MIT Haufe Expertise

Digitale Personalakte

Personalakten digital, einfach und sicher mit einer Software managen.

inkl. Arbeitshilfen und Vorlagen der Haufe Redaktion
Einfache Implementierung in bestehende Systeme
Rechtssicher & Datenschutzkonform

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Startklar dank bewährter Aktenstruktur

Bild von einer Frau, die am Laptop mit der digitalen Personalakte von Haufe arbeitet und dabei sehr zufrieden lächelt.

Online-Seminar

Potenzial des BEG IV mit der Digitalen Personalakte von Haufe nutzen

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7 wichtige Entscheidungen für den Umstieg auf eine digitale Personalakte

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Startklar.Service

Schnell einsatzbereit mit Aktenstruktur, Vorlagen und der richtigen Schnittstelle

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Darum die digitale Personalakte von Haufe

Bei Haufe verbinden wir leistungsstarke HR-Software mit jahrelanger HR-Expertise zu einer einzigartigen Kombination, die Sie und Ihr Unternehmen direkt startklar machen. Unsere digitale Personalakte bringt Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in Ihre tägliche HR-Arbeit.

Eine Frau ist sichtlich zufrieden nach der einfachen und schnellen Installation der digitalen Personalakte von Haufe. Die beeindruckende Benutzeroberfläche hat sie begeistert und sie freut sich darauf, die Vorzüge dieser effizienten und zeitgemäßen HR-Software voll auszuschöpfen.

Startklare Lösungen für Ihre HR-Arbeit

Mit Haufe sind Sie schnell startklar. Unsere Softwarelösungen bieten vorkonfigurierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen, praxiserprobte Vorlagen, integriertes Fachwissen und automatisierte Prozesse.

Eine zufriedene Frau blickt aus dem Fenster und freut sich über die verlässlichen Vorlagen der digitalen Personalakte von Haufe.

Verlässliche Vorlagen

Erstellen Sie HR-Dokumente mit geprüften Mustervorlagen der Haufe Fachredaktion, die eine Vielzahl der wichtigsten HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen, Vollmachten und viele mehr abdecken. Erstellen Sie HR-Dokumente in zwei Drittel der Zeit und bleiben dabei rechtssicher.

Ein begeistertes Team überprüft die rechtliche Sicherheit der digitalen Personalakte von Haufe und zeigt sich begeistert.

Geprüfte Rechtssicherheit

Die digitale Personalakte ist nicht nur rechtssicher und datenschutzkonform, sondern bietet auch kontinuierliche Compliance-Unterstützung. Die HR-Software erinnert Sie an ablaufende Dokumente oder Fristen, um eine garantierte Einhaltung der Compliance zu gewährleisten.

Ein engagierter Kunde stellt Fragen zur digitalen Personalakte von Haufe. Anhand bewährter Methoden und Best Practices erhält er maßgeschneiderte Antworten auf seine Fragen.

Bewährte Best Practices

Unsere digitale Personalakte basiert auf Best Practices aus zahlreichen Kundenprojekten, und bietet eine optimal gestaltete, digitale Aktenstruktur. Diese erprobten Strukturen und Workflows erlauben eine effiziente und übersichtliche Aufgabenverwaltung und maximale Effizienz in Ihrer Personalverwaltung.

Eine erfahrene Mitarbeiterin führt neuen Kollegen in die digitale Personalakte von Haufe ein. Dank langjähriger Fachexpertise in der Softwareentwicklung gelingt der Start spielend leicht.

Jahrelange Fachexpertise

Profitieren Sie von unserer über 70-jährigen Erfahrung im HR-Bereich. Wir arbeiten eng mit einem Netzwerk aus über 2.000 renommierten Experten und Autoren zusammen, um sicherzustellen, dass unsere Software und Inhalte stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und auf fundiertem Expertenwissen basieren.

Vorteile der digitalen Personalakte

Mit der digitalen
Personalakte in die HR der
Zukunft starten

Der Umstieg von einer analogen Aktenverwaltung auf digitale HR-Prozesse steigert die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit, nicht nur abteilungsintern, sondern auch mit Mitarbeitern. Denn alle wichtigen Personaldaten und Dokumente sind in digitalen Personalakten zentral abgelegt und können von überall ortsunabhängig zugegriffen werden. Damit haben Sie volle Übersicht und sparen Zeit bei personalbezogenen HR-Aufgaben.

