Die Erstellung eines aussagekräftigen und zugleich rechtssicheren Zeugnisses ist in der Praxis meist mit viel Aufwand verbunden. Und dabei ist die Zeugniserstellung nur eine von vielen Aufgaben, für die HR verantwortlich ist. Nimmt der Prozess der Zeugniserstellung einen unnötig großen Anteil der Arbeitszeit ein, bleiben andere wertschöpfende Tätigkeiten auf der Strecke. Frust bei HR und den Mitarbeiter:innen macht sich breit. Ein softwaregestütztes Zeugnistool ermöglicht schlankere HR-Prozesse und entlastet enorm bei den administrativen Tätigkeiten. Gleichzeitig wird das Ansehen von HR gestärkt, z.B. wenn Führungskräfte nur noch per Mausklick die Bewertung für die:den Zeugnisempfänger:in abgeben müssen und nicht in zeitraubende Prozesse eingebunden sind. Ewig langes Hin- und Herschreiben entfällt komplett.
Insbesondere die rechtlichen Anforderungen – z.B., dass Zeugnisse zugleich korrekt und doch wohlwollend formuliert sein müssen, stellt für Personalabteilungen oft eine große Herausforderung dar. Neben den formalen Vorgaben bei der äußeren Form des Arbeitszeugnisses muss auch die richtige inhaltliche Reihenfolge der einzelnen Bewertungskriterien berücksichtigt werden. Eine ungeschickte Formulierung im Arbeitszeugnis kann schnell zum Streitfall werden. Eine Software mit geprüften, rechtssicheren Textbausteinen erlaubt HR-Expert:innen sehr schnell und einfach ein Zeugnis zu erstellen, bei dem die richtige Reihenfolge sowie die Formulierungen dem Anspruch auf ein Arbeitszeugnis einwandfrei entsprechen.
Die Zeugniserstellung ist eine abteilungsübergreifende Aufgabe: Während die HR-Expert:innen die formellen Grundlagen festlegen und für die Korrektheit des Zeugnisses sorgen, sind in der Regel die Führungskräfte für die fachliche Beurteilung einer:s Mitarbeiter:in verantwortlich. Der:die Zeugnisempfänger:in liefert meist selbst einen Entwurf seiner Tätigkeitsbeschreibung an die Führungskraft. Diesen Prozess übersichtlich, transparent und zeitsparend zu gestalten, ist in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Wo befindet sich gerade das Zeugnis zur Abstimmung? Wer ist am Zug? Wer muss erinnert werden? Unübersichtlicher und zeitaufwendiger E-Mail-Verkehr lässt schon so manche Frist verstreichen. Ein Zeugnis-Management-Tool kann bei der Koordination optimal unterstützen und bildet den gesamten Zeugniserstellungsprozess nachvollziehbar ab. Dabei verbessern effiziente, automatisierte Abläufe den Workflow und vereinfachen so den Prozess für alle Beteiligten. So sorgt die Software des Haufe Zeugnis Managers zum Beispiel dafür, dass Führungskräfte den:die Mitarbeiter:in einfach nach Notensystem bewerten können. Je nach Benotung können anschließend aus einer Vielzahl von Alternativen passende Textbausteine von den HR-Verantwortlichen ausgewählt werden. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Aufgaben im Alltag nicht vergessen werden. Bis zur Unterschrift wird der gesamte Freigabeprozess im Zeugnistool abgebildet.
Wird die Zeugniserstellung durch automatisierte Prozesse und vorgefertigte Zeugnisbestandteile beschleunigt, erhalten die Mitarbeiter:innen fristgerecht ein qualitativ hochwertiges Arbeitszeugnis und erleben eine verbesserte Employee Experience. Wer will schon ewig auf sein Zwischenzeugnis warten oder gar auf das Abschlusszeugnis, wenn eine Bewerbung oder ein neuer Job anstehen, für die man dringend das Zeugnis braucht? Ständiges Nachfragen bei HR verursacht Unmut und Unzufriedenheit. Das muss nicht sein und kann einfach gelöst werden: Der Haufe Zeugnis Manager bietet dafür viele Features. Er vereinfacht den Erstellungsprozess beispielsweise, indem Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibungen des Mitarbeiters über eine ERP-Schnittstelle direkt in die Zeugnis-Software übertragen werden können.
Nicht zuletzt, weil ein professionelles Arbeitszeugnis die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen steigert, können diese zu Multiplikatoren für Ihre Unternehmensreputation werden. Dadurch wird zugleich auch das Employer Branding - enorm wichtig für die Generierung von Fachkräften - positiv beeinflusst. Zeugnisse dienen zwar in erster Linie scheidenden Mitarbeiter:innen dazu, sich bestmöglich bei einem potenziellen neuen Arbeitgeber vorzustellen. Allerdings können sie auch für das Unternehmen, das dieses Zeugnis erstellt, eine positive Wirkung entfalten. Denn Mitarbeiter:innen, die ein professionelles Zeugnis von ihrem Arbeitgeber erhalten, sind dem Unternehmen gegenüber meist wohlwollender eingestellt und urteilen dann besser über Expertise und Arbeitsbedingungen. So wird ein gutes Zeugnismanagement relevant für das Employer Branding. Um ein zeitgemäßes, informatives Zeugnis zu erstellen, bietet der Haufe Zeugnis Manager Textbausteine, die sich an der aktuellen Gesetzgebung und Rechtsprechung orientieren. Da diese in Zusammenarbeit mit Personalern optimiert und weiterentwickelt werden, sind sie außerdem besonders praxisorientiert.
Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.
