Private Pkw-Nutzung

Firmen-Pkw, private Nutzung: Die Fragen

Frage: In Ihrem Beispiel „Fahrtenbuchmethode: Berechnung der Bemessungsgrundlage für die private Pkw-Nutzung“ nutzen Sie bei den „Kosten mit Vorsteuer“ die Nettobeträge zur Ermittlung der „Privatnutzung (umsatzsteuerpflichtig)“. In vielen anderen Quellen werden jedoch die Bruttobeträge genutzt. Häufig werden auch andere Sachkonten bzw. Buchungssätze genutzt wie z.B. 4120 an 8611 bzw. 8590. Sind beide Varianten zulässig?

Antwort: Die einzelnen Sachverhalte sind umsatzsteuerlich unterschiedlich zu beurteilen

Bei der Nutzung eines Firmenwagens gibt es unterschiedliche Sachverhalte, die auch unterschiedlich zu beurteilen und zu buchen sind. Fest steht jedoch, dass die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die auf eine Wertabgabe entfällt, nicht zur Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer gehört (vgl. Abschnitt 10.6 Abs. 1 Satz 4 UStAE). Konsequenz ist, dass die Umsatzsteuer für die private Nutzung immer von den Nettokosten zu berechnen ist. Sollten in anderen Quellen die Bruttobeträge genutzt werden, dann ist dies nicht zutreffend.

Abschnitt 1.8 Abs. 8 in Verbindung mit Abs. 18 UStAE lässt zu, dass bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer der pauschale 1%-Wert, der für lohnsteuerliche Zwecke anzusetzen ist, auch bei der Umsatzsteuer zugrunde gelegt werden kann. Dieser pauschale 1%-Wert ist dann als Bruttowert anzusehen, aus dem zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage die Umsatzsteuer herauszurechnen ist.

Wichtige Unterscheidung

Bei der privaten Nutzung eines Firmen-Pkw kommt es darauf an,

• ob der Unternehmer das Fahrzeug an seinen Arbeitnehmer überlassen hat, der das Fahrzeug auch privat nutzen darf oder
• ob der Unternehmer selbst das Fahrzeug für betriebliche und private Zwecke nutzt.

Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer

Der Unternehmer muss seinen Pkw, den er zu mehr als 50 % betrieblich nutzt, in seinem Betriebsvermögen ausweisen, weil der Pkw zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Die Überlassung eines Firmenwagens an den Arbeitnehmer im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses ist immer eine 100%ige betriebliche Nutzung. Das gilt auch bei GmbH-Gesellschaftern, die steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen sind. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen unterliegt der geldwerte Vorteil, der entweder mithilfe eines Fahrtenbuchs oder der sog. 1%-Regelung ermittelt wird, in vollem Umfang der Umsatzsteuer.

Es handelt sich um einen Leistungsaustausch, weil die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers als Entgelt anzusehen ist. Die Umsatzsteuer wird nach dem UStAE wie folgt berechnet:

• Bei der 1%-Regelung wird die Umsatzsteuer aus dem 1%-Wert herausgerechnet.
• Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode wird die Umsatzsteuer von den Nettokosten ermittelt, die auf die private Nutzung entfallen.

Buchungssatz: 

Nutzung eines Firmenwagens durch den Unternehmer

Nutzt ein Unternehmer, z.B. ein Einzelunternehmer, einen Firmenwagen für betriebliche und private Fahrten, muss er spätestens beim Jahresabschluss die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, als Einnahmen erfassen. Gehört das Fahrzeug ertragsteuerlich zum notwendigen Betriebsvermögen, weil es zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, muss der Unternehmer die private Nutzung mithilfe der 1%-Regelung ermitteln, wenn er kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.

Die private Nutzung des Firmenwagens ist bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedlich geregelt. Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen überwiegend (zu mehr als 50%) für betriebliche Fahrten, gibt es in Kombination mit der Umsatzsteuer die folgenden 5 Varianten:

Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch greift ertragsteuerlich automatisch die 1%-Methode. Das bedeutet, es muss pro Monat 1% des Bruttolistenpreises des Firmenwagens (einschließlich Umsatzsteuer) im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung als Wert der privaten Nutzung versteuert werden. Bei der Umsatzsteuer gibt es zusätzlich die sachgerechte Schätzung, die allerdings keine Wahlmöglichkeiten bei der Einkommensteuer eröffnet. Die sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer kann nur mit der 1%-Methode bei der Einkommensteuer kombiniert werden.

