Das Handelsrecht macht es den Buchhaltern verhältnismäßig leicht: Sofern das Geschäftsessen betrieblich veranlasst ist, kann es ohne besondere Nachweis- oder Aufzeichnungspflichten verbucht werden. Der Buchungssatz lautet: „Aufwand an Kasse“.
Bewirtungskosten: Anforderungen an den Bewirtungsbeleg
Das Steuerrecht ist hier deutlich restriktiver – gilt es doch, die Hürden für diese Steuerausfall verursachenden Aufwendungen hochzulegen. Die Vorgaben im Einkommensteuerrecht für eine Anerkennung der geschäftlichen Bewirtung sind jedem Buchhalter seit der Ausbildung präsent. Neben der ordnungsgemäßen (Kleinbetrags-)Rechnung müssen folgende Zusatzangaben zur Bewirtung gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG):
- Ort,
- Tag,
- Teilnehmer,
- Anlass,
- Höhe der Aufwendungen
Bewirtungskosten: Aufzeichnungspflichten
Die Bewirtungsaufwendungen sind "einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen" (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Diese Voraussetzung ist zwingend für die steuerliche Berücksichtigung der Aufwendungen und in der Praxis einfach umzusetzen: Nahezu jedes Buchführungssystem bietet in seinem Kontenrahmen eigene Konten für die Bewirtungsaufwendungen an (SKR 03: 4650; SKR 04: 6640).
Bewirtungskosten werden zu 70 % steuerlich anerkannt
Eine weitere Vorgabe besteht darin, dass lediglich 70 % der "angemessenen Bewirtungsaufwendungen" steuerlich anerkannt werden. Die übrigen 30 % sind als "nicht abziehbare Bewirtungskosten" zu behandeln und erhöhen somit das steuerliche Ergebnis. Auch hierfür bieten die Buchführungssysteme eigene Konten an (SKR 03: 4654; SKR 04: 6644).
