Tipps für die Planung und den Zeitplan | Steuern

Haufe Online Redaktion

Kapitel

Mandantenveranstaltung als Marketinginstrument

Tipps für die Planung und den Zeitplan

Ob Erfolg oder Pleite einer Veranstaltung: Oft sind es Banalitäten, die darüber entscheiden. Professionelle Räume und aktuelle Technik sind ebenso wichtig wie genügend Getränke, ausreichend Parkplätze und eine verständliche Anfahrtsbeschreibung. Eine Nachbereitung vermeidet zumindest, dass sich Fehler wiederholen.

Unverzichtbar ist es dagegen, sich den Gästen persönlich zuzuwenden: Wenn Partner im Gespräch unter sich bleiben oder sich in längere Zweierdialoge vertiefen, macht dies einen schlechten Eindruck. Denn eines sollte jedem Ausrichter einer Mandantenveranstaltung klar sein: Die einladende Kanzlei, deren Partner, Steuerberater und Mitarbeiter sind der persönliche Gastgeber dieses besonderen Abends.

Im Folgenden erhalten sie wichtige Tipps für die Planung und den Zeitplan einer Mandantenveranstaltung:

Was tun?	Wie anpacken?	Wann beginnen?
Vorüberlegung und Zielsetzung	Ziel und Rahmenbedingungen festsetzen	mindestens ein Jahr vorher
Veranstaltungsraum	abhängig von der Veranstaltung und den Räumlichkeiten in der Kanzlei suchen und reservieren Besichtigen der Räume	Unter Umständen ein Jahr vorher (besondere Locations sind langfristig ausgebucht)
Ablaufplanung	Je nach Zielsetzung skizzieren Rahmenprogramm und Catering planen und organisieren	Unter Umständen ein Jahr vorher
Vortrag planen	Referent buchen oder Thema identifizieren Infomaterial sammeln Präsentation vorbereiten, Skript erstellen	Individuell, drei bis vier Monate vorher
Einladungen	Entwerfen, drucken versenden Rückantwortformular auswerten Bestätigung und Anfahrtsplan versenden	Versand etwa sechs Wochen vorher
Mitarbeiter einweisen	Briefing zur Veranstaltung zum Ablauf zu den Teilnehmern	Sechs Wochen vorher
Technik	Ggf. erforderliche Technik ausleihen und testen	Sechs Wochen vorher
Vortrag	Vortrag üben Länge überprüfen ggf. "Probepublikum" einladen	Individuell, eine Woche vorher
Unterlagen	Repräsentatives Material zum Mitnehmen vorbereiten Namensschilder erstellen	Eine Woche vorher (wenn Teilnehmerzahl feststeht)
Nachbereitung	Was gibt es zu verbessern? ggf. Dankschreiben oder E-Mail ggf. Nachbericht an Gäste und alle anderen Mandanten Fotos und Bericht auf Homepage etc.	Im Anschluss an die Veranstaltung