Zeugnisse endlich auch in elektronischer Form erteilen, mit digitaler Signatur unterzeichnen? Das Bürokratieentlastungsgesetz IV macht es möglich. Seit Januar 2025 können Zeugnisse im Haufe Zeugnis Manager Premium digital signiert werden. Kann der Zeugnisprozess von der Anforderung von Zeugnissen bis hin zu deren Signatur nun tatsächlich vollständig elektronisch abgebildet werden? Ja, dennoch ist das nicht uneingeschränkt möglich. Zeugnisse müssen, damit sie rechtskonform elektronisch unterschrieben werden, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden und hier gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.
Hinweis: Die Schriftform, also die händische Unterschrift von Zeugnissen, ist neben der elektronischen Form weiterhin möglich.
Video: Bürokratieentlastungsgesetz IV – Die elektronische Erteilung von Zeugnissen
Eine QES bietet die höchste Sicherheitsstufe der E-Signaturen. Sie wird durch ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erstellt, das den Inhalt des Dokuments vor Manipulation schützt. Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig, wodurch die Identität der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt wird.
Im Gegensatz zur QES ist die weniger sichere, einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur bei der Unterzeichnung von Zeugnissen nicht zulässig. Ein Zeugnis, das mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur unterschrieben wird, z.B. mit einer bloß eingescannten Unterschrift, erfüllt den Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in deshalb nicht.
Der Gesetzgeber sieht Einschränkungen für den Einsatz der QES bei Zeugnissen vor:
Das Zeugnis darf nur dann in elektronischer Form signiert werden, wenn die Einwilligung des:der Zeugnisempfänger:in vorliegt.
Eine rechtskonforme elektronische Signatur muss am letzten Tag der Kündigungsfrist erfolgen. Im Gegensatz zu von Hand unterschriebenen Zeugnissen ist eine Rückdatierung bei elektronisch unterzeichneten Zeugnissen nicht möglich, da die Signatur einen unveränderlichen Zeitstempel erhält. Ein Ausstellungsdatum bzw. ein Datum der Signatur, das vor oder nach dem letzten Arbeitstag liegt, kann zu nicht erlaubten negativen Schlussfolgerungen führen (z.B. Zeugnisrechtsstreit, Freistellung).
Ob es ausreicht, dass ein Zeugnis kurz vor oder nach dem letzten Tag der Kündigungsfrist elektronisch unterzeichnet wird, hat die Rechtsprechung noch nicht entschieden. Kann das Zeugnis nicht am letzten Tag der Kündigungsfrist mit der QES unterzeichnet werden, verzichten Sie besser vorerst auf die elektronische Form.
Noch einmal zusammengefasst: Wenn Sie ein Zeugnis elektronisch erteilen wollen, denken Sie dabei immer an folgende Punkte:
Sollte auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht gegeben sein, wird der Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in nicht erfüllt. Dann sollte das Zeugnis wie gewohnt ausgedruckt und händisch unterschrieben werden.
Im Haufe Zeugnis Manager Premium ist die Signatur von Arbeitszeugnissen mit der QES über eine Schnittstelle zu DocuSign nun vorhanden.
Hier finden Sie eine Anleitung für die Aktivierung der QES im Haufe Zeugnis Manager.
Wie Sie nach der Aktivierung die QES nutzen können, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial
Nutzen Sie neben dem Zeugnis Manager auch die Digitale Personalakte von Haufe? Dann empfehlen wir Ihnen, das Zeugnis nach dessen Erstellung zunächst wie gewohnt in die Digitale Personalakte zu exportieren und von hieraus mit DocuSign zu signieren. So können Sie das Zeugnis nach der Signatur direkt in der Digitalen Personalakte ablegen.
Zeugnisse endlich auch in elektronischer Form erteilen, mit digitaler Signatur unterzeichnen? Das Bürokratieentlastungsgesetz IV macht es möglich. Seit Januar 2025 können Zeugnisse im Haufe Zeugnis Manager Premium digital signiert werden. Kann der Zeugnisprozess von der Anforderung von Zeugnissen bis hin zu deren Signatur nun tatsächlich vollständig elektronisch abgebildet werden? Ja, dennoch ist das nicht uneingeschränkt möglich. Zeugnisse müssen, damit sie rechtskonform elektronisch unterschrieben werden, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden und hier gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.
Hinweis: Die Schriftform, also die händische Unterschrift von Zeugnissen, ist neben der elektronischen Form weiterhin möglich.
Video: Bürokratieentlastungsgesetz IV – Die elektronische Erteilung von Zeugnissen
Eine QES bietet die höchste Sicherheitsstufe der E-Signaturen. Sie wird durch ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erstellt, das den Inhalt des Dokuments vor Manipulation schützt. Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig, wodurch die Identität der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt wird.
Im Gegensatz zur QES ist die weniger sichere, einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur bei der Unterzeichnung von Zeugnissen nicht zulässig. Ein Zeugnis, das mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur unterschrieben wird, z.B. mit einer bloß eingescannten Unterschrift, erfüllt den Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in deshalb nicht.
Der Gesetzgeber sieht Einschränkungen für den Einsatz der QES bei Zeugnissen vor:
Das Zeugnis darf nur dann in elektronischer Form signiert werden, wenn die Einwilligung des:der Zeugnisempfänger:in vorliegt.
Eine rechtskonforme elektronische Signatur muss am letzten Tag der Kündigungsfrist erfolgen. Im Gegensatz zu von Hand unterschriebenen Zeugnissen ist eine Rückdatierung bei elektronisch unterzeichneten Zeugnissen nicht möglich, da die Signatur einen unveränderlichen Zeitstempel erhält. Ein Ausstellungsdatum bzw. ein Datum der Signatur, das vor oder nach dem letzten Arbeitstag liegt, kann zu nicht erlaubten negativen Schlussfolgerungen führen (z.B. Zeugnisrechtsstreit, Freistellung).
Ob es ausreicht, dass ein Zeugnis kurz vor oder nach dem letzten Tag der Kündigungsfrist elektronisch unterzeichnet wird, hat die Rechtsprechung noch nicht entschieden. Kann das Zeugnis nicht am letzten Tag der Kündigungsfrist mit der QES unterzeichnet werden, verzichten Sie besser vorerst auf die elektronische Form.
Noch einmal zusammengefasst: Wenn Sie ein Zeugnis elektronisch erteilen wollen, denken Sie dabei immer an folgende Punkte:
Sollte auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht gegeben sein, wird der Zeugnisanspruch des:der Zeugnisempfänger:in nicht erfüllt. Dann sollte das Zeugnis wie gewohnt ausgedruckt und händisch unterschrieben werden.
Im Haufe Zeugnis Manager Premium ist die Signatur von Arbeitszeugnissen mit der QES über eine Schnittstelle zu DocuSign nun vorhanden.
Hier finden Sie eine Anleitung für die Aktivierung der QES im Haufe Zeugnis Manager.
Wie Sie nach der Aktivierung die QES nutzen können, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial
Nutzen Sie neben dem Zeugnis Manager auch die Digitale Personalakte von Haufe? Dann empfehlen wir Ihnen, das Zeugnis nach dessen Erstellung zunächst wie gewohnt in die Digitale Personalakte zu exportieren und von hieraus mit DocuSign zu signieren. So können Sie das Zeugnis nach der Signatur direkt in der Digitalen Personalakte ablegen.
