Betriebliche Pandemieplanungen sind darüber hinaus für Betriebe der Kritischen Infrastruktur (Energieversorger, IT, Verkehrsträger, Nahrungsmittelerzeuger u. a.) von besonderer Bedeutung, da bei deren Ausfall oder Beeinträchtigung nachhaltig wirkende Versorgungsengpässe, erhebliche Störungen der öffentlichen Sicherheit oder andere dramatische Folgen eintreten würden.
Je nach Unternehmensart und -größe ist zu entscheiden, welche Maßnahmen im Vorfeld bzw. für den Pandemiefall notwendig sind. Diesen Prozess bezeichnet man als betriebliche Pandemieplanung.
Pandemieplan: Betriebliche Auswirkungen ermitteln
Zunächst ist festzustellen, wie sich eine Pandemie auf das Unternehmen auswirken könnte. Dazu müssen die Kernprozesse identifiziert und die Folgen ihres Ausfalls abgeschätzt werden. In die Überlegungen ist einzubeziehen, ob es öffentlich-rechtliche Verpflichtungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs gibt (z. B. Energieversorgung, Gesundheitswesen).
Betriebswirtschaftlich kann es entscheidend sein, welche vertraglichen Verpflichtungen zur Lieferung von Waren oder Erbringung von Leistungen bestehen und welche Folgen eine Vertragsverletzung hätte. Auch die Auswirkungen eines Betriebsausfalls auf das Umfeld sollte berücksichtigt werden. Schließlich steht am Ende der Betrachtung die Frage im Raum, ob das Unternehmen nach einer Pandemie noch existenzfähig wäre?
Weiterhin muss geprüft werden, ob es innerbetriebliche Abläufe gibt, die ständig überwacht werden müssen bzw. nicht unterbrochen werden können. Auch die unentbehrlichen Roh- und Hilfsstoffe (Strom, Gas, Wasser) müssen ermittelt werden. Möglicherweise gibt es Tätigkeiten, die vorübergehend eingestellt oder aber von zu Hause aus erledigt werden können (Telearbeit).
Nachdem die betrieblichen Abläufe und Prozesse auf ihre Bedeutung überprüft wurden, müssen die daraus resultierenden Unternehmensziele festgelegt und umgesetzt werden.
Pandemieplanung: Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Am Beginn der Pandemieplanung steht die Entscheidung, wer die Planungsprozesse leiten bzw. durchführen soll. Je nach Betriebsgröße kann der Unternehmer diese Überlegungen selbst anstellen, einen geeigneten Mitarbeiter damit betrauen oder ein Pandemie-Planungsteam bilden. Ein solches Team umfasst die leitenden Funktionen der wichtigen Geschäftsbereiche des Betriebs (z. B. Personal, IT/Kommunikation, Gesundheit/Sicherheit, Produktion, Dienstleistung, Warendistribution, Einkauf).
Im Pandemiefall stehen viele Aufgaben an, die nicht zum Regelfall gehören. Es treten Fragestellungen auf, die möglichst schnell beantwortet werden müssen. Hierfür sind betriebliche Ansprechpartner und Entscheidungsträger mit Stellvertretern zu benennen. Darüber hinaus ist das Schlüsselpersonal zu ermitteln, dass für die Aufrechterhaltung der unverzichtbaren Kernprozesse erforderlich ist.
Um das Weiterarbeiten trotz Personalausfällen zu ermöglichen, kommt der Festlegung von Vertretungsregelungen ggf. auch in Verbindung mit einer Prioritätensetzung eine besondere Bedeutung zu. Dabei sind z. B. Überlegungen notwendig, ob bestimmte Aufgaben besondere Qualifikationen erfordern (Führerschein, Befähigungsnachweis usw.) oder ob einigen Aufgaben auch in Heimarbeit zu erledigen sind.
Hilfestellung für die betriebliche Vorbereitung bietet dem Unternehmer bzw. dem Planungsteam insbesondere die Kurzinformation Betriebliche Pandemieplanung des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe.
Pandemieplan: Information und Kommunikation sicherstellen
Es ist wichtig, schon vor Ausbruch der Pandemie Regeln der Information und Kommunikation festzulegen, z. B. zur Information von Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit. Die Informationen müssen zentral gesteuert werden. Dazu sollte ein betriebliches Informationsnetz aufgebaut werden bzw. vorhandene Netze für den Pandemiefall vorbereitet werden.
Der Betrieb legt im Rahmen seiner Planungen fest, wie die interne Kommunikation erfolgt, z. B. über Intranet, Infodienst eines externen Anbieters, Telefon, Aushang.
