Workforce Management: Definition, Aufgaben, Vorteile

Die wertvollste Ressource eines Unternehmens sind seine Beschäftigten. Und wie auch bei jeder anderen Ressource gilt: Ihr Einsatz muss sorgfältig geplant werden, damit sie nicht verschwendet wird. Das heißt: die richtige Anzahl an Mitarbeitenden muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Dort sollen sie im Optimalfall die Aufgaben erledigen, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen, um so den Unternehmenserfolg positiv zu beeinflussen. Doch wie lässt sich die hochkomplexe Ressource Arbeitskraft strategisch optimal einsetzen? Hier kommt das Workforce Management ins Spiel.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Workforce Management ist und wie es funktioniert, welche Ziele es verfolgt und welche großen Vorteile es Unternehmen bietet.

Definition: Was ist Workforce Management (WFM)?

Workforce Management ist eine betriebliche Strategie, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Der ganzheitliche Ansatz umfasst die Analyse, Planung, Organisation und Optimierung des Personaleinsatzes nach Bedarf und Kapazitäten. Dabei sollen die Beschäftigten so eingesetzt werden, dass sie ihre Aufgaben möglichst effektiv und effizient erledigen können. Das WFM berücksichtigt viele Faktoren, wie die Prognose von Arbeitslasten, intelligente Aufgabenverteilung und Leistungsanalyse. Damit geht es weit über eine rein bedarfsorientierte Einsatzplanung hinaus.

Herausforderungen: Wozu braucht es Workforce Management? 

Arbeitsbelastungen schwanken, sicher geglaubte Kund:innen springen ab, neue Aufträge werden akquiriert. Das Umfeld, in dem Unternehmen agieren, ist volatil und kann sich schnell ändern. Auch der Fachkräftemangel, die zunehmende Digitalisierung und die Anforderungen einer neuen Generation Mitarbeiter:innen an ihren Arbeitgeber sind wesentliche Einflussfaktoren auf den Unternehmenserfolg. Starre Prozesse und Arbeitszeiten führen hier nicht weiter. Unternehmen, die flexibel und agil handeln, haben in diesem Umfeld die besten Chancen und einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Was ist der Unterschied zwischen Workforce Management und Personaleinsatzplanung (PEP)?

Die Personaleinsatzplanung ist einer von mehreren Bestandteilen des Workforce Managements. Sie stellt sicher, dass der Personalbedarf kurz- und mittelfristig effizient gedeckt ist. Dabei geht es im Wesentlichen um Themen wie Schichtplanung und Aufgabenverteilung. Das Workforce Management dagegen verfolgt eine langfristige Strategie und umfasst die Analyse von Arbeitsprozessen sowie das Kompetenzmanagement.

Ziele von Workforce Management

Das Workforce Management zielt darauf ab, den Unternehmenserfolg positiv zu beeinflussen. Dafür soll es sowohl den Bedarf an Personal als auch den Einsatz strategisch planen und abstimmen. WFM verfolgt diese wichtigen Teilziele:

• Produktivität und Effizienz in den Arbeitsprozessen steigern, um den Betriebsablauf zu optimieren.
• Zufriedene und motivierte Beschäftigte.
• Kosten senken, indem Workloads und Kapazitäten sinnvoll geplant werden. So lassen sich Überbesetzung und Unterbesetzung reduzieren.
• Flexibles, transparentes und faires Zeitmanagement ermöglichen.
• Sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden.

Welche Aufgabenbereiche gibt es im Workforce Management?

Der Prozess des Workforce Management lässt sich in sieben Schritte unterteilen, die fließend ineinander übergehen:

1. Bedarfsanalyse: Der Bedarf an Arbeitskräften wird durch unterschiedliche Faktoren beeinflusst. Steht ein großes Projekt an oder ist die Auftragslage erhöht, kann der Personalbedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt höher sein. Bei der Bedarfsanalyse stellen sich Fragen rund um die Einflussgrößen, die den Bedarf maßgeblich bestimmen. Welche Faktoren wirken sich in welcher Größenordnung auf den Personalbedarf aus, z. B. Versandaufkommen in der Logistik, Kund:innen im Store, Anzahl der Vor-Ort-Termine? Wie sieht ihre zeitliche Verteilung aus, z. B. auf Tage bezogen? Gibt es (saisonale) Sondereffekte? Diese Überlegungen bilden die Grundlage, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln.
2. Personalbedarfsermittlung: Nachdem die Einflussgrößen analysiert sind, müssen HR und Führungskräfte den konkreten Personalbedarf quantifizieren und qualifizieren. Die wichtigen Fragen lauten hier: Wie viele Kräfte werden benötigt? Welche Qualifikation müssen sie mitbringen? Wie lange und in welchem Standort werden sie eingesetzt?
3. Personalstrukturanpassung: Der Personalbedarf ist bekannt, jetzt kann bei Bedarf die Personalstruktur daran angepasst werden. Beispielsweise durch Neueinstellungen, Upskilling des vorhandenen Personals oder Umstrukturierungen.
4. Personaleinsatzplanung: Je nach Tätigkeitsanforderungen ordnen HR und Führungskräfte die Beschäftigten kurz- oder mittelfristig den Stellen bzw. Aufgaben zu.
5. Arbeitszeitmodelle: Im Optimalfall sind die Personalressourcen so geplant, dass keine Leerläufe und unproduktiven Zeiten entstehen. Das spart hohe Personalkosten. Daneben müssen natürlich die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit und die Regelungen aus dem Arbeitsvertrag eingehalten werden. Nicht zu vergessen sind auch die Bedürfnisse der Beschäftigten, die sich in den Arbeitszeitmodellen wiederfinden sollten.
6. Zeitwirtschaft: Mithilfe eines Systems zur Zeiterfassung erfasst HR die geleisteten Arbeitszeiten der Beschäftigten.
7. Controlling: Im HR-Controlling wird laufend analysiert, ob die Strategie wie geplant aufgeht, wie effizient sie ist und ob es Potenzial zur Optimierung gibt.

