Die Digitalisierung macht auch vor der Eigentümerversammlung nicht halt. So ist inzwischen auch die virtuelle Eigentümerversammlung Realität geworden. Eine entsprechende Gesetzesänderung ist am 17.10.2024 in Kraft getreten. Seitdem können Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen die Möglichkeit rein virtueller Eigentümerversammlungen in ihrer Gemeinschaft beschließen, so § 23 Abs. 1a WEG. Die Erlaubnis ist auf einen Zeitraum von drei Jahren ab Beschlussfassung begrenzt.
Doch bis 2028 bleibt die Präsenzversammlung grundsätzlich Pflicht. Eigentümer, die bis Ende 2027 einen Beschluss zur virtuellen Versammlung fassen, müssen bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abhalten. Hierauf können die Eigentümer aber durch einstimmigen Beschluss verzichten.
Voraussetzungen für die digitale Eigentümerversammlung: Technik und Rechtliches
Für die Durchführung einer digitalen Eigentümerversammlung müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft zur digitalen Durchführung, die Sicherstellung der technischen Infrastruktur (Videokonferenz-Software, stabile Internetverbindung), die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie klare Regelungen zur Identifikation der Teilnehmer und zur Stimmabgabe.
Online-Eigentümerversammlung richtig umsetzen
Die Umsetzung einer Online-Eigentümerversammlung erfordert eine sorgfältige Planung. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Plattform für die Videokonferenz, das Versenden der Einladungen mit den Zugangsdaten, ein Testlauf zur Überprüfung der Technik, eine klare Moderation und Protokollierung der Versammlung sowie die Sicherstellung der Stimmabgabe und Dokumentation der Beschlüsse. Durch die Berücksichtigung dieser Punkte kann eine digitale Eigentümerversammlung erfolgreich und rechtssicher durchgeführt werden.
Hybride Eigentümerversammlung
Neben einer rein virtuellen Versammlung ist es ebenso möglich, eine hybride Eigentümerversammlung abzuhalten. Dies ist eine Präsenz-Versammlung, an der einzelne Eigentümer online teilnehmen. Voraussetzung ist gemäß § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG ein entsprechender Beschluss, dass Wohnungseigentümer an einer (Präsenz-)Versammlung auch online teilnehmen können. Zu den Pflichten des Verwalters bei Existenz eines solchen Grundlagenbeschlusses siehe BGH: Verwalter muss Hybridversammlung nicht aktiv anbieten
Die technischen Voraussetzungen müssen dabei ebenso gegeben sein, wie bei einer Online-Versammlung. Die Kombination bietet größtmögliche Flexibilität für alle Beteiligten, muss jedoch durch eine gute Moderation geführt werden, um sowohl virtuelle als auch Teilnehmer vor Ort gleichermaßen einzubinden.