• Ermittelt der Unternehmer die private Nutzung bei der Einkommensteuer nach der pauschalen 1%-Methode, kann er diesen Wert aus Vereinfachungsgründen auch bei der Umsatzsteuer zugrunde legen. Bei der Bemessung der Umsatzsteuer dürfen pauschal 20% für die Kfz-Kosten abgezogen werden, für die keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden konnten (Vereinfachungsregelung).
• Bei der Umsatzsteuer kann der private Nutzungsanteil anstelle der 1%-Regelung auch sachgerecht geschätzt werden. Es werden nur die Kosten der Umsatzsteuer unterworfen, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war.
• Wenn ertragsteuerlich die 1%-Methode nicht angewendet wird, sind die Kosten zugrunde zu legen, die laut Fahrtenbuch auf die privaten Fahrten des Unternehmers entfallen. Der Umsatzsteuer unterliegen nur die Kosten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug möglich war.

Buchungssatz:

Variante 1: Fahrtenbuch und keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG oder Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze gem. § 4 Nrn. 8-28 UStG erbringen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, zahlen für die private Nutzung ihres Firmenwagens keine Umsatzsteuer. Da dieser Personenkreis keine Vorsteuer geltend machen kann, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens. Betriebsausgaben werden ebenfalls mit den Bruttowerten gebucht.

Ertragsteuerlich ist die private Nutzung als gewinnerhöhende Einnahme zu erfassen, wobei mangels Vorsteuerabzug von den Bruttowerten auszugehen ist. Bei einem Fahrtenbuch müssen alle Fahrten aufgezeichnet werden. Die Kfz-Kosten werden dann nach dem Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufgeteilt.

Variante 2: 1%-Methode ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Es geht um denselben Personenkreis wie bei der 1. Variante. Die private Nutzung ist dann ausschließlich bei der Einkommensteuer als Einnahme zu erfassen, die den Gewinn erhöht. Ohne Fahrtenbuch ist zwingend die 1%-Methode anzuwenden.

Variante 3: Fahrtenbuch bei der Einkommen- und Umsatzsteuer

Führt der Unternehmer steuerpflichtige Umsätze aus, erhöht die private Nutzung nicht nur den Gewinn, sondern auch die Belastung mit Umsatzsteuer. Bei einem Fahrtenbuch sind die Kfz-Kosten im Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufzuteilen. Der Umsatzsteuer unterliegen jedoch nur die anteiligen Kosten für Privatfahrten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug beansprucht werden konnte.

Variante 4: 1%-Methode bei der Einkommen- und Umsatzsteuer

Wer kein Fahrtenbuch führt, muss die private Nutzung bei der Einkommensteuer zwingend nach der 1%-Methode ermitteln. Die 1%-Methode kann aus Vereinfachungsgründen auch bei der Umsatzsteuer angewendet werden.

Praxis-Beispiel:

Variante 5: 1%-Methode und sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer

Unterliegt die private Pkw-Nutzung der Umsatzsteuer, kann die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer auch mit einer sachgerechten Schätzung ermittelt werden. Bei einem Fahrzeug, das der Unternehmer überwiegend – also zu mehr als 50% – betrieblich nutzt, muss die private Nutzung zwangsläufig weniger als 50% betragen. Die private Nutzung wird bei einer überwiegenden betrieblichen Nutzung regelmäßig deutlich unter 50% liegen. Für umsatzsteuerliche Zwecke ist kein Fahrtenbuch erforderlich, es reicht vielmehr aus, wenn der Umfang der Privatfahrten anhand anderer Aufzeichnungen dargelegt werden kann.

Hinweis: Die sachgerechte Schätzung sollte immer dann angewendet werden, wenn sie zu einem besseren Ergebnis führt als die 1%-Regelung abzüglich 20%. Bei einer privaten Nutzung knapp unter 50% kann die sachgerechte Schätzung ungünstiger ausfallen. Die sachgerechte Schätzung ist jedoch i.d.R. vorteilhafter, wenn die Kfz-Kosten, z.B. nach Wegfall der Abschreibung, niedrig ausfallen.

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