Immer wieder werden die Punkte auf der "Das sollten wir unbedingt mal angehen"-Liste vom Tagesgeschäft verdrängt und nach hinten geschoben. Manche Aufgaben schaffen es, über Jahre auf dieser Liste zu verweilen. Aber da man häufig glaubt, dass dieser Zeitpunkt, an dem es endlich einmal ruhiger wird, nie kommt, bleiben viele Punkte unerledigt.
Jetzt oder nie: offene Punkte abarbeiten
Mit einem Mal ist dieser nie für möglich gehaltene Zeitpunkt gekommen. Es ist bei vielen (aber wahrlich nicht bei allen) ruhiger geworden. Zumindest haben viele niemals zuvor eine ähnlich ruhige Situation miterlebt. Also, wenn nicht jetzt, wann dann? Das könnte die beste Chance sein, endlich die "ewige Liste" der offenen Punkte abzuarbeiten und alles auf erledigt zu setzen. So kann man die aktuelle Situation sogar noch gewinnbringend nutzen, denn die richtigen und wichtigen Punkte endlich zu erledigen, kann sogar sehr viel Geld sparen, womit sich im laufenden Jahr noch große Effekte erzielen lassen. Und noch weitere Fliegen lassen sich so mit einer Klappe schlagen: Bei einigen Punkten mag es um die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben gehen, die ohnehin irgendwann einmal zwingend zu erledigen gewesen wären. Bei vielen Aufgaben in der Personaladministration ist das ja eher die Regel als die Ausnahme. Mit der Erledigung solcher Punkte können daher zukunftsweisende Schritte eingeleitet werden, die längst überfällig waren.
Unerklärliches Zögern
Offenbar ist es jedoch in der Praxis so, dass viele jetzt, wo der nie für möglich gehaltene Zeitpunkt des Abarbeitens gekommen ist, ihre Liste doch nicht hervorholen, obwohl es vielleicht auf lange Sicht keinen besseren Zeitpunkt mehr geben wird. Gibt es jetzt doch noch etwas Wichtigeres zu tun? Oder stehen auf der Liste so viele Punkte, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll?
In vielen Unternehmen sind es ähnliche Tätigkeiten, die auf dem To-do-Zettel stehen und die dringend in Angriff genommen werden sollten, weil damit große Einsparungen realisiert werden können.
Die Top Ten auf der To-do-Liste
1. Ablage der Papier-Personalakten konsequent nach dem Austrittsjahr. Sonst ist es gar nicht möglich, die Löschfristen der DSGVO einzuhalten.
2. Durchsehen der aktuellen Papier-Personalakten und alles entfernen, was dort nicht hingehört oder anders gespeichert werden muss. Die früher vielfach verfolgte Strategie, einfach alles zur Akte zu nehmen, egal ob es da hinein gehörte oder nicht, hat schlimme Wildwüchse verursacht. Die Umsetzung der Digitalisierung ist sonst nicht möglich.
3. Umstellung der Verzeichnisse auf den Laufwerken, sodass auch hier nach Jahren gelöscht werden kann und die Ablage in Zukunft deutlich einfacher und schneller vonstattengehen kann.
4. Personalentwicklungsmaßnahmen im HR IT-System verfügbar machen. In vielen Firmen nehmen die Mitarbeiter an Weiterbildungen, Seminaren und Schulungen teil. Die Zertifikate sind oft einfach in der Papier-Akte abgeheftet, aber niemand hat die Daten elektronisch vorliegen, um sie auswerten zu können, wenn es zur Nachbesetzung einer Position kommt.
5. Gesonderte Ablage der Verträge zur betrieblichen Altersversorgung. Hier gelten andere Aufbewahrungsfristen als für die meisten anderen Unterlagen. Insoweit ist es notwendig, dass diese Unterlagen anders abgelegt und aufgehoben werden. Leider können bAV-Unterlagen damit nicht in der Papier-Personalakte bleiben. Durch die immer kürzer gewordene Unverfallbarkeit sind weitaus mehr Unterlagen länger aufzuheben, als früher (Betriebsrentenstärkungsgesetz).
6. Start der Digitalisierung. Sehen Sie sich alle manuellen Arbeiten und notwendigen Datenerfassungen an und suchen Sie Lösungen, z. B. für das Einrichten von Schnittstellen oder Datenbanken. Bei manchen Unternehmen werden etwa die Gehaltsabrechnungen selbst gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet.
7. Dokumentation von Prozessen und Systemen. Bei vielen Unternehmen gibt es hier noch Nachholbedarf. Prozessübersichten und Systemlandkarten werden gebraucht und könnten jetzt gut erstellt werden, damit in Zukunft für alle eine schnellere Möglichkeit besteht, Informationen abzurufen.
8. Customizing des HR IT-Systems. Es kommt nicht selten vor, dass eigentlich gar nicht richtig bekannt ist, welche Möglichkeiten das aktuelle HR IT-System bietet. Nie war Zeit, es einmal gründlich an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Dies jetzt nachzuholen, bringt einen erheblichen Effekt.
9. Verbesserungspotenzial der Kernprozesse ermitteln und ausschöpfen. Wichtige Prozesse bestehen oft bei der internen Kommunikation oder Information. An den Schnittstellen, an denen Informationen weitergegeben werden müssen, kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten.
10. Last but not least: Man könnte diesen Zeitpunkt nutzen, um einmal die eigenen internen HR-Kunden zu befragen und herauszufinden, was dort aktuell wichtig ist oder künftig wichtig werden kann. Viele machen ja z. B. gerade zwangsweise Erfahrungen mit Homeoffice. Diese sind manchmal gut, manchmal aber auch zwiespältig.
Falls die aktuelle Situation die Welt nachhaltig verändert, kann es nicht schaden, sich darauf frühzeitig einzustellen!
