Rechtssichere Arbeitszeugnisse erstellen: Worauf es bei der Formulierung ankommt

Ein rechtssicher formuliertes Arbeitszeugnis zu erstellen, kann knifflig sein. Das zeigt auch die steigende Anzahl an Prozessen vor dem Arbeitsgericht. Uneinigkeiten über das Arbeitszeugnis endeten 2023 bei jedem dritten (35 %) Unternehmen vor Gericht. Zum Vergleich: 2015 war das nur bei jedem vierten (26 %) Unternehmen der Fall (Haufe Zeugnis Studie 2023).

Nicht nur der Aufbau des Zeugnisses muss formalen Vorgaben entsprechen – auch bei der Formulierung der Leistungsbewertung ist Fingerspitzengefühl gefragt. Und hier steckt der Teufel im Detail, denn die Zeugnissprache bewegt sich in einem eng gesteckten Rahmen und folgt ganz bestimmten Regeln. Damit Sie sich in diesem Rahmen geschmeidig bewegen und nicht stolpern, haben wir Ihnen wertvolle Infos und Tipps zur Zeugnis-Formulierung zusammengestellt.

Was gilt es bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen zu beachten?

• Das Zeugnis muss eindeutig, klar und verständlich formuliert sein. Mehrdeutigkeiten, die Raum für Interpretationen lassen, sind nicht erlaubt. Das geht aus dem Gebot der Zeugnisklarheit hervor (§ 109 Abs. 2 GewO).
• „Geheimcodes“ sind im Zeugnis nicht zulässig. Als solche Codes gelten aber nicht nur bestimmte Wortlaute. Dazu zählen auch sprachliche Kennzeichen oder Stilmittel, die anzeigen, dass in Wirklichkeit etwas anderes gemeint ist, als buchstäblich im Zeugnis steht. Ein Beispiel für eine versteckte Aussage zwischen den Zeilen ist Ironie.
• Wer ein Arbeitszeugnis anfordert, braucht es in der Regel als Bewerbungsunterlage. Nach diesem Zweck muss sich der gesetzlich geschuldete Inhalt richten. Deshalb soll ein Zeugnis grundsätzlich wohlwollend formuliert sein – schlechte Arbeitsleistung darf aber darin aufgeführt werden.

Gut zu wissen:
Was zwar an vielen Stelle wenig elegant und sogar floskelhaft klingt, hat sich über die Jahre durch die Rechtsprechung entwickelt. Durch Verwendung dieser sogenannten Zeugnissprache versuchen viele Arbeitgeber:innen, sich abzusichern und ein Zeugnis zu formulieren, das vor Gericht besteht. Es gilt: Rechtssicherheit first!

Eindeutig, der Wahrheit entsprechend und wohlwollend – wie lässt sich das alles korrekt umsetzen? Vor allem wenn die Leistung nicht gerade der Schulnote 1 entspricht, wird die Formulierung schnell zum Balanceakt.

Für die Notenvergabe hat sich in der Praxis eine Art „Zufriedenheitsskala“ etabliert. Bei qualifizierten Arbeitszeugnissen erfolgt die Bewertung entsprechend danach, wie zufrieden die:der Arbeitgeber:in mit der Arbeitsleistung der:des Beschäftigten war.

Als Basis gilt dabei eine durchschnittliche oder befriedigende Leistung. Entsprechend den Graden der Skala werden Kompetenzen als besser oder schlechter als der Durchschnitt angerechnet. Um eine gute Leistung zu dokumentieren, muss die Bewertung also eine Steigerung im Vergleich zum Durchschnitt enthalten. Eine sehr gute Leistung benötigt eine doppelte Steigerung. Dagegen wird eine unterdurchschnittliche Leistung durch einschränkende Formulierungen angezeigt, zum Beispiel durch „überwiegend“ oder „im Wesentlichen“.

So kann das aussehen:

Der Ausgangspunkt, also eine befriedigende Leistung:

„…zur vollen Zufriedenheit.“

Einfache Steigerung, also eine gute Leistung:

„… stets zur vollen Zufriedenheit.“

Doppelte Steigerung, also eine sehr gute Leistung:

„… stets zur vollsten Zufriedenheit…“

Welche Formulierungen im Arbeitszeugnis entsprechen welchen Noten?

Kennt man die Zufriedenheitsskala, lässt sich die Bedeutung der Formulierungen schnell entschlüsseln und auf Noten herunterbrechen. Hier sind Beispiele für die wichtigsten Bewertungsstufen:

Formulierungen für sehr gute Leistungen:

„Sie:Er arbeitete durchweg äußerst zügig, absolut umsichtig, überaus sorgfältig und genau.“

Formulierungen für gute Leistungen:

„Sie:Er arbeitete jederzeit zielstrebig, sehr sorgfältig und mit großer Effizienz.“

Formulierungen für befriedigende Leistungen:

Die übertragenen Aufgaben erledigte sie:er stets zu unserer Zufriedenheit.“

Formulierungen für ausreichende Leistungen:

„Sie:Er arbeitete grundsätzlich umsichtig, gewissenhaft und genau.“

Gut zu wissen:
Eine durchschnittliche Beurteilung im Zeugnis entspricht der Note 3 bzw. „befriedigend“. Soll die Bewertung schlechter ausfallen, braucht es stichhaltige Gründe, die die:der Arbeitgeber:in beweisen können muss. Möchte die:der Beschäftigte dagegen besser bewertet werden (sehr gut und gut), muss sie:er ihre:seine überdurchschnittlich Leistung bzw. Verhalten darlegen und beweisen.

Zeugnistools: Individuelle und rechtssichere Formulierung leicht gemacht

Bei der Formulierung von Zeugnissen lauern eine Menge Fallstricke. Und nicht nur das: Abwechslungsreiche Formulierungen zu finden, die der:dem Beschäftigten wirklich gerecht werden und auch noch rechtssicher sind, kann sehr mühsam sein. Im Internet findet sich zwar viel Inspiration – doch wer weiß, ob die Formulierungen vor Gericht wirklich Bestand haben?

Arbeitszeugnisgeneratoren bieten mit ihren geprüften Muster-Formulierungen Sicherheit. Die Kompetenzen der:des Beschäftigten lassen sich mit Noten bewerten und die Software bietet entsprechende Textbausteine und Alternativen an. Die Vielfalt an Formulierungen ist in der Regel groß, sodass ein möglichst individueller und passgenauer Zeugnistext erstellt werden kann. Die Rechtssicherheit der Formulierungen prüft die:der Anbieter:in – im besten Fall regelmäßig, im Kontext neuer Rechtsprechung. Ein Zeugnistool, wie der Haufe Zeugnis Manager, sichert das Unternehmen ab, reduziert Recherche-Aufwand und macht aus der Zeugnis-Pflicht eine Kür.