Fachbeiträge & Kommentare zu Reisekosten

Es gilt das Grundkonzept der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig davon ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit verrichte...mehr

4.3.1 2-stufige Verpflegungspauschalen Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Es gilt eine 2-stufige Staffelun...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

4.6.1 Abzugsfähige Reisenebenkosten Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Festlegung ist nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien zu verfahren.[1] Als Reisenebenkosten kommen u. a. in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck; Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefon...mehr

Ebenso weiterhin zu beachten ist das von der Rechtsprechung aufgestellte Kriterium, wonach eine Auswärtstätigkeit nur dann langfristig im Sinne der 3-Monatsfrist ist, wenn der berufliche Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Arbeit im Betrieb, Büro oder sonstigen ersten Tätigkeitsstätten sich zeitlich und inhaltlich nicht als untergeordnet, sondern zumindest al...mehr

Bislang konnten Arbeitnehmer pro Dienstverhältnis max. eine regelmäßige Arbeitsstätte haben.[1] An dieser Regelung wird auch in Bezug auf die erste Tätigkeitsstätte festgehalten. Nur, wenn der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen ausübt, sind mehrere erste Tätigkeitsstätten möglich, aber auch in diesem Fall, kann diese Voraussetzung je Dienstverhältnis bei nur einer betriebl...mehr

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug, dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen a...mehr

Nach den allgemein für die betriebliche Einrichtung eines Dritten geltenden Voraussetzungen, damit diese zur ersten Tätigkeitsstätte werden kann, liegt ein dauerhafter Einsatz des Leiharbeitnehmers an einer ortsfesten Betriebsstätte der Entleiherfirma auch dann vor, wenn der zwischen Zeitarbeitsfirma und dem Entleiher abgeschlossene Arbeitnehmerüberlassungsvertrag keine Befr...mehr

4.2.1 Tatsächliche Kosten Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt...mehr

Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind. Pauschale Kürzung bei Gesamtpreis f...mehr

Der Anwendungsbereich der ersten Tätigkeitsstätte ist weiter gefasst als der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte. Während der ortsgebundene Tätigkeitsmittelpunkt nur an einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers begründet werden konnte, kann erste Tätigkeitsstätte auch eine betriebliche Einrichtung eines Konzernunternehmens (= verbundenes Unternehmen i. S. d. § 15 A...mehr

Unabhängig davon, ob ein befristeter oder unbefristeter Zeitarbeitsvertrag geschlossen wird, ist von einer dauerhaften Auswärtstätigkeit im Sinne der ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen während seines Zeitarbeitsverhältnisses nur an ein Unternehmen überlassen werden kann und damit für die ges...mehr

4.5.1 Einzelnachweis der Inlands- und Auslandsübernachtungskosten Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen. Hinweis Übernachtungspauschalen st...mehr

Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind weiterhin die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Für Reisetage ab 1.1.2024 gelten neue Auslandsreisekostensätze.[1] Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem BRKG. In Bezug auf die erforderliche Abwesenheitsdauer gelten ...mehr

4.4.1 Leitsatz: Kürzung der Verpflegungspauschalen anstelle Vorteilsbesteuerung Eine bedeutsame Rechtsänderung durch das gesetzliche Reisekostenrecht ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird. An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wir...mehr

Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Ist ein Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet tätig, übt er – mangels einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung – eine berufliche Auswärtstätigkeit aus. Trotzdem zählen die hierbei anfal...mehr

Ein Kumulieren der beiden gesetzlich festgelegten Zusammenrechnungsregelungen (für mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag bzw. für Kalendertag übergreifende Arbeiten) ist nicht zulässig. Der Arbeitgeber hat aber ein Wahlrecht zwischen Kalendertag bezogener Addition der einzelnen Abwesenheitszeiten oder Addition der Kalendertag übergreifenden Addition der Abwesenheitszeiten.[1...mehr

Da der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR [1] in die Lohnsteuerberechnungsprogramme eingearbeitet ist, können nur für die Werbungskosten elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, die den Pauschbetrag übersteigen. In Betracht kommen im Wesentlichen Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte, Reisekosten und Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung...mehr

