Je nach Kultur und Art der Unternehmung halten viele Firmen ganz unterschiedliche Vergünstigungen für ihre Mitarbeiter bereit. Sie erhoffen sich über diese zusätzlichen "Goodies" eine stärkere Bindung jedes Einzelnen zum Arbeitgeber oder schlicht ein verbessertes Betriebsklima, zum Beispiel durch alljährliche Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern. Zudem möchten die meisten Firmen mit diesen Incentives auch ihre Wertschätzung und Anerkennung für die Leistungen der Mitarbeiter zum Ausdruck bringen.
Externe und Arbeitnehmer unterschiedlich behandeln
Weil auch die externen Beschäftigten und Freelancer große Teile der Projektarbeit verrichten und sich in intensiven Dialogen mit den Kunden befinden, wäre es nur logisch, sie ebenfalls zu den Festivitäten einzuladen. Aber genau das ist aus rechtlicher Sicht nicht empfehlenswert. Denn: Wo der gesunde Menschenverstand und die Sympathie zum Auftragnehmer "Ja" sagen würde, sieht die Rechtsprechung Aspekte einer organisatorischen Eingliederung.
Würden sich Externe im selbständigen Dienst- oder Werkvertrag also auf dem Sommerfest befinden, könnte das den Anschein erwecken, der externe Auftragnehmer würden wie ein interner Mitarbeiter behandelt. Das gilt übrigens nicht für Zeitarbeitnehmer, die entsprechend wie eigene Mitarbeiter behandelt werden können.
Im Zweifel: Vergünstigungen für Mitarbeiter, nicht für Selbstständige
Um nicht in dieses Fettnäpfchen zu treten, bedarf es konkreter Kennzeichnungsrichtlinien: Sie müssen regelmäßig darauf hin ausgelegt werden, dass jegliche Vergünstigung vermieden wird, die eine Behandlung von Externen und internen Mitarbeitern vermuten lässt. Daher dürfen Externe also keine Einladungen zu Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten erhalten.
Auch auf den beliebten Firmenparkplatz müssen sie beispielsweise verzichten und auch an anderen Stellen sollten typische mitarbeiterbezogene Vergünstigungen hinterfragt werden, zum Beispiel bei der Begünstigung von Kantinenessen. Auch diese Vorzüge sollten für interne, nicht jedoch für externe Mitarbeiter im Dienst- oder Werkvertrag zur Verfügung stehen.
Externe: Klare Abgrenzung durch klare Kennzeichnung
Dies alles sind nur einige Beispiele, anhand derer deutlich wird, wie kleinteilig die Prozedur der Abgrenzungsmerkmale in der Umsetzungspraxis werden kann. Denn das Kennzeichungs-ABC bei Externen reicht vom Türschild bis zur E-Mail-Adresse. Hierbei sollten sich Auftraggeber die grundsätzlichen Fragen stellen: Warum benötigt ein Externer überhaupt eine interne E-Mail-Adresse? Und wenn er sie projektbedingt benötigt, sollte diese zumindest mit einem Zusatz versehen werden, welcher deutlich macht, dass es sich nicht um einen Mitarbeiter des eigenen Unternehmens handelt.
Viele Stolperfallen bei Einbindung in Arbeitsorganisation
All dies ist nur eine kleine Auswahl an Beispielen, wie ein Externer als solcher gekennzeichnet werden kann. Je nach Einsatzgebiet und Aufgabenstellung werden weitere Aspekte relevant, die es zu überprüfen gilt. Aus diesem Grund sind viele Firmen mittlerweile dazu übergegangen, standardisierte Vorgaben als eine Art erste Orientierung an ihre Fachbereiche herauszugeben. Aber auch solch generelle Anleitungen müssen immer wieder auf die individuelle Situation hin geprüft werden.
Um also auf der sicheren Seite bei der Kennzeichnung Externer zu sein, empfiehlt sich die frühzeitige Einrichtung eines entsprechenden Compliance-Prozesses. Darüber fällt es leichter, die entsprechenden Unternehmensbereiche stets informiert zu halten und die richtigen Abgrenzungs-Maßnahmen durchzuführen.
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Autoren:
Carlos Frischmuth ist Director Compliant Sourcing bei Hays.
Matthias Kossin ist Teamleiter Compliant Sourcing bei Hays.
