Es gibt Immobilienverwalter und Wohnungsunternehmen, die aktuell fast keine Probleme haben, was den Zugriff auf die unternehmenseigenen Daten angeht: Trotz Corona-Pandemie sind sie voll arbeitsfähig. Im Homeoffice können die Angestellten im Grunde sehr viel von dem erledigen, was sie sonst tagtäglich im Büro machen. Von diesen Möglichkeiten haben diese Unternehmen auch schon in Zeiten vor Corona profitiert: Wenn etwa ein Sturm den Zugverkehr lahmlegt, klappen die Mitarbeiter einfach zuhause ihre Laptops auf. Oder, wenn ein Kind krank ist oder sich Handwerker angekündigt haben.
Webbasierte Systeme erlauben einen sicheren und unkomplizierten Zugriff auf Daten
Gerade jetzt, in der Corona-Krise, stellen aber auch viele Unternehmen fest, dass sie ihre Mitarbeiter nicht arbeitsfähig halten können – denn ihre IT ist für so etwas bislang nicht ausgestattet. Und es wird klar: Homeoffice funktioniert nicht mit veralteter Technik.
Entscheidend für die Arbeit aus der heimischen Wohnung heraus ist, dass die Mitarbeiter auch daheim auf alle Daten und Dokumente der Firma zugreifen können. Das funktioniert aktuell in den meisten Betrieben noch über eine Brückentechnologie wie VPN, über die sich die Angestellten in das Firmennetz einwählen.
Zukunftsweisender sind jedoch sogenannte webbasierte Systeme. Dafür braucht der Mitarbeiter noch nicht einmal einen Firmenlaptop, sondern kann im Notfall sogar allein mit seinem eigenen Tablet arbeiten – er benötigt lediglich einen herkömmlichen Internetbrowser. Eine solche Technologie hat auch Vorteile für das Unternehmen. Es muss deutlich weniger teure Endgeräte vorhalten. Und der Datenschutz sowie die Datensicherheit sind dennoch mehr als nur gewährleistet.
Um Angestellte im Homeoffice voll in die Arbeitsprozesse einzubeziehen, haben sich zudem Softwaresysteme wie Microsoft Teams bewährt. Damit können mehrere Mitarbeiter zum Beispiel am selben Textdokument arbeiten. Das lästige Hin-und-Her-Schicken einer Worddatei, Powerpoint-Präsentation oder Exceltabelle in immer neuen Versionen – übrigens eine sehr „beliebte“ Fehlerquelle – entfällt. Und noch ein Tipp: den Posteingang digitalisieren. Dann kann jeder von überall her die im Unternehmen eingehenden Briefe lesen und bearbeiten.
Heimarbeit kommt (jüngeren) Mitarbeitern entgegen
Neben Epidemien, Sturm oder krankem Nachwuchs gibt es zahlreiche andere Gründe, wieso Arbeitnehmer im Homeoffice bleiben wollen: Manche können bestimmte Aufgaben dort konzentrierter erledigen, andere sparen sich damit das Pendeln und die nächsten fühlen sich im heimischen Umfeld einfach so wohler. Vor allem die jüngere Generation legt Wert auf flexible Arbeitszeiten. Ihnen ist die tägliche Anwesenheitspflicht im Büro von 8 bis 17 Uhr ein Gräuel. Stattdessen arbeiten sie vielleicht lieber von 9 bis 11 Uhr, gehen dann zum Frisör, und hängen die fehlende Stunde einfach am Abend dran.
Das erfordert jedoch auch vom Arbeitgeber Flexibilität. Mit althergebrachten Strukturen funktionieren solche neuen Modelle nicht. Vielmehr benötigt man eine neue Art der Zusammenarbeit – mit flacheren Hierarchien und agilen Teams. Nicht zuletzt müssen Unternehmen ihren Angestellten einen Vertrauensvorschuß geben. Nicht selten befürchten Arbeitgeber mangelnde Disziplin oder ständige Ablenkung, sobald ein Mitarbeiter sich nicht im professionellen Umfeld befindet. Studien jedoch zeigen, dass viele Menschen zuhause produktiver arbeiten, weil sie mehr Ruhe haben und das Telefon nicht ständig klingelt. Außerdem sind sie eher bereit, auch mal den Feierabend hinauszuzögern, um eine Tätigkeit fertigzustellen, oder auch zwischendurch kleinere Aufgaben zu erledigen, wenn sie dafür nicht extra den Arbeitsweg auf sich nehmen müssen.
Mit flexiblen Arbeitsformen im Recruiting punkten
Wer seinen Mitarbeitern Homeoffice ermöglicht, drückt Wertschätzung aus und fördert so das selbstständige und eigenverantwortliche Arbeiten. Davon werden Unternehmen auch langfristig als Arbeitgeber profitieren. Außerdem erleichtert es ihnen die Suche nach Fachkräften, wenn sie sich als attraktiver und modern aufgestellter Arbeitgeber präsentieren. Mit Desktoprechnern, Papierablage und Arbeitsstrukturen aus dem letzten Jahrtausend lockt man keine qualifizierten Mitarbeiter mehr ins Unternehmen.
Deshalb sollten Unternehmen keine Zeit verlieren, sobald sie die aktuellen Schockwellen halbwegs „verdaut“ und die Kollegen sich neu sortiert haben. Dann zügig Bestandsaufnahme machen und im Team analysieren: Was ist gut gelaufen? Was nicht? Wo können webbasierte Anwendungen bei Ausnahmesituationen sinnvoll helfen? Welche Arbeitsabläufe lassen sich mit modernen digitalen Tools optimieren? Dann ist das Unternehmen nicht nur für die nächste Krise bestens gerüstet, sondern auch insgesamt bereit für eine wirtschaftlich erfolgreiche Zukunft.