Fehlt ein Nachweis oder die Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung, gilt das quantitative Zuordnungsprinzip als subsidiäre Alternative. Eine dienstliche oder arbeitsrechtliche Regelung mit dem Inhalt, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat, entfaltet keine steuerliche Bindungswirkung. Die Frage, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, ist i...mehr

Unerheblich ist, ob tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist, dass die Übernachtung im Fahrzeug anstelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird die normale Übernachtungspauschale nicht gewährt.[1] Für Berufskraftfahrer kann seit 2020 eine ...mehr

Der inländische Arbeitgeber kann bei beschränkt steuerpflichtigen Künstlern die Lohnsteuer pauschalieren, wenn die Künstler als gastspielverpflichtete Künstler bei Theaterbetrieben, freie Mitarbeiter für Hörfunk und Fernsehen oder Mitarbeiter in der Film- und Fernsehproduktion nichtselbstständig tätig sind und vom Arbeitgeber nur kurzfristig, höchstens für 6 zusammenhängende Mon...mehr

In den Fällen, in denen die Rückreise nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit über 24 Uhr hinaus andauert, ist für den Tag des Beginns der Rückreise wegen der 24-stündigen Abwesenheit die volle Verpflegungspauschale von 28 EUR zu gewähren. Der Tag der Ankunft an der Wohnung oder am Arbeitgeberbetrieb ist der Abreisetag für den eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für diese...mehr

Die Regelung der unentgeltlichen Verpflegung betrifft ausschließlich die unmittelbare oder mittelbare (d. h. veranlasste) unentgeltliche Verpflegung durch den Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Nimmt der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber. Typische ...mehr

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B. Essengutscheine von Raststätten bzw. Autohöfen; Aufwendungen für bürgerliche Kleidung, auch wenn die Kleidungsstücke ausschließlich beruflich genutzt werden oder einer besonders hohen Abnutzung unterliegen.[1] Nicht abziehbar sind nach herrschender Meinung auch Kleidungsstücke, die nur für eine Reise in ein Gebiet mit extremen klimat...mehr

Abschließend bleibt die lohnsteuerliche Behandlung der vom Arbeitgeber – unmittelbar oder mittelbar – anlässlich einer beruflicher Auswärtstätigkeiten gewährten Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet. Bei solchen unüblichen Mahlzeiten wird von Gesetzeswegen unterstellt, dass es sich um sog. Belohnungsessen handelt. Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ausgeschlosse...mehr

Weitere Voraussetzung des Begriffs "erste Tätigkeitsstätte" ist, dass der Arbeitnehmer einer betrieblichen Einrichtung[1] dauerhaft zugeordnet ist. Das Gesetz nennt dabei abschließend 2 Fallgruppen, die eine dauerhafte Zuordnung begründen können. Von einer dauerhaften Zuordnung im Sinne einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer nach dienst- oder arbe...mehr

Eine bedeutsame Rechtsänderung durch das gesetzliche Reisekostenrecht ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird. An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehm...mehr

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt die Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat. Die 48-Monatsfrist ist nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird, da eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer mit ein...mehr

Für Tätigkeiten auf Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen gilt die 3-Monatsfrist nicht.[1] Hier kann sich der Arbeitnehmer auch nicht nach einer Übergangszeit auf die auswärtige Verpflegungssituation einstellen. Marinesoldaten und Seeleute können für sämtliche Tage an Bord steuerfreie Verpflegungspauschalen erhalten, auch wenn sie länger als 3 Monate unterwegs sind, bis sie wi...mehr

Die 2-Tage-Regel geht von einer klassischen 5-Tagewoche aus. Bei Teilzeitkräften können deshalb auch weniger als 3 Auswärtstage am selben Einsatzort die 3-Monatsfrist in Gang setzen. Entscheidend ist, dass die Außendienst-Tage gegenüber den Innendienst-Tagen überwiegen. Bei einer 3-Tagewoche reichen demzufolge bereits 2 Auswärtstage an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ...mehr

Die Beschränkung der ersten Tätigkeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen bedeutet nicht, dass der Personenkreis der ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzten Arbeitnehmer keine Reisekosten erhalten kann. Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbeitsausübung nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte t...mehr

