIII R 52/12, veröffentlicht am 19.8.2015