Die Rolle der Finanzabteilung bei der digitalen Transformation von Unternehmen

Die Digitalisierung eines Unternehmens verfehlt ohne zentrale Rolle der Finanzabteilung ihre Ziele

Für die digitale Transformation von Unternehmen müssen Prozesse, Systeme und Daten auf den aktuellen Stand gebracht werden. In der Finanzabteilung ist der Anteil manueller und repetitiver Transaktionen hoch. Das allein birgt beträchtliche qualitative und quantitative Potenziale. Eine Digitalisierung der operativen Bereiche allein ohne das Finanzwesen verfehlt das Hauptziel der Digitalisierung, der End-to-end-Transparenz und Durchgängigkeit.

Die Verantwortung für Finanzdaten und Prozesse erfordert einen Paradigmenwechsel

Prozesse in Unternehmen zu digitalisieren heißt, sie von Anfang bis Ende ohne Medienbrüche, ungewollte Schnittstellen und Inkonsistenzen von Stamm- und Transaktionsdaten zu gestalten. Für die Finanzabteilung gilt ein noch höherer Anspruch, denn nicht nur die Finanzprozesse müssen diesen Anforderungen gerecht werden. Die Integrität der Finanzdaten und die Regeln ihrer Verarbeitung in allen Prozessen des Unternehmens muss sichergestellt werden.

Das gelingt nur, wenn die Verantwortung für die Definition aller Finanzdaten und -prozesse konsequent bei der Finanzabteilung und die Verantwortung für deren Nutzung bei den Prozessbeteiligten liegt.

Im Purchase-to-Pay-Prozess dürfen z. B.

• Felder wie Währungsangaben, Incoterms und Skonti nur vom Finanzwesen definiert und
• im operativen Geschäft vom Einkauf mit Daten aus Verträgen und zu aktuellen Lieferungen befüllt werden.

Im Order-to-Cash-Prozess müssen

• alle die Finanzabteilung tangierenden Definitionen und Berechnungsgrundlagen ausnahmslos von der Finanzabteilung vorgegeben werden,
• aber die operativen Angaben wie Preise oder vereinbarte Zahlungsziele konsequent durch Vertrieb und Marketing erfolgen.  

Aufgaben und Tätigkeitsbereiche von Finanzexperten werden aufgewertet

Durch die Digitalisierung gehen manuelle, repetitive und simple Aufgaben, wie z.B. Kalkulationen, Zahlenabgleiche und das Erstellen von Abschlüssen massiv zurück.

Anspruchsvollere und weniger zyklische Aufgaben wie

• kontinuierliches Accounting,
• Datenanalysen in Echtzeit und
• spontane Erstellung finanzieller Szenarien zur Entscheidungsunterstützung

treten an ihre Stelle.

Zu diesem Job Enrichment gehören neue Kompetenzen und eine stetige Veränderungs- und Lernbereitschaft. Unter den nicht zu unterschätzenden veränderten Rahmenbedingungen werden sie zu Erfolgsfaktoren des einzelnen Buchhalters, Controllers und Steuerexperten sowie für die Inhaber der Richtlinienkompetenz für Finanzprozesse und -daten.  

Die Organisation spiegelt die Richtlinienkompetenz für alle Prozesse und Daten mit Finanzbezug wider

Neue Prozesse, Aufgaben und Kompetenzen der Beschäftigten in der Finanzabteilung haben Implikationen für deren Organisation. Die Größe des Unternehmens und damit die Zahl der Finanzexperten erlauben bzw. limitieren die Ausrichtung des Einzelnen als Generalist bzw. Spezialist. Soll die Finanzabteilung primär strategisch arbeiten, ist sie eher klein, hoch spezialisiert und zentral organisiert. Geschäftsbereiche oder Niederlassungen verfügen in diesem Fall über eigene Fachressourcen zur Unterstützung des operativen Geschäfts. In allen Fällen werden Governance-Spezialisten für Finanzprozesse und -daten Teil der Finanzorganisation und Schnittstelle zu den Ownern der Nichtfinanzprozesse sein.

Digitale Technologien werden anforderungsgerecht implementiert

Die für die Finanzabteilung relevanten digitalen Technologien müssen zunächst mit Fachexpertise spezifiziert und auf ihre Integrierbarkeit in den Kontext des Unternehmens geprüft werden. Das kann nur im engen Zusammenspiel zwischen Finanz-, IT- und Digitalisierungsexperten erfolgen, um die unternehmensweite Durchgängigkeit von generierten und verarbeiteten Finanzdaten ohne Medienbrüche sicherzustellen.

Dabei ist es egal, ob diese

• in Form von Big Data anfallen,
• Teil einer Produktkalkulation in einem Data Warehouse sind,
• aus durch Modellierung entstandene Wachstumsszenarien entstehen oder
• durch künstliche Intelligenz generiert werden.

Um innovative Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsketten zu planen, zu realisieren und sie risikoarm und profitabel zu betreiben, bedarf es eines ganzheitlichen Ansatzes der Digitalisierung.

Dieser umfasst neben

• digitalen Technologien
• auch Prozesse,
• Stamm- und Transaktionsdaten,
• Kompetenzen und
• die Organisation.

Wegen der fundamentalen Bedeutung von Finanzdaten in allen Unternehmensbereichen und ihrer zentralen Steuerungsaufgabe muss die Finanzabteilung Teil der digitalen Transformation sein.

Praxis-Tipp für Mitarbeiter der Finanzabteilung

Mitarbeiter der Finanzabteilung sollten im Rahmen der digitalen Transformation konsequent alle drei Säulen (Prozesse, Kompetenzen und Technologien) in den Fokus nehmen. Das heißt:

• Prozesse auf den Prüfstand stellen,
• die eigenen Skills auf die zukünftigen Erfordernisse ausrichten,
• neue Technologien akzeptieren und anwenden.

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