Wer Personalakten pflegt, muss unterschiedlichen Ansprüchen gerecht werden: Auf der einen Seite verlangt das Bundesarbeitsgericht: Eine Personalakte solle ein möglichst vollständiges Bild über das Dienstverhältnis geben. Hier stimmen sowohl die meisten Arbeitgeber als auch Beschäftigten zu. Schließlich haben sie ein Anrecht auf eine möglichst lückenlose Darstellung. Auf der anderen Seite steht der Datenschutz: In der Personalakte trägt der Arbeitgeber Angaben zusammen, die das Persönlichkeitsrecht seiner Arbeitnehmenden betreffen. Wegen ihrer sensiblen Inhalte gilt bei personenbezogenen Daten: Im Zweifelsfall lieber gerade nur so viele sammeln, wie im betrieblichen Kontext relevant sind. Zwischen Theorie und Praxis, Interessen, Anforderungen und Datenschutz den goldenen Weg zu finden, ist herausfordernd. Wie der Weg beschritten werden kann, welche Daten in einer Personalakte gesammelt werden müssen und wie Sie diese DSGVO-konform schützen, erfahren Sie hier:
Haufe empfiehlt: Eine digitale Personalakte vereinfacht den Umgang mit dem Datenschutz erheblich u.a. mithilfe integrierter Zugriffsregelungen und Sicherungen gegen Datenverlust.
Unter einer Personalakte wird in der Regel der Gesamtbestand an Urkunden und Angaben verstanden, die den gesamten dienstlich relevanten Lebenslauf eines Mitarbeitenden abbilden – von der Anschrift über den Arbeitsvertrag bis zum Austritt. Dabei kommt es nicht auf das Format an: Ob in Papierform, in Ordnern zusammengetragen oder digital geführt, es gibt verschiedene Möglichkeiten.
Eine klassische Personalakte enthält in der Regel folgende Dokumente:
Wenn es um ein Beschäftigungsverhältnis geht, muss ein Unternehmen personenbezogene Daten erheben – zum Beispiel, um jemanden einzustellen oder wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet. Wichtig ist dabei, dass die Mitarbeitenden eingewilligt haben, dass ihr Arbeitgeber diese Informationen erheben, verarbeiten und nutzen kann. Solche personenbezogenen Daten in der Personalakte können unter anderem sein:
Es ist ratsam, regelmäßig Audits auf Grundlage der DSGVO und des BDSG durchzuführen und alle Daten rechtskonform zu bereinigen, die für den o.g. Zweck nicht nötig sind oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bei digitalen Personalakten können dabei integrierte Erinnerungsfunktionen helfen, die während eines bestimmten Zeitraums vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Personalabteilung über eine anstehende Archivierung informieren.
Konkrete gesetzliche Vorgaben, ob und wie eine Personalakte anzulegen und zu führen ist, gibt es nicht. Weil der Arbeitgeber dabei aber personenbezogene und in Sonderfällen besonders schützenswerte personenbezogene Daten sammelt, muss er den Datenschutz berücksichtigen – insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG §26 und §32) und die Europäischen Datenschutzgrundverordnung (BDSG, Art. 5, 13, 15, §30). Außerdem macht das Handelsgesetzbuch (HGB, §257) wichtige Vorgaben, wie und wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden in der Personalabteilung ihr Wissen zum Thema Datenschutz auf Stand halten und über Schulungen regelmäßig auffrischen.