Erfahren Sie in unserem Whitepaper, warum die Einführung der digitalen Personalakte für Personalabteilung unerlässlich ist und warum Sie diese genau jetzt einführen sollten.

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Die digitale Personalakte für mehr Effizienz, mehr Transparenz, Zugewinn von Produktivität, Zeitersparnis, Kostensenkung und weniger Abstimmungsaufwand.

So funktioniert die digitale Personalakte

Die Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick

Mitarbeiter in der digitalen Personalakten von Haufe schnell und einfach anlegen, finden und verwalten.

Verbesserte HR Prozesse im Unternehmen

Personalakten schnell und einfach anlegen, finden und verwalten

In wenigen Sekunden legen Sie eine neue, digitale Personalakte an. Speichern Sie alle Personaldaten und HR-Dokumente an einem zentralen Ort. So haben Sie Zugriff und den perfekten Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente – jederzeit und von dort, wo Sie gerade arbeiten.

Digitale Zusammenarbeit
Nur, wenn Personalakten digitalisiert sind, profitieren HR-Teams von den Potenzialen einer digitalen Zusammenarbeit.
Flexibler Zugriff
Schnell die passende Lösung für die Mitarbeitenden – ob im Homeoffice oder im Büro.
Platz und Papier sparen
Kein Papier, keine Aktenschränke, keine Barrieren. Das führt zu effizienten HR-Prozessen und erhöhter Zufriedenheit Ihrer HR Mitarbeiter:Innen

HR Aufgaben innerhalb der Akte verteilen

Aufgaben verteilen, zuweisen & erledigen

Durch eine digitale und übersichtliche Aufgabenverwaltung schaffen Sie maximale Effizient in Ihrer HR. Sie gewinnen dank digitaler HR-Prozesse Zeit bei der Aufgabenverteilung, schaffen Transparenz und vermeiden unnötige Arbeitsschritte. Erledigen Sie HR-Aufgaben so schnell und zuverlässig wie noch nie!

Zentrales HR-Dashboard
In einem zentralen Dashboard sehen Sie alle Aktivitäten an Dokumenten sowie alle offene Aufgaben und Erinnerungen.
Optimale HR-Aufgaben Verteilung
Wer arbeitet an welcher Personalakte oder Dokument? Weisen Sie Aufgaben zu oder hinterlegen Sie Notizen.
Rechtssicherheit gewährleisten
Es laufen Dokumente oder Fristen ab? Unsere HR-Software erinnert Sie daran - für eine garantierte Einhaltung der Compliance.

Aufgaben in der digitalen Personalakte von Haufe verteilen, zuweisen und erledigen.

Steuerung der Kommunikation in HR über die elektronische Personalakte.

Kommunikation in HR über die Akte vereinfachen

Kommunikation über alle Abteilungen hinweg

Weniger E-Mails, Telefonate oder persönliche Besuche von Mitarbeiter:innen. Verteilen Sie Informationen und Dokumente schnell und zuverlässig - 100 % digital. Und das alles innerhalb einer Softwarelösung.

Schnelle Kommunikation
Fordern Sie digital fehlende oder zusätzliche Dokumente bei Mitarbeiter:innen direkt aus der HR-Software an.
Massenversendungen per Klick
Versenden Sie Massendokumente künftig einfach aus der HR-Software. Keine Papierflut, maximale Zeitersparnis.
Klarheit & Transparenz
Sie wissen jederzeit, wo sich aktuell ein Dokument zur Bearbeitung befindet und werden über jeden Schritt informiert.

Kundenstimmen zur digitalen Personalakte

Was unsere Kunden & Kundinnen sagen ...

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Wir haben uns mehrere digitale Personalakten angeschaut und sind am Ende zum Entschluss gekommen, dass die Personalakte von Haufe doch die beste und übersichtlichste ist, die wir finden konnten.

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Marco Hoffmann

Fachbuchhalter Personal

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Das Arbeiten mit der Software macht wirklich Spaß. Als nächstes wollen wir die Daten aus dem Bewerbersystem an die Personalakte anbinden. Meine Kollegen sind begeistert bei dem Gedanken, die Arbeitsverträge nun über das Haufe-Tool zu erstellen.

