Ab 2025: E-Rechnung kommt in Trippelschritten

Eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung ist für Hausverwaltungen über kurz oder lang zwingend. Die gute Nachricht dabei ist, dass für die meisten (noch) genügend zeitlicher Spielraum bleibt, denn 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.

E-Mail mit PDF-Rechnung erfüllt neue Anforderungen nicht

"Nicht alle Rechnungen, die heute als E-Rechnung gelten, werden künftig als solche akzeptiert werden. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung beispielsweise gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung", sagt Erik Spielmann, Gesellschafter der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Westprüfung. Eine geltende elektronische Rechnung muss in Zukunft den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/ EU und somit der so genannten CEN-Norm 16931 entsprechen. Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen.

Inwieweit Sanktionen greifen, wenn die nötige Umstellung nicht rechtzeitig erfolgt, wurde bislang nicht verkündet. Am Ende dürfte das "falsche Rechnungsformat" dazu führen, dass die Rechnung schlicht nicht anerkannt wird und damit die Zahlung des Rechnungsbetrags ausbleibt, so eine mögliche Vermutung in der Branche. Es wird außerdem spekuliert über Strafen von bis zu 100 Prozent des auf der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags, wenn ein Unternehmen eine nicht regelkonforme B2B-E-Rechnung ausstellt.

Über Sanktionen wird noch spekuliert

Fakt ist, dass ab 2025 eine Zustimmung notwendig ist, um Geschäftskunden noch PDF-Rechnungen zukommen zu lassen. Das bedeutet umgekehrt: Wenn die Kunden eine PDF-Rechnung ablehnen, müsste die Rechnung in Papierform verschickt werden, dagegen kann der Kunde nichts tun. "Auch Unternehmen mit nur Privatkunden sowie Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten prüfen, ob ab 2025 wenigstens der Empfang von E-Rechnungen möglich ist", rät Spielmann. Ab diesem Zeitpunkt können Lieferanten dann uneingeschränkt E-Rechnungen versenden.

Verwalterinnen und Verwalter, die noch per Hand beziehungsweise mit Excel-Tools ihr Tagesgeschäft abwickeln, sollten sich jetzt professionalisieren und rechtzeitig auf passende Softwarelösungen umstellen. Das sind scheinbar mehr Unternehmen als vielfach angenommen: Etwa ein Drittel aller Verwaltungen ist nach Aussage von Branchenkennern noch mit Papier und Excel-Tools zugange. Die Gründe sind differenziert zu sehen.

Jeder dritte Verwalter rechnet noch mit Papier oder Excel

Für VDIV-Mitglied Stefan Buhl, geschäftsführender Gesellschafter von Krasemann Immobilien, hat das unter anderem mit dem Alter der Inhaberinnen und Inhaber zu tun, die die nötige Umstellung möglichst auf ihre Nachfolger verschieben wollen. Zwar habe der Digitalisierungsgrad in seiner Branche deutlich zugenommen, es handele sich aber eben um eine sehr konservativ geprägte Unternehmerlandschaft, die sich teils schwertue bei der Umstellung.

Das Unternehmen Krasemann aus Hannover mit etwa 7.500 verwalteten Einheiten im Wohn- und Gewerbebereich nutzt Domus-Software, bei mehreren hundert Rechnungen pro Tag sei dies ein Muss; eine gängige Softwarelösung schaffe mehr Effizienz und entlaste das Personal, so Buhl weiter. Die meisten Verwalter mit Softwarelösungen an Bord seien aktuell noch recht entspannt mit Blick auf das Thema E-Rechnungen, meint Buhl.

Das könne er zum Teil auch nachvollziehen, auch weil in früheren Zeiten der Branche Neuregelungen "zugemutet" wurden, die nach der Umsetzung durch die Hausverwaltungen durch weitere geänderte gesetzliche Maßnahmen wieder konterkariert wurden. Auch bei der E-Rechnung, deren Umstellung aktuell bis spätestens Ende 2027 erfolgen sollte, werden vereinzelt schon verlängerte Fristen bis hin zu 2030/2032 genannt.

Problematischer Austausch mit externen Partnern

Als größte Herausforderung sieht Buhl weniger den Empfang der E-Rechnungen als vielmehr den Austausch mit den vielen externen Partnern, wie zahlreichen Handwerkerfirmen, die teils immer noch Rechnungen per Hand in den Block schreiben. Diese sollten sich möglichst zeitnah an die digitalisierte Rechnung gewöhnen, rät der Immobilienfachmann.

Für Carl C. Franzen, Inhaber des gleichnamigen Hamburger Haus- und Grundstücksverwalters, ist der Softwareeinsatz auch angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels eine unumgängliche Maßnahme zur Bewältigung des Arbeitsalltags. Sein Unternehmen habe bereits vor rund 20 Jahren auf eine gängige Hausverwaltungs-Software umgestellt, papierlos sei man seit etwa sechs Jahren. Als Empfehlung für seine Kolleginnen und Kollegen rät Franzen, sich insbesondere über die Zahlungsläufe mit Handwerkern und Co. Gedanken zu machen. Auch Makler, die Gewerbeimmobilien vermitteln und daher im B2B agierten, seien von der Neuregelung betroffen.

Lars Grünewald und Axel Kloth, Geschäftsführer von DVG Immobilien GmbH & Co. KG, setzen im Austausch mit ihrem Steuerberater "Datev online" ein. Ob Abwasserleitungsprüfung oder der hydraulische Abgleich, häufig würden Hausverwaltern Aufgaben diktiert, die sie aufgrund des hohen Zeitaufwands bei begrenzten Personalressourcen kaum stemmen könnten. Gesetze, die zeitnah umgesetzt und dann kurz vor Torschluss doch wieder geändert wurden, erzeugten in der Branche Alptraumgefühle, so Kloth. Fakt sei aber auch, dass die eingesetzte Verwaltersoftware in ihrem Potenzial oft nur zu 20 bis 30 Prozent ausgereizt werde.

Einheitlicher Standard für alle Mitwirkenden

Für Wilhelm Kunze von Kunze Immobilien in Hannover steht in nächster Zeit ohnehin eine Software-Umstellung an, da der bisherige Anbieter seinen Support eingestellt habe. Man sei dabei, sich für die Zukunft nachhaltig aufzustellen, und erarbeite entsprechende Konzepte für mittelständische Unternehmensstrukturen. Im Austausch mit dem Steuerberater, sei man aber ziemlich gelassen, was die Umsetzung angeht. Die Arbeit mit Karteikarten gehöre laut Kunze mittlerweile zur "aussterbenden Art".

Gottfried Bock leitet den Familienbetrieb Bock Hausverwaltung aus Metzingen und ist zudem IT-affin. Im Team ist Bock für rund 1.500 Wohneinheiten in der WEG-Verwaltung vor Ort Ansprechpartner. Die Einführung der E-Rechnung als einheitlichen Standard, mit dem dann alle Mitwirkenden rund um das Thema Verwaltung von Wohnobjekten immer auf gleichem Informationsstand sind, findet er generell eine gute Sache. Beim Unternehmen Bock nutze man unter anderem Haufe Powerhaus und habe auch Software selbst inhouse für die eigenen Bedürfnisse modifiziert.

Bock: "Wenn am Ende alles gut läuft, dürfte die Umstellung der Rechnungsprozesse ein Segen sein, zunächst aber sicherlich aus Sicht der Unternehmen einen nicht unerheblichen Aufwand auslösen. Die Tücken werden im Rahmen der weiteren Umsetzung wohl bei den vielen Schnittstellen, beispielsweise Banken und Stromanbietern, liegen, die dann ja auch miteinander kompatibel sein müssen", fürchtet Bock.

Dies ist ein Auszug des Beitrags "Die E-Rechnung kommt in Trippelschritten" aus der aktuellen "Immobilienwirtschaft". Lesen Sie hier den kompletten Beitrag der Ausgabe 04/24.