Vorteile von Workforce Management

Workforce Management hilft Unternehmen dabei, wichtige Personalprozesse ganzheitlich und strategisch auszurichten. Diese sind die wichtigsten Vorteile:

• Flexibler Umgang mit Veränderungen, z. B. bei Schwankungen in der Nachfrage.
• Mehr Effizienz im Betriebsablauf: Die Arbeitsprozesse greifen besser ineinander, weil die richtigen Beschäftigten in der richtigen Anzahl am richtigen Ort und zur richtigen Zeit mit den richtigen Aufgaben betraut sind.
• Optimierte Personalkosten: Eine strukturierte Einsatzplanung mit sinnvoll geplanten Workloads und Kapazitäten reduziert Überstunden und unproduktive Zeiten der Beschäftigten. Das senkt die Personalkosten.
• Höhere Zufriedenheit und Motivation bei den Beschäftigten: Die Beschäftigten werden so eingesetzt, dass ihre Fähigkeiten und Qualifikationen bestmöglich zum Tragen kommen und sie ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können. So haben sie bei der Arbeit Erfolgserlebnisse, die sie motivieren. Außerdem ermöglicht ein flexibles Zeitmanagement den Beschäftigten, ihr Arbeits- und Privatleben besser in Einklang zu bringen.
• Zufriedenere Kund:innen: Die Arbeitsqualität und der Service verbessern sich.
• Bessere Entscheidungsfindung: Einheitliche Daten und Erkenntnisse über die Belegschaft ermöglichen fundierte Entscheidungen.
• Gesetzliche Arbeitszeitvorschriften einhalten: Eine Lösung zur Arbeitszeiterfassung unterstützt das Unternehmen dabei, gesetzeskonform zu sein und vorgegebene Höchstarbeitszeiten sowie Pausenzeiten einzuhalten.
• Geringere Fluktuation und Kosten für Nachbesetzungen, da der Workload der Beschäftigten besser planbar ist und sie seltener über ihre Kapazitätsgrenzen gehen müssen.
• Gesteigertes Employer Branding: Ein wertschätzender, transparenter und fairer Umgang mit den Beschäftigten und ihren Kapazitäten spricht sich herum und trägt zur Reputation des Unternehmens bei.

Herausforderungen von Workforce Management

Die Implementierung und Nutzung eines Workforce Management Systems kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen, darunter:

• Ausgewogene Einsatzplanung: Die Einsatzplanung muss sowohl die Anforderungen der Beschäftigten als auch die Ziele des Unternehmens berücksichtigen.
• Leistungsfähige IT-Systeme: Beim Workforce Management werden komplexe Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, verarbeitet und analysiert. Z. B. Arbeitszeiten, Arbeitsvolumen, Informationen aus Projektmanagement-Tools und Qualifikationen. Dazu braucht es leistungsfähige, kompatible IT-Systeme.
• Prognosegenauigkeit: Nachfrageschwankungen und andere externe Einflussfaktoren, z. B. Wetterbedingungen oder Krankheit, erschweren die Planung, weil sie besondere Flexibilität erfordern.
• Komplexe Rahmenbedingungen: Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge und betriebliche Vereinbarungen stellen hohe rechtliche Anforderungen an das Workforce Management.
• Widerstände aus der Belegschaft: Die Implementierung eines Workforce Management Systems kann zu Anpassungsschwierigkeiten, Widerstand und Konflikten führen. Transparente Kommunikation und ein offenes Ohr für Feedback helfen, die Wogen zu glätten.

Umsetzung in der Praxis: Einsatz einer Workforce Management Software

Da das WFM viele komplexe Aufgabenbereiche umfasst, wird es in der Unternehmenspraxis meist mithilfe einer Workforce Management Software abgebildet. Die Software bündelt viele Informationen und schafft so einen transparenten Überblick über die Personalressourcen. So ermöglicht sie es Unternehmen, ihren Ressourcenbedarf genau zu prognostizieren, Arbeitskräfte effektiv und strategisch einzusetzen. Workforce Management Software bietet meist umfangreiche Funktionen wie Zeiterfassung, Einsatzplanung, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Sie ermöglicht es HR, automatisiert Bedarfsanalysen durchzuführen und mithilfe von Controlling-Tools mögliche Optimierungspotenziale zu identifizieren. Solche Reportings stellen für HR und Führungskräfte die optimale Basis dar, um fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Marktschwankungen blitzschnell zu reagieren.