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Nicole Poppe

Hensoldt HR

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Der administrative Teil der Anmeldung eines neuen Mitarbeiters ist in 15 Minuten erledigt. Groupe Rocher ist jetzt ein viel modernerer Arbeitgeber.

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Daniel Gottselig

Director, Compensation & Benefits/Integration HR Group, Groupe Rocher

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Der Implementierungsprozess für die Mitarbeiteraktenverwaltung war wahrscheinlich einer der einfachsten Implementierungszyklen, die ich je durchlaufen habe.

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Sherry Knaszak

VP of HR Transformation and HRIS

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In nur vier Monaten wurde die digitale Personalakte implementiert. Jetzt haben wir bereits fünf Millionen Dokumente digitalisiert und alle unsere Security- und Archivierungsvorgaben sind berücksichtigt

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Richard Hardy

Global Director HR Shared Services

HR-Vorlagen mit unserem Startklar.Service

Rechtssichere Arbeitshilfen und Dokumentenvorlagen

Nutzen Sie rechtssichere HR-Arbeitshilfen und Vorlagen, um die digitale Aktenstruktur Ihrer Personalakte optimal abzubilden.

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Dokumentenvorlagen
Mit intelligenten Textbausteinen und zentralen Layoutelementen sind die Vorlagen für Ihr Unternehmen schnell startklar.

Aktenstruktur
Die Best Practise Aktenstruktur ist das Ergebnis aus vielen Kundenprojekten und Gesprächen und wird fortlaufend erweitert.

Aufbewahrungsrichtlinien
Passend zur Aktenstruktur haben wir entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien entwickelt. Mit Ihnen lässt sich die Gültigkeit von Dokumenten ganz einfach überwachen.

Die digitale Personalakte von Haufe begeistert eine Datenschutz-Spezialistin, weil sie die Regularien der EU-DSGVO erfüllt.

DSGVO konform & EU Hosting

Digitale Personalakte und Datenschutz

Mit unseren HR-Tools sind Sie auf der sicheren Seite: Unsere HR-Software garantiert die Regularien der EU-DSGVO. Hier finden Sie rechtliche Grundlagen und Handlungsempfehlungen zur digitalen Personalakte – ergänzend in einer Checkliste übersichtlich zusammengefasst.

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FÜR JEDEN FALL DIE RICHTIGE LÖSUNG

Erweiterungen der digitalen Personalakte

HR Taskmanagement

Für weniger E-Mail Chaos. Organisieren Sie Ihre täglichen HR-Aufgaben und Anfragen von Mitarbeiter:innen digital und strukturiert.

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Dokumentengenerierung

Erstellen Sie Personaldokumente schnell, einfach und automatisiert – mit dem intelligenten Tool von Haufe.

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Digitale Unterschrift

Nutzen Sie die E-Signatur für Dokumente und Verträge für digitale Workflows zwischen HR und Mitarbeiter:innen.

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Employee Self Service

Mitarbeiteranfragen per Ticket-System schnell, effizient und mobil beantworten - für ein hohes HR-Service-Level.

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HR Analytics & Reporting

Nutzen Sie People Analytics - qualitative HR-Daten und KPIs für bessere strategische Entscheidungen und Grundlagen.

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Elektronisches Schließfach

Für einen sicheren Dokumentenaustausch zwischen HR und Mitarbeiter:innen. Kostenloser 10 GB Speicher - z.B. für Entgeltabrechnungen.

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Online-Seminar

Nutzen Sie unsere Online-Seminare, um die digitale Personalakte von Haufe besser kennenzulernen und um auf alle Ihre Fragen eine zufriedenstellende Antwort zu bekommen.

Tuesday

26

November

10:00

ca. 60 Minuten inkl. Fragerunde

Potenzial des BEG IV mit der Digitalen Personalakte von Haufe nutzen

In diesem Produktseminar erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die Digitale Personalakte von Haufe, einschließlich digitaler Dokumentengenerierung, elektronischer Signatur und HR-Taskmanagement. Erfahren Sie, wie Sie die Neuerungen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) wie Arbeitsvertragsgestaltung, verkürzte Aufbewahrungsfristen und die Digitalisierung von HR-Prozessen mit der Haufe HR-Software effektiv umsetzen können, um Ihre HR-Abteilung zu entlasten.

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