Die klassischen Grundsätze der Personalaktenführung
Arbeitgebende sind verpflichtet, das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit ihrer Beschäftigten zu schützen und zu fördern. Mit Blick auf die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz haben sich vier klassische Grundsätze der Personalaktenführung ergeben:
Das Prinzip „Je mehr, desto besser“ gilt hier nicht: Das ergibt sich zum einen aus den genannten Grundsätzen und Verordnungen, zum andern aus einer Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitgebers und dem Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten. Nicht in die Personalakte dürfen also z. B.:
Die Frage z.B. nach den Aufbewahrungspflichten und -fristen ist im HR-Alltag häufig tückisch, denn die Rechtslage zum Thema ist nicht immer eindeutig. Es muss abgewogen werden zwischen Lückenlosigkeit und Datenschutz und die Klärung kann bisweilen Monate in Anspruch nehmen. Wichtige Prozesse geraten ins Stocken, Fristen werden gerissen – all das kostet das Unternehmen viel Zeit und Geld. Abhilfe kann eine digitale Personalakte schaffen, die über Erinnerungsfunktionen auf Archivierungsfristen aufmerksam macht und Dokumente ggf. automatisch archiviert. Natürlich nicht ohne den prüfenden Blick eines Menschen: Sollte es nach Klärung der Sachlage doch legitim sein, die Dokumente aktiv aufzubewahren, kann die Archivierung rückgängig gemacht werden.
Eine weitere Herausforderung für HR-Abteilungen ist die rechtssichere Sammlung von Daten und deren Schutz vor unrechtmäßigen Zugriffen. Besondere Vorsicht ist bei Papierakten geboten: Sie dürfen nur während der Bearbeitung und bei abgeschlossener Tür aus dem Aktenschrank genommen werden. Ein Stapel Akten auf dem Tisch liegen lassen und mal kurz den Raum verlassen, ohne den Schlüssel umzudrehen? Eine solche Unachtsamkeit kann für das Unternehmen schnell sehr teuer werden. Bei digitalen Personalakten ist dieses Risiko geringer. Doch für einen verlässlichen Schutz der Daten braucht es gut durchdachte Rechte- und Rollenkonzepte, die den Zugriff auf die Daten einschränken. Und es bleibt die Frage: Welche Daten brauchen wir in unserer Personalakte?
Mit über 50 Jahren HR-Expertise der Haufe Fachredaktion und der Erfahrung aus zahlreichen Projekten und Kundengesprächen haben wir eine erprobte Aktenstruktur erarbeitet, mit der Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente einfach und schnell aufbauen und pflegen können. Das hilft vor allem bei der Frage, welche Daten überhaupt gesammelt werden dürfen! Die Sortierung erfolgt z.B. nach Personalien, Vertragsunterlagen, Kompensation und vieles mehr. Besonders in der Kategorie Vertragsunterlagen profitieren Sie von rechtssicheren und kontinuierlich aktuell gehaltenen HR-Dokumentenvorlagen, mit denen die Dokumentengenerierung ein Kinderspiel wird.
Die Aktenstruktur ist mehr als eine Ordnungssystematik. Denn: Der Struktur sind auch erprobte Zugriffs- und Rollenkonzepte zugrunde gelegt. Welche Personaldokumente darf die Führungskraft sehen, in welchen Ordner die Personalabteilung? Je sensibler die Inhalte, umso kleiner der Kreis der Zugriffsberechtigen – das stellt die Aktenstruktur sicher, der Umgang mit der DSGVO gelingt mit Leichtigkeit.
Damit die HR-Dokumentenvorlagen von Haufe einen nachhaltigen Mehrwert für Ihre Personalabteilung bieten, haben wir die Expertise der Fachredaktion mit der Erfahrung unserer Kundenprojekte kombiniert. Das Resultat: Unsere Vorlagen enthalten bei der Erstellung eine Kennzeichnung zu den gängigen Aufbewahrungsfristen, die in unserer digitalen Personalakte integriert sind. Haben Sie die Dokumente erstellt und in unserer digitalen Personalakte abgelegt, werden Sie über die Erinnerungsfunktion der Software stets im Voraus über ablaufende Fristen informiert. Dann kann der oder die Zuständige entscheiden, ob das Dokument tatsächlich final gelöscht werden soll. Damit bleibt die Personalakte auch im Laufe der Jahre so vollständig wie möglich und dabei datenschutzrechtlich sicher.
Claudia Müller ist Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihre Themenschwerpunkte sind HR-Management, insbesondere New Work und Personalentwicklung, und KMU. Am liebsten übersetzt sie komplexe Fachinhalte in Whitepaper, Blogbeiträge und Social-Media-Posts und ist ständig auf der Suche nach neuen digitalen Medienformaten.
