Das elektronische Schließfach ermöglicht HR-Teams den einfachen, sicheren und papierlosen digitalen Versand aller HR-Dokumente an jeden einzelnen Angestellten. Das bedeutet: Drucker, Briefumschläge und Porto-Gebühren gehören der Vergangenheit an.
Mit nur wenigen Klicks können Personalverantwortliche HR-Dokumente unterschiedlichster Art (wie z.B. Lohndokumente, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, …) an die elektronischen Schließfächer der Mitarbeiter:innen versenden. Diese werden per E-Mail benachrichtigt, sobald HR in ihren Schließfächern ein neues Dokument abgelegt hat. Danach können die Beschäftigten zeit- und ortsunabhängig ihr elektronisches Schließfach mit ihren persönlichen Zugangsdaten öffnen, die Dokumente in ihrem Posteingang einsehen, herunterladen oder sogar direkt mit vertrauenswürdigen Dritten wie Steuerberater:innen, Anwält:innen oder Banken teilen.
Der Dokumenten-Download ist für Mitarbeiter:innen jedoch nicht zwingend notwendig, da das elektronische Schließfach Datenmengen von bis zu 10 GB speichern kann und diese auch noch bis zu 50 Jahren nach der Zeit im Unternehmen aufrufbar sind.
