Elektronische Zeiterfassungssysteme: Definition, Methoden und Vorteile

Elektronische Zeiterfassungssysteme sind heute in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie gewähren wertvolle Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter:innen und stellen eine korrekte Lohnabrechnung sicher. Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, ob und wie sie die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfassen. Künftig müssen aber auch rechtliche Vorgaben zur Zeiterfassung eingehalten werden. Damit Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, informiert Sie dieser Beitrag über die wichtigsten Varianten und Regelungen zur Zeiterfassung.

Definition: Was sind elektronische Zeiterfassungssysteme?

Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme erfassen Unternehmen die tatsächliche Anwesenheitszeit der Mitarbeitenden, üblicherweise durch das Registrieren und Buchen von Kommt- und Geht-Zeiten, einschließlich der Pausenzeiten. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen: z. B. mittels festinstallierter Terminals auf dem Firmengelände, online über Software-Anwendungen, oder mobil über Apps oder Tablets.

Damit dokumentieren Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden, z. B. für flexible Arbeitszeitsysteme und Gleitzeitregelungen, für die Lohnabrechnung, aber auch für die interne Projektüberwachung, z. B. als Leistungsnachweis für Abrechnungen externer Kund:innen.

Welche Vorteile bietet die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen?

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten für Unternehmen und Mitarbeitende zahlreiche Vorteile. Für Unternehmen bedeutet dies z. B.:

• Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme lassen sich die Arbeitszeiten einfach und fehlerfrei erfassen und auswerten. Somit können Gleitzeit, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubs- oder Krankheitstage schnell und einfach per Klick erfasst und gebucht werden. Anhand der erfassten Zeiten erstellen Firmen transparente Stundendokumentationen, z. B. als Basis für die Gehaltsabrechnung.
• Gute Systeme erlauben auch die Zuordnung der Arbeitszeiten zu verschiedenen Projekten oder Aufträgen. Die geleisteten Stunden lassen sich dank solcher Systeme ohne großen Aufwand für Abrechnungen bzw. die Rechnungsstellung an Kund:innen nutzen.
• Unternehmen können so auswerten, wie produktiv die Mitarbeitenden sind, um interne Prozesse, Projekte und Abläufe zu überwachen und zu optimieren. Die elektronische Arbeitszeiterfassung reduziert den administrativen Aufwand und macht betriebliche Abläufe damit deutlich effizienter und kostengünstiger.
• Zudem ermöglichen sie eine bessere Planung und Ressourcenverwaltung, was zu einer insgesamt effizienteren Betriebsführung beiträgt. Mit einer modernen Arbeitszeiterfassung gehen Unternehmen damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Professionalisierung.
• Diese Systeme helfen auch dabei, rechtliche Vorgaben und Vorschriften einzuhalten, da sie die geleisteten Arbeitsstunden transparent darstellen. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Arbeitszeitgesetze und Tarifverträge korrekt angewendet werden.
• Aber auch für die einzelnen Mitarbeitenden ergeben sich Vorteile aus einer elektronischen Arbeitszeiterfassung:
• Dank der präzise erfassten Arbeitszeiten lassen sich Überstunden und Mehrarbeit fair und korrekt abrechnen. Es lässt sich genau nachvollziehen, wie viele Stunden jede:r geleistet hat. Dies sorgt für gerecht verteilte Arbeitszeiten und transparente Überstundenvergütungen. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebern.
• Letztlich führt dies auch zu mehr Transparenz und Fairness im Wettbewerb. Denn werden Arbeitszeiten genau dokumentiert und den Arbeitnehmenden alle Mehrarbeitsstunden vergütet, verlieren Unternehmen, die bisher unbezahlte Mehrarbeit von ihren Arbeitnehmenden verlangt haben, ihre Vorteile am Markt.
• Diese Systeme erleichtern es den Beschäftigten, ihre eigene Arbeitszeit zu planen und zu dokumentieren, was ihre Work-Life-Balance fördert. Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme sind flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, Homeoffice oder Teilzeit möglich und transparent darstellbar. Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen Regelungen und Tarifverträge eingehalten werden, was die Rechte der Mitarbeitenden stärkt.
• Zudem dient die Arbeitszeiterfassung der Gesundheit der Mitarbeitenden, da von ihnen nicht erwartet wird, dass sie permanent erreichbar sein müssen und daher weniger unter Druck stehen. So wirken sich Zeiterfassungssysteme in der Regel eher positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten aus, da sie alle geleisteten Stunden transparent belegen können.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Derzeit umfassen die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten in Deutschland nur Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, wie Überstunden und Mehrarbeit. Zudem muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitsschichten gewährleistet sein. Nur bei geringfügig Beschäftigten verpflichtet §17 des Mindestlohngesetzes die Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Hier sind Beginn und Ende sowie die Dauer der Arbeitszeit festzuhalten.

