Die Digitalisierung der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Digitalisierung in den Steuerverwaltungen schreitet unterschiedlich schnell voran

Die Digitalisierung ist längst auch in der Arbeitswelt der Finanzämter angekommen. In deren Fokus steht unter anderem die digitale Abgabe von Steuererklärungen, aber auch neue Formen steuerrelevanter Daten bereitzustellen. Bei einem Blick auf andere Länder zeigt sich, dass diese wesentlich weiter sind was die digitale Umsetzung angeht.

Die jeweils unterschiedlichen Ansätze haben doch viele Gemeinsamkeiten:

• Das Besteuerungsverfahren soll effizienter und einfacher für den Steuerzahler und den Fiskus gestaltet werden. 
• Gleichzeitig soll mehr Transparenz entstehen,
• Steuerausfälle reduziert und
• Mehreinnahmen zu generieren werden.

Einige dieser Ansätze, die besondere Meilensteine markieren, sollen im Folgenden kurz dargestellt werden.

Standard Audit File for Tax (SAF-T)

Die OECD hat mit der Idee eines gemeinsamen Formats für die digitale Steuerprüfung einen großen Schritt getan. Eine wachsende Zahl von Steuerverwaltungen nutzt das SAF-T Verfahren (Standard Audit File for Tax), für die Übermittlung von grundlegenden Finanzdaten für Prüfungszwecke. Keine Angaben macht die OECD allerdings zum genauen Format der Datenerfassung und zum wann und wie die Übermittlung zu erfolgen hat. Dies wird von der Finanzverwaltung der jeweiligen Länder, die den SAF-T Standard übernommen haben, festgelegt.

Die Vorzüge von SAF-T wurden schnell erkannt und von einigen Ländern auch für Nicht-Prüfungszwecke genutzt. Grundsätzlich gib es drei Anwendungsbereiche die denkbar sind:

• Bestimmte steuerrelevante Daten sind auf Anfrage der Finanzverwaltung (z.B. im Rahmen einer Steuerprüfung) bereitzustellen
• Bestimmte steuerrelevante Daten sind zusätzlich zur periodischen Umsatzsteuererklärung bereitzustellen
• Übermittlung von steuerrelevanten Transaktionsdaten als Ersatz für die periodische Umsatzsteuererklärung

Die Einführung eines solchen Standards zeigt, wie Datenmodelle die Besteuerungsprozesse der Finanzverwaltungen verändern können.

Digitalisierung in Großbritannien: Making Tax Digital

Her Majesty's Revenue and Customs (HMRC) in Großbritannien digitalisierte mit „Making Tax Digital“ den Prozess der Abgabe von Umsatzsteuererklärungen und feierte am 1.4.2020 seinen ersten Geburtstag. Den Vorgaben entsprechend sind Umsatzsteuererklärungen nur noch über eine spezielle Schnittstelle an den britischen Fiskus zu übermittelten und müssen frei von manuellen Arbeitsschritten erstellt worden sein. Im Detail bedeutet dies, dass:

• alle steuerrelevanten Transaktionen digital zu erfassen sind
• digitale Links bereitzustellen sind (Software-Programme müssen Informationen an- und voneinander referenzieren)
• eine Anbindung an HMRC über ein Interface (API) zur Übermittlung und zum Empfang von Daten einzurichten ist

Durch die Umsetzung von „Making Tax Digital“ wird quasi eine Brücke zwischen der Buchhaltung von Unternehmen, deren Software-Lösungen zur Übermittlung der Umsatzsteuererklärungen und HMRC geschlagen.

Elektronische Rechnungsstellung in Italien zur vollständigen Aufzeichnung von steuerrelevanten Transaktionen

Einen etwas anderen Weg ist Italien gegangen und hat sich hierbei an digitalen Besteuerungsverfahren in Südamerika orientiert.  Mit der Einführung einer zentralen elektronischen Rechnungsstellungsplatfform SdI (Sistema di Interscambio) akzeptiert die italienische Finanzverwaltung Rechnungen nur mehr im elektronischen Format.

Die Umsetzung ist über unterschiedlich technische Wege möglich. Alle Rechnungen sind hierbei in einem bestimmten XML-Format zu erstellen und werden signiert an das SdI weitergeleitet, welches die Rechnungen in einem Bestätigungsverfahren prüft und an die Finanzverwaltung weiterleitet. Anschließend stellt das SdI die Rechnungsdaten für den Rechnungs­empfänger zur Abholung bereit. Rechnungen, die den Anforderungen nicht gerecht werden (beispielsweise dann, wenn Rechnungsdaten unvollständig sind oder falsche UStID Nummern verwendet werden), werden automatisch zurückgewiesen.

Für den italienischen Fiskus war die Einführung elektronischen Rechnungsstellung ein großer Erfolg. Unternehmen hingegen mussten die eigenen Prozesse aber auch die Abläufe mit externem Geschäftspartner auf den Prüfstand stellen.

Wo steht Deutschland bei der Digitalisierung der Umsatzsteuer?

Noch hat die digitale Transformation die deutschen Behörden nicht wirklich erreicht. Weder SAF-T noch ein Verfahren nach dem Vorbild vom Making Tax Digital sind gegenwärtig ein Thema bei der deutschen Finanzverwaltung. Es sind aber erste Schritte in Richtung Digitalisierung zu erkennen. Beispielsweise zeigt sich,

• dass durch das Inkrafttreten der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)", die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung konkretisiert wurden
• dass die Bundesregierung auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2017 eine Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen erlassen und damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schafft.

Fazit: Ein lohnender Blick über den Tellerrand

Zwar sind im Moment nur Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern betroffen. Ein Blick auf Italien zeigt, dass die elektronische Rechnungsstellung historisch zunächst für B2G und später für B2B umgesetzt wurde. Für Deutschland könnte dies bedeuten, dass die digitale Transformation möglicherweise einen ähnlichen Weg einschlagen könnte. Für Mitarbeiter in Steuerabteilungen oder im Rechnungswesen, lohnt es sich einen Blick auf die Verfahren in anderen Ländern zu werfen einfach um zu verstehen welche technischen Möglichkeiten es gibt. Hierdurch lassen sich die eigenen Prozesse und Abläufe frühzeitig hinterfragen. Sinnvolle Fragen wären beispielsweise:

• Ist die Datenbasis im Unternehmen gut genug um die o.g. Ansätze zu bedienen?
• Welche Anpassungen an der Systemlandschaft wären notwendig?
• Sind zusätzliche Software Applikationen erforderlich?

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