Welche Versicherungsbeiträge der Arbeitgeber berücksichtigen darf

Die Vorsorgepauschale wird ausschließlich im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt und soll die von den einzelnen Mitarbeitern geleisteten Aufwendungen für die Alters- und Krankheitsvorsorge pauschal abgelten. Über die Vorsorge­pauschale hinaus werden im Lohnsteuerabzugsverfahren keine weiteren Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt. Sie können erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend gemacht werden. Eine Vorsorgepauschale wird grundsätzlich in allen Steuerklassen berücksichtigt.

Die beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigende Vorsorgepauschale setzt sich aus folgenden Teilbeträgen zusammen:

• Teilbetrag für die Rentenversicherung;
• Teilbetrag für die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung;
• Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung.

Ob die Voraussetzungen für den Ansatz der einzelnen Teilbeträge vorliegen, ist jeweils gesondert zu prüfen. Die Teilbeträge sind getrennt zu berechnen. Die auf volle Euro aufgerundete Summe ergibt dann die anzusetzende Vorsorgepauschale.

Private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge

In der Praxis besteht Handlungsbedarf vor allem bei den Beiträgen zur privaten Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung. Für die Berücksichtigung dieser Beiträge gilt Folgendes:

• Wenn der Mitarbeiter dem Arbeitgeber die abziehbaren Beiträge nicht mitteilt, ist dafür die sog. Mindestvorsorgepauschale zu berücksichtigen (12 % des Arbeitslohns, max. bis zu einem Höchstbetrag von jährlich 1.900 EUR bzw. 3.000 EUR in der Steuerklasse III).
• Hingegen sind die mitgeteilten Beiträge maßgebend, wenn sie höher sind als die Mindestvorsorgepauschale.
• Beitragsbescheinigungen ausländischer Versicherungsunternehmen darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Gesetzlich versicherte Mitarbeiter können im Lohnsteuerabzugsverfahren keine Beiträge für eine private Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung nachweisen, die gesetzlichen Beiträge werden automatisch berücksichtigt. Ein Nachweis ist auch hinsichtlich der Beiträge eines privat versicherten Ehegatten oder Lebenspartners des Arbeitnehmers ausgeschlossen. 

Die mitgeteilten Beiträge privat versicherter Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber im Rahmen des Lohnsteuerabzugs zu berücksichtigen. Einbezogen werden können

• Beiträge für die eigene private Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin;
• die entsprechenden Beiträge für den mitversicherten, nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten oder gleichgeschlechtlichen Lebenspartner und
• für mitversicherte Kinder, für die ein Anspