Meiner Auffassung nach ist es nicht zulässig, persönliche Daten wie etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer per Beschluss in die Eigentümerliste aufzunehmen. Die Eigentümerliste muss nur die postalischen Daten (Vorname, Name, Adresse) aller Eigentümer/Mitglieder der WEG beinhalten.
Eine freiwillige Angabe der oben genannten Daten ist aber jederzeit möglich. Zur eigenen Sicherheit sollte der Verwalter dann aber jeweils eine schriftliche Einwilligung des Eigentümers einholen. Eine Einwilligung des Eigentümers per E-Mail ist hierfür in aller Regel ausreichend. Anfragen eines Eigentümers an den Hausverwalter, ob er ihm Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der anderen Eigentümer mitteilen kann, sollten unter Berücksichtigung des Datenschutzes abgelehnt werden.
Auch Fragen über Alter, Familienstand, Geburtsort oder Migrationshintergrund unterliegen dem Datenschutz und sind als unzulässige Fragen zu betrachten. Auch wenn der Verwalter über die genannten Daten verfügt, hat er den Datenschutz zu wahren.
Finger weg von sensiblen Daten
Teilweise neigen Verwalter dazu, auch unzulässige Daten zu sammeln. Es ist die Rede von „Intimdaten“ oder „besonderen Arten personenbezogener Daten“. Gemeint sind Daten, die besonders schützenswert sind, wie politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, rassische und ethnische Herkunft, religiöse Überzeugung, Gesundheit, Sexualleben oder sexuelle Ausrichtung.
Der Hausverwalter hat in den seltensten Fällen das Recht, solche „sensiblen“ Daten zu erheben. Hierzu sollte der § 3a BDSG herangezogen werden, der in seiner Auslegung wie folgt zu interpretieren ist: so viele Daten wie nötig und so wenig Daten wie möglich. Häufig sind es die Hausverwalterprogramme, die zur Aufnahme der oben genannten Daten verleiten. Hier sollte sich der Verwalter darauf besinnen, nicht stets alle Möglichkeiten seines Programms auszuschöpfen.
Der § 3a BDSG appelliert vielmehr an die verantwortliche Stelle (Hausverwalter), Programmsysteme zu wählen, die in ihrer Ausgestaltung und Konfiguration mit möglichst wenig personenbezogenen Daten auskommen.
Dieser Text erscheint im Fachmagazin "Immobilienwirtschaft", Ausgabe 04/2016.
