Onboarding: Wie der Start im neuen Job ein Erfolg wird

Auch ein neuer Arbeitsplatz ist ein Lebensabschnitt. Gerade, wenn man dafür Arbeitgeber oder sogar den Ort wechselt. Onboarding heißt es hier neudeutsch und meint den möglichst effektiven Start. Aber irgendwie ist dieses Onboarding so gar nicht erster Schultag. Warum eigentlich nicht?

Der erste Eindruck zählt!

Es gibt nur einen ersten Eindruck! Ein Umstand, der einiges an Druck aufbaut. Auch für die neuen Kollegen, für die der ersten Tag im neuen Team oder beim neuen Arbeitgeber ansteht. Da werden Vitas des Teams in den sozialen Netzwerken recherchiert und Kuchen gebacken. Nur nicht zu spät kommen und daher lieber auf dem Parkplatz im Auto warten! Irgendwie unentspannt.

Was dabei oft vergessen wird: Auch der Arbeitgeber wird am ersten Arbeitstag einem Realitätscheck unterworfen. Hält der erste Eindruck das, was im Employer Branding, in der Stellenanzeige und im Recruitingprozess versprochen wurde?

Wenn Arbeitgeber den Start verpatzen

Viele Personaler werden sich an dieser Stelle zufrieden zurücklehnen. Denn deren Onboarding-Checklisten sehen so allerlei vor: Der Schreibtisch sei ein wenig geschmückt, das Notebook stehe doch bitte parat, der Einarbeitungsplan ist gefertigt und die Visitenkarten liegen bereit.

Standard. Eigentlich. Nur leider funktioniert das in der Realität der Fachabteilungen oft nicht. Managementstudien bestätigen immer wieder: Führungskräfte haben den Arbeitsbeginn des neuen Teammitglieds vergessen, die IT-Ausstattung fehlt, Logins funktionieren wochenlang nicht, als Arbeitsplatz muss erst mal der vom erkrankten Kollegen herhalten, To Do Listen für die ersten Wochen fehlen flächendeckend und wer sollte eigentlich nochmal einarbeiten?

Onboarding als Proof of Concept

So manch lang gesuchte Fachkraft nimmt diese maximal fehlende Wertschätzung als Anlass, schon am ersten Tag wieder zu kündigen. Solche Reaktionen werden angesichts des Fachkräftemangels zunehmen. Die Suche nach einem neuen Job geht aber auch ohne Kündigung oft nahtlos weiter. Eine Katastrophe für alle Beteiligten.

Onboarding hat nicht nur deshalb eine weitgehend unterschätzte Bedeutung. Man darf nicht vergessen, dass wenn der erste Tag verpatzt wird, der Arbeitgeber die fünf- und sechsstelligen Beträge für das Personalmarketing und die individuelle Recruitingkampagne auch gleich hätte verbrennen können. Onboarding ist eben ein echter Proof of Concept.

Warum geht das Onboarding so oft schief? Weil nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag das Interesse der Recruiter am gerade gewonnenen Kollegen auf null sinkt. Es geht weiter zur Besetzung der nächsten offenen Stelle. Die Kandidaten bis zum ersten Arbeitstag und in der Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit zu betreuen, steht in kaum einer Stellenbeschreibung der Sachbearbeiter Personal. Es fehlt am richtigen Verständnis als professioneller Dienstleister. Sich beim Thema Onboarding auf die Führungskraft des neuen Kollegen zu verlassen, ist angesichts der Führungsqualität in den Organisationen gewagt.

Onboarding ist mehr als der Start

Onboarding ist also deutlich mehr, als einen Leitfaden zu verfassen. Es geht darum, den Kontakt von der Zusage über den eigentlichen Start bis zum Ende der Probezeit aufrecht zu halten. Natürlich bekommt der Kandidat direkt nach der Zusage bereits den Mitarbeiternewsletter der Behörde und wird zu internen Events eingeladen.

