Die Bedeutung und Aufgaben von HR haben sich glücklicherweise ein den letzten Jahren vom reinen Verwalter hin zum Gestalter gewandelt. Aber dieser wichtige und richtige Schritt hin zum Business-Partner verlangt immer mehr Ressourcen für die wertschöpfenden Tätigkeiten bei HR, wie z.B. Initiator und Treiber der Transformation zur agilen Organisation, Aufbau eines effizienten Talentmanagements etc. Trotzdem haben sich mit den zusätzlichen Anforderungen an HR-Mitarbeiter:innen, die operativen – meist zeitaufwendigen und administrativen – Routineaufgaben der HR Services nicht in Luft aufgelöst. Denn natürlich müssen weiterhin Stammdaten von Mitarbeiter:innen wegen eines Umzugs o.ä. geändert werden, Anträge auf Sonderurlaub, Zuschüsse usw. bearbeitet und Personalakten für Neuzugänge angelegt werden. Die im gesamten Zyklus (von der Rekrutierung bis zum Offboarding) vorkommenden Aufgaben wollen weiterhin bewältigt werden. Und das meistens ohne Personalaufbau bei HR. Auf Dauer ein Dilemma!
Doch nicht nur die HR-Mitarbeiter:innen leiden unter diesem unbefriedigenden Zustand. Sie kämpfen auch mit der Unzufriedenheit ihrer internen Kund:innen – der Mitarbeiter:innen. Diese warten viel zu lange auf gewünschte HR-Services. Werden mittlerweile im Privatleben Prozesse größtenteils digital angestoßen (z.B. Online-Banking, Online-Shopping, Wechsel des Stromanbieters etc.), laufen die Anträge bei HR in vielen Unternehmen immer noch händisch und zeitaufwendig ab. Diese Diskrepanz zwischen privat und beruflich führt nicht nur bei den Digital Natives zu Unzufriedenheit. Die gesamte Employee Experience ist davon betroffen.
Vor der Einführung einer Personalsoftware stellen sich zunächst viele Fragen: Lohnt sich die Digitalisierung und Implementierung einer digitalen Lösung für mein Unternehmen? Und wenn ja: Für welche Bereiche lässt sie sich sinnvoll nutzen? Fest steht: Durch die Automatisierung von HR-Prozessen profitieren Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder der Anzahl ihrer Mitarbeiter. Eine individuell angepasste Personalmanagement-Software beinhaltet breites Spektrum an Funktionen, das nicht nur die Mitarbeiter:innen der HR entlastet, sondern auch abteilungsübergreifend Prozesse vereinfacht und Synergien entstehen lässt.
Wie man an dem noch recht „einfachen“ Prozess der Stammdatenänderung sieht, sind eine Menge Schnittstellen betroffen, an die man denken muss und die es einzubeziehen gilt. Wie sieht es da erst bei komplexeren HR-Prozessen wie z.B. beim Einstellungsprozess, dem sich anschließenden Onboarding-Prozess oder bei der Verwaltung verschiedenster Urlaubsanträge aus?
Eine Personalmanagement-Software ist vollständig in die bestehende HR-Systemlandschaft integrierbar und auf unternehmensindividuelle Bedürfnisse abgestimmt. Digitale Personalakten bieten zentralen Zugriff auf alle Dokumente und Daten der Mitarbeiter:innen. Verschiedene Einsicht- und Bearbeitungsrechte für unterschiedliche Prozessbeteiligte lassen sich hierfür definieren. Zudem gehören unnötige Ausdrucke und Papierakten der Vergangenheit an: Das schont Ressourcen und schafft Platz in den Aktenschränken!
Fehler bei der manuellen Pflege von Daten sind menschlich. Automatisierte Workflows helfen dabei, Prozesse zu standardisieren und fehlerfrei zu gestalten. Eine Personalmanagement-Software übernimmt alle Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen. Die Dokumentenerstellung mit rechtskonformen Vorlagen erfolgt einfach mit wenigen Klicks. Zusätzlich reduzieren Filterfunktionen den Rechercheaufwand nach einzelnen Dokumenten. Das System sorgt gleichzeitig für eine permanente Transparenz über den Status eines Dokuments im laufenden Prozess. HR kann damit jederzeit über den aktuellen Stand eines Antrags Auskunft geben.
Mit automatischen Erinnerungsfunktionen für alle HR-relevanten Fristen (z.B. Vertragsfristen, Probezeitverlängerung, Elternzeit etc.) lassen sich relevante Termine zentral verwalten. Maximaler Datenschutz der Personaldaten durch höchste Sicherheitsstandards (DSGVO-konform) ist dabei gewährleistet. HR-Dokumente aus verschiedenen Systemen können direkt in der elektronischen Personalakte abgelegt werden und sind jederzeit abrufbar.
Modernes Arbeiten ist heute weitgehend papierlos. Das spart Kosten, Ressourcen und Lagerplatz. Ein professionelles Dokumentenmanagement macht einen gemeinsamen Zugriff auf Dokumente möglich – und das flexibel und ortsunabhängig. Die Kosteneinsparungen im Shared-Service-Center geben damit mehr Raum für die wesentlichen HR-Aufgaben.
Digitale HR-Prozesse inkl. HR-Self-Service verhelfen zu einem modernen Image (Employer Brand) und haben eine positive Auswirkung auf die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter:innen. Vom Recruiting, über die Einstellung bis hin zur Personalentwicklung: Durch automatisierte Workflows werden HR-Mitarbeiter:innen entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Die Situation ist eindeutig: Einerseits drängt die hohe Erwartung der Mitarbeiter:innen an schnellen und komfortablen HR-Service zur Einführung einer intelligenten Personalmanagement-Software. Dennoch liefern limitierte HR-Ressourcen und zunehmende rechtliche Anforderungen an HR-Prozesse die Argumente für eine umfassende Softwarelösung im Personalmanagement. Worauf also warten?
In der heutigen (digitalen) Zeit ist niemand mehr bereit, mehrere Tage auf eine Antwort zur Frage „Ich bin umgezogen, was muss ich tun?“ zu warten. Gleiches gilt z.B. für eine falsche Gehaltsabrechnung o.ä. Kund:innen eines Unternehmens sind es auch gewohnt, dass man sich umgehend um eine zufriedenstellende Antwort bemüht. Warum also den eigenen Mitarbeiter:innen nicht auch den gleichen Service bieten wie den Premium Kund:innen?
Die Vorteile sprechen für sich: Softwarelösungen sind für ein modernes Personalmanagement unverzichtbar. Verwaltungsaufwände werden auf ein Minimum reduziert und Workflows im Unternehmen effizienter gestaltet. Zugleich wird mit der zukunftsorientierten Personalverwaltungssoftware der Weg frei für strategische HR-Aufgaben und liefert die Voraussetzung für eine positive Employee Experience.
Christoph Stuntz ist Business Development Manager bei der Haufe Group. Seit über 20 Jahren ist er in der Beratung, Kundenbetreuung und im Vertrieb bei der Haufe Group tätig. Er hat umfangreiche Erfahrung aus Kundenprojekten in den Bereichen HR, Digitalisierung und Transformation sowie über das Lösungsportfolio der Haufe Group.