4.4.3.1 Kürzung der Verpflegungspauschale Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkei...mehr

Für geschäftliche Bewirtungen durch den Arbeitgeber, wenn also Fremde beteiligt sind, etwa Kunden oder Geschäftspartner, ist ebenfalls kein Arbeitslohn zu erfassen. Dasselbe gilt für den geldwerten Vorteil eines außergewöhnlichen Arbeitsessens des Arbeitgebers (60-EUR-Grenze[1]), der weiterhin nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist.[2] Die Abgabe der Mahlzeit erfolgt hier in ...mehr

Damit das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt eine Bescheinigungspflicht.[1] Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Großbuchstaben M aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeit...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Es gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der In...mehr

Bei Anwendung der 1-%-Methode besteht der geldwerte Vorteil bereits in der konkreten Möglichkeit, den Dienstwagen zu Privatfahrten nutzen zu dürfen. Die frühere Rechtsauffassung, nach der bei erlaubter Privatnutzung des Dienstwagens die entsprechende Nutzung nur vermutet wurde (Anscheinsbeweis für eine private Nutzung), wurde aufgegeben.[1] Die Widerlegungsmöglichkeit der er...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (verbilligte Verpflegung), mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (Kürzung der Kürzung). Der Zuzahlungsbetrag bezieht sich jeweils auf eine konkrete Mahlzeit. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Ü...mehr

Die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung sind nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an welcher der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeb...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspausch...mehr

Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt.[1] Die 3-Monatsfrist gilt für alle Formen von Auswärtstätigkeiten – auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Gründe der Unterbrechung sind irrelevant Eine Unterbrechung d...mehr

Die Eintragung eines Freibetrags auf der Bescheinigung führt bei beschränkt Steuerpflichtigen zur Pflichtveranlagung durch das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers, wenn der im Kalenderjahr erzielte Arbeitslohn des Arbeitnehmers die Bagatellgrenze i. H. v. 12.870 EUR (2023: 12.174 EUR)[1] übersteigt. Auch bei einer zeitlich begrenzten Tätigkeit im Kalenderjahr kommt es i...mehr

Obgleich dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR wegen der im Normalfall vorrangig zu beachtenden Kürzung des Werbungskostenabzugs bei Auswärtstätigkeiten in der Praxis keine allzu große Bedeutung zukommen dürfte, hat der Gesetzgeber eigens hierfür eine Pauschalierungsvorschrift eingeführt.[1] Der Arbeitgeber kann im Falle der Besteuerun...mehr

Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche "Berührung" des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich nicht um An- oder Abreisetage mit 14 EUR Verpflegungspau...mehr

Der feste prozentuale Monatsbetrag führt immer dann zu praktischen Problemen, wenn verschiedene Fahrzeuge oder ein Dienstwagen nur teilweise (= in geringem Umfang) für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden. Dasselbe gilt, falls der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen hat. Ansatz des vollen Monatsbetrags Die Entfernungspauschale berücksichtigt die Nutzungs...mehr

Von der ersten Tätigkeitsstätte ist immer dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers eines verbundenen Unternehmens i. S. d. § 15 AktG eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig ist, der er dauerhaft zugeordnet ist.[1] Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der reisekosten...mehr

Ein Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten ist in bestimmten Fällen auch für Auswärtstätigkeiten zulässig, die sich ohne Übernachtung auf 2 Tage verteilen. Die sog. Mitternachtsregelung wird beibehalten und gesetzlich festgeschrieben.[1] Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern d...mehr

Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Festlegung ist nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien zu verfahren.[1] Als Reisenebenkosten kommen u. a. in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck; Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kont...mehr

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ...mehr

Da die Umsatzsteuerveranlagung hauptsächlich der Berechnung der vom Unternehmer zu entrichtenden Umsatzsteuer (oder ggf. eines Vorsteuerüberhangs) dient, sind in der Steuererklärung in Teil C des Hauptvordrucks zuerst die steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze anzugeben, für die der leistende Unternehmer auch die USt selbst schuldet. Aufgrund des zum 1.1.2023 in § 12 Abs....mehr

Besteht eine Verpflichtung zur kostenlosen Nachbesserung, sind die voraussichtlich anfallenden Selbstkosten zu ermitteln. Hierzu zählen z. B.: Materialeinzel- und Materialgemeinkosten Lohn- und Gehaltskosten Transportkosten Gutachterkosten Reisekosten Fremdkosten (z. B. für Fremdteile oder Fremdarbeiten)mehr