Nachfragen ist wichtig. Kann die Personalabteilung irgendwie unterstützen? Zum Beispiel auch bei der Suche nach KITA-Platz, Wohnung, Umzug und Job für den Partner. In Zeiten des Fachkräftemangels gehört das einfach dazu und befreit die neuen Kollegen von den kleinen und großen privaten Sorgen. So gelingt die Konzentration auf den neuen Job deutlich besser.

Dass Login, Notebook, Visitenkarte & Co. parat liegen, steht nicht nur in Checklisten, sondern wird sichergestellt. Die Rolle der Führungskräfte, bei denen das nicht klappt, sollte dringend überdacht werden.

Es wird schließlich auch nachgefasst, ob die Erwartungen der Kandidaten an den Job erfüllt wurden und die Organisation ihre Versprechen einhält. Wenn etwas schiefläuft, muss das Personalmanagement schnell eingreifen. Denn Probezeit gilt für beide Seiten.

Onboarding digital

Bestenfalls unterstützen digitale Tools das Onboarding. Entsprechende Tickets für Hardware, Logins und Visitenkarten werden automatisch ausgelöst.

Apps können die Einarbeitung auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen vielfältig unterstützen: Raumpläne mit Suchfunktion und Routing, direkter Chat zur Personalabteilung, dem IT-Support und dem persönlichen Mentor, kleine Lernprogramme mit Gamification-Effekt, Einarbeitungs-Checklisten mit Erinnerungsfunktionen, Erklärvideos, Einladungen zum Foto-Shooting, Zufriedenheitsbefragung aber auch digitale Matchingfunktionen für das (digitale) Mittagsdate, um die Kollegen kennen zu lernen. 

Schafft den Horror des ersten Tages ab!

Die meisten Organisationen überfordern die Kandidaten am ersten Tag massiv. Nach dem zehnten Vorstellen kann sich kaum jemand noch Namen und Funktion der Kollegen merken. Diese aber zu vergessen, ist in der Regel unhöflich. Auch braucht niemand schon am ersten Tag die Einweisungen in wirklich alle EDV-Programme. Testen Sie mal, wer trotz Herumführen im gesamten Gelände Besprechungsraum 1324-h auf Anhieb findet. „Dann haben Sie jetzt Zeit, sich in den Einarbeitungsordner einzulesen.“ ist ein Satz, der 2021 nicht mehr fallen sollte. Spaß macht so ein erster Tag jedenfalls nicht und führt eher zu Frust. Stellen Sie sich vor, der erste Schultag würde so laufen.

Geben Sie den Neuen Zeit, anzukommen! Die Kollegen und ihre Themen kennenzulernen, geht auch noch in den nächsten Tagen. Hören Sie ihnen zu und lernen Sie die Menschen, deren Ziele und Erwartungen kennen. Nutzen Sie die Chance, sich als Führungskraft darauf einzustellen.

Warum nicht „Zuckertüte“?

Stellen Sie als Organisation Gemeinsamkeit her und sorgen Sie dafür, dass der erste Arbeitstag ein schönes, entspanntes Erlebnis ist. Onboarding darf durchaus Event-Charakter haben. Nach den ganzen Anstrengungen im Recruiting und der langen Vakanz sollte der Arbeitgeber den Kuchen mitbringen und nicht umgekehrt.

Wenn es dann noch kleine Geschenke in Form gebrandeter Give-Aways gibt, sind wir schon nahe am ersten Schultag. Bei einigen Organisationen sind es Mappen, Stifte, Handyhüllen, bei anderen sogar Hoodies und in manchen Privatunternehmen gibt es ein Bobbycar im Firmendesign für die Kinder.

Onboarding ist mehr als der reibungsfreie Start in den neuen Job. Der erste Arbeitstag und die Wochen danach sollen positiv im Gedächtnis bleiben. Die Motivation bleibt hoch, die Bindung zum Arbeitgeber wird gestärkt, die Weiterempfehlungsbereitschaft steigt. Unbezahlbar sind diese positiven Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke.