Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: erweitertes Verfahren ab 2025

Die Krankenkassen stellen im Rahmen dieses Verfahrens die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung. Die Arbeitgeber rufen diese Daten dann ab.

eAU: Echteinsatz seit 2023 

Mit dem Auslaufen einer Pilotphase startete zum 1. Januar 2023 der Echteinsatz der eAU für alle Arbeitgeber. Grundsätzlich hat sich die eAU mittlerweile etabliert. In einem weiteren Schritt werden jetzt zum 1. Januar 2025 Verbesserungen vorgenommen

eAU Schritt 1: Arzt meldet an die Krankenkasse

Stellt der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest, übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin. 

Vom 1. Januar 2025 an werden auch weitere Zeiten der Krankenhausbehandlung oder der Behandlung in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung an den Arbeitgebenden übermittelt. Auch für diese Zeiten besteht – obwohl nicht zwingend eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt - grundsätzlich ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für Arbeitnehmende. Daher ändert sich der Sprachgebrauch auch von "Arbeitsunfähigkeit" in "Abwesenheit".

Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber

Arbeitnehmende müssen den Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Dies ist auch für das elektronischen Übermittlungsverfahren von Bedeutung, weil der Arbeitgeber nur dann die Arbeitsunfähigkeitszeiten abrufen darf, wenn Arbeitnehmende die bestehende Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber mitgeteilt haben.

Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse

Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit bzw. Abwesenheitszeit informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab. Diese hält folgende Informationen für ihn bereit:

• Name des/der Beschäftigten,
• Beginn und Ende der Abwesenheitszeit,
• Datum der ärztlichen Feststellung der Abwesenheitszeit,
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und 
• Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Krankmeldung: Meldepflicht bleibt

Mitarbeitende haben weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. Beschäftigte sind grundsätzlich nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (siehe § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Der Arbeitgeber darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern. 

Arbeitnehmende erhalten trotzdem Nachweis in Papier

Arbeitnehmende haben weiterhin Anspruch darauf, dass der Arzt oder die Ärztin ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigt. Damit bleibt den Arbeitnehmenden die Papierbescheinigung als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel mit dem ihr von der Rechtsprechung zugebilligten hohen Beweiswert erhalten, um insbesondere in Störfällen - wie etwa einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren - das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung außerprozessual und prozessual nachzuweisen. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: kein vollständiger Umstieg im Verfahren

Denn: Das elektronische Verfahren gilt unter anderem nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmende. Der Gesetzgeber nennt außerdem folgende Ausnahmen von der Teilnahme am elektronischen Verfahren bei festgestellter Arbeitsunfähigkeit:

• Minijobs in Privathaushalten.
• Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.

Auch Minijobber nehmen am elektronischen Verfahren teil

Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Allerdings erfolgt der Abruf bei der Krankenkasse, bei der die Arbeitnehmenden tatsächlich krankenversichert ist und nicht über die Minijob-Zentrale. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, dass auch geringfügig entlohnt Beschäftigte Angaben zu ihrer Krankenkasse machen. Dafür bietet sich die Abfrage bereits bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen an.

Rückmeldungen der Krankenkassen erweitert

Erfolgt eine berechtigte Anfrage durch den Arbeitgeber, hat die Krankenkasse diese zu prüfen und eine Rückmeldung vorzunehmen. Dabei wird die Anzahl der möglichen Rückmeldeschlüssel ab 1. Januar 2025 wie folgt erweitert sind: 

• "1" = Unzuständige Krankenkasse/ unbekannte Person
• "2" = AU 
• "3" = Krankenhaus  
• "4" = Nachweis liegt nicht vor 
• "5" = Reha/Vorsorge 
• "6" = Teilstationäre Krankenhausbehandlung 
• "7" = In Prüfung 
• "8" = Anderer Nachweis liegt vor 
• "9" = Weiterleitungsverfahren 

Die Rückmeldeschlüssel 1, 2 und 4 werden bereits jetzt verwendet. Schlüssel 2 ist nur noch bei ambulant festgestellter Arbeitsunfähigkeit relevant. Die weiteren möglichen Gründe sind dann die neuen Schlüssel 3, 4, 5 und 6.

Eine Rückmeldung der Krankenkasse mit "Kennzeichen_der_Rueckmeldung": "4 = Nachweis liegt nicht vor“, "7 = In Prüfung" oder "9 = Weiterleitungsverfahren" stellt im Zusammenhang mit der Rückmeldung eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Rückantwort dar. Sofern den Krankenkassen nach Versand der Zwischennachricht bei fehlenden Daten innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen (Grund "4" und "9") oder innerhalb von 28 Kalendertagen (Grund "7") eine entsprechende Arbeitsunfähigkeit zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut die Zuständigkeit. Liegt die Zuständigkeit vor, übermittelt die Krankenkasse die aktualisierten Daten ohne erneute Anfrage des Arbeitgebers in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.

Die Rückmeldung "Anderer Nachweis liegt vor" kann zum Beispiel erfolgen, wenn der Krankenkasse eine von einem Arzt im Ausland ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorliegt, die entsprechend nicht über das elektronische Verfahren übermittelt wurde.

Die Rückmeldung "Weiterleitungsverfahren" erfolgt, wenn im Zusammenhang mit einem Krankenkassenwechsel die Anfrage des Arbeitgebers an die bisher zuständige Krankenkasse weitergeleitet wird.
 

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