Allerdings hat der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in der EU die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen (Az. C-55/18). Das Urteil des EuGH enthielt jedoch keine genauen Regelungen oder Vorgaben, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll. Die konkrete Umsetzung wurde den einzelnen EU-Staaten überlassen. Im Jahr 2022 stellte das BAG in Deutschland selbst eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fest (BAG-Urteil - Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon jetzt? | Arbeitsschutz | Haufe Beschluss vom 13.9.2022, Az. 1 ABR 22/21). Bislang fehlen jedoch klare Vorgaben zur genauen Durchführung der Arbeitszeiterfassung, ein konkreter Gesetzesentwurf wurde bislang noch nicht beschlossen. Es ist aber abzusehen, dass eine detaillierte Regelung bald folgen wird.

Stundenzettel, Excel-Tabelle oder elektronische Zeiterfassung: Diese Methoden gibt es

Das EuGH-Urteil regelte bisher nicht, in welcher Form die Arbeitszeiten zu erfassen sind. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sollte etwas mehr Klarheit geschaffen. Grundsätzlich soll eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung am Tag der Arbeitsleistung gelten, die konkrete Gestaltung ist jedoch nicht beschlossen. Arbeitgeber können die Arbeitszeiterfassung zudem auf ihre Beschäftigten delegieren, so dass diese ihre Stunden selbst erfassen können. Die Mitarbeitenden dürfen ihre erfassten Stunden einsehen und prüfen.

Daraus lässt sich jedoch ableiten, dass zunächst wohl die meisten gängigen Programme und Apps zulässig sein dürften, sowie zunächst auch eine tabellarische Zeiterfassung mit einer einfachen Excel-Tabelle.

Wichtig: Das bedeutet aber auch, dass klassische Stundenzettel künftig keine Verwendung mehr finden sollten und Unternehmen ohne elektronische Zeiterfassung daher gut beraten sind, gleich auf digitale Lösungen umzusteigen, um den kommenden gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen!

Vor- und Nachteile sowie Kosten der verschiedenen elektronischen Zeiterfassungssysteme

Die Arbeitszeiten lassen sich über verschiedene Systeme erfassen:

• Einfache Excel-Tabellen: Vermutlich gelten auch einfache Exceltabellen zunächst als elektronische Zeiterfassung. Dies ist auf den ersten Blick zunächst kostengünstig und einfach möglich. Jedoch sollten sich Anwender:innen bewusst sein, dass Tabellen oder Formeln schnell gelöscht oder überschrieben werden können. Zudem gibt es kaum Kontrollmechanismen und die Datenschutz-Anforderungen einzuhalten, muss manuell überwacht werden. Zudem lassen sich Auswertungen meist nur manuell erstellen, für die Datenübernahme in eine Lohnabrechnungssoftware müssen entsprechende Excel-basierte Schnittstellen vorhanden sein. Dies ist nur mit umfassenden Excel-Vorkenntnissen möglich.
• Stationäre Zeiterfassungsterminals vor Ort: Diese Terminals sind meist teurer in der Anschaffung, jedoch einfach von den Anwender:innen zu bedienen. Die erfassten Anwesenheiten und Pausenzeiten werden automatisch übertragen und können somit leicht ausgewertet und über Schnittstellen für die Lohnabrechnung verwendet werden. Jedoch sind diese nur von Beschäftigten nutzbar, die sich auf dem Firmengelände aufhalten. Wer im Außendienst, im Homeoffice oder mobil arbeitet, kann diese Zeiterfassungssysteme nicht nutzen.
• Browserbasierte oder Online-Zeiterfassungssysteme erfassen die Daten einfach per Software oder App in einer Cloud. Die Daten lassen sich in der Regel über entsprechende Schnittstellen in andere Systeme übernehmen. Die Kosten für solche Systeme variieren je nach Funktionsumfang und Anbieter. Einfache Systeme mit Zeiterfassungsterminals sind bereits ab wenigen hundert Euro erhältlich, während komplexere Systeme mit Softwarelösungen und Cloud-Anbindungen mehrere tausend Euro kosten können.
• Die biometrische Zeiterfassung nutzt biometrische Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung, um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Diese Methode gilt als besonders sicher und zuverlässig, da sie eine eindeutige Identifikation der Beschäftigten ermöglicht. Jedoch gibt es bei solchen Systemen häufig Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitenden aufgrund von Sicherheitsbedenken. Die Kosten für die Anschaffung von biometrischen Terminals und die Integration mit der Unternehmenssoftware können sich auf mehrere zehntausend Euro belaufen.

Mobile Tools und Apps zur Arbeitszeiterfassung

Was sich für Büromitarbeitende recht einfach umsetzen lässt, stellt Unternehmen mit Beschäftigten ohne festen Einsatzort häufig vor größere Herausforderungen. Denn diese können meist die auf dem Firmengelände aufgestellten Zeiterfassungsterminals nicht nutzen. Abhilfe versprechen hier mobile Zeiterfassungssysteme: Als Apps auf Smartphones und Tablets werden sie zur praktischen Lösung für Arbeitnehmende, die orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre Arbeitszeiterfassung benötigen.

Für ortsungebundene Beschäftigte, wie z. B. im Außendienst, bei Speditionen, Pflegediensten, Wachdiensten, Bau- oder Montageunternehmen oder auch im Homeoffice bietet die mobile Art der Arbeitszeiterfassung enorme Vorteile:

• Damit können Arbeitnehmende mobil oder von unterwegs ein- und ausstempeln, Urlaubsanträge stellen oder sich krankmelden.
• Arbeitgeber gewinnen auch bei Außendienst- oder mobil arbeitenden Beschäftigten einen umfassenden Überblick über die An- und Abwesenheit, die verrichtete Arbeit und die Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit der Mitarbeitenden.
• Die korrekte mobile Arbeitszeiterfassung hilft dabei, mögliches Optimierungspotenzial von Arbeitsabläufen zu erkennen.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit

Bei Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice gelten die gleichen gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit und Pausenregelung wie im Büro. Dies dient dem Schutz der Mitarbeitenden, daher muss der Arbeitgeber auch in diesen Fällen prüfen, ob die Arbeitszeiten nicht überschritten und die vorgeschriebenen Pausen und Erholungszeiten eingehalten werden.

Gerade weil zuhause die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben oft verschwimmen, müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von den Mitarbeitenden mit Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice erfassen lassen. Dies schafft Transparenz, damit sowohl die Führungskraft und das Unternehmen als auch der:die Arbeitnehmende selbst nachvollziehen können, wann wie viel Arbeit geleistet wurde. Werden diese Zeiten korrekt erfasst, schafft dies für alle Beteiligten einen verlässlichen Überblick über geleistete Überstunden.

Handlungsempfehlung für Unternehmen

Nutzen Unternehmen bisher noch kein Zeiterfassungssystem, sollten sie jetzt aktiv werden. Zwar gibt es noch keine gesetzliche Regelung, die die Art und Weise der Zeiterfassung genau festlegt. Strafen für Unternehmen, die noch keine Zeiterfassung eingeführt haben, sind darum vorerst nicht zu erwarten. Dennoch wird es in absehbarer Zeit gesetzliche Vorgaben geben. Unternehmen sollten daher schnellstmöglich damit beginnen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch zu erfassen, um den kommenden Dokumentationspflichten zu genügen.

Wichtig zu wissen: Arbeitgeber dürfen Systeme für die Arbeitszeiterfassung nicht allein einführen und umsetzen. Betriebsräte dürfen die Initiative ergreifen und bei der Einführung elektronischer Systeme mitbestimmen, da die Arbeitszeiterfassung auch den Arbeits- und Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden tangiert.

Arbeitgeber dürfen Verhandlungen nicht mit dem Verweis ablehnen, auf die ausstehende gesetzliche Regelung warten zu wollen.

Halten sich Unternehmen schon jetzt an die kommenden gesetzlichen Vorgaben, vermeiden sie damit rechtliche Konflikte, da die Erfassungspflicht faktisch schon besteht. Ein einfacher Schicht- oder Dienstplan wird zukünftig nicht mehr ausreichen.

Daher sollten Unternehmen möglichst rasch auf genaue Zeiterfassungssysteme umsteigen, um kostspielige Gerichtsverfahren rund um den Arbeitsschutz und die Vergütung von Mehrarbeit und Überstunden zu vermeiden.