Erstatten Arbeitgeber die Kosten für ein Führungszeugnis, handelt es sich regelmäßig um steuerbaren Arbeitslohn. In Einzelfällen kann dies jedoch anders zu beurteilen sein, wie ein aktueller Fall zeigt. Darin ging es um Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse auf Grundlage einer verpflichtenden Präventionsordnung.
Aufwendungen für ein polizeiliches Führungszeugnis zur Vorlage beim Arbeitgeber gehören zu den steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten. Will der (zukünftige) Arbeitgeber derartige Kosten ersetzen, handelt es sich nach bisheriger Rechtsauffassung hingegen regelmäßig um steuerpflichtigen Arbeitslohn. In einem aktuellen Urteilsfall ging es um die steuerliche Behandlung von Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse.
Rechtlicher Hintergrund zum steuerbaren Arbeitslohn
Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die Beschäftigten als Gegenleistung (Entlohnung) für das Zurverfügungstellen der Arbeitskraft aus einem gegenwärtigen oder früheren Dienstverhältnis zufließen. Danach liegt steuerbarer Arbeitslohn in der Regel auch dann vor, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten Aufwendungen erstattet, die sie als Werbungskosten zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen steuerlich abziehen könnten.
Ein Werbungskostenersatz ist nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (§ 3 EStG) steuerfrei. Vorteile, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen, sind dagegen nicht als Arbeitslohn anzusehen.
Urteilsfall: Führungszeugnis bei kirchlichem Arbeitgeber
Im Urteilsfall war der kirchliche Arbeitgeber nach der in den Streitjahren geltenden Ordnung zur Prävention von sexualisierter Gewalt verpflichtet, die Kosten, die seinen Beschäftigten für die Einholung des erweiterten Führungszeugnisses entstanden, zu erstatten. Derartige Erstattungen stellen nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) keinen Arbeitslohn dar. Sie erfolgen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und sind darüber hinaus kein Ausfluss einer bestehenden Verpflichtung gegenüber dem jeweiligen Arbeitnehmenden. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse erfolgte aufgrund einer nur die kirchlichen Rechtsträger, nicht aber die Beschäftigen treffenden (kirchenrechtlichen) Verpflichtung.
Haben die Arbeitnehmenden die vom Arbeitgeber für dessen eigenbetriebliche Tätigkeit zu tragenden Kosten - wie im Streitfall - zunächst aus eigenen Mitteln verauslagt, wendet der Arbeitgeber ihnen mit der Erstattung ihrer Aufwendungen keinen Vorteil zu, der sich im weitesten Sinne als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft erweisen könnte. Überdies fehlte es nach Auffassung der Richter an einer "Bereicherung" der Beschäftigten.
Da die Erstattung der Aufwendungen für die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse im Urteilsfall schon keinen steuerbaren Arbeitslohn darstellt, musste der BFH im Streitfall nicht über eine etwaige Steuerfreiheit der Zahlungen als Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG) entscheiden. Ebenso offen lässt der BFH, inwieweit die Urteilsgrundsätze auch auf verpflichtende, aber reguläre Führungszeugnisse übertragbar sind. Hier scheint weiterhin Vorsicht geboten.
Hinweis: BFH-Urteil vom 8. Februar 2024 - VI R 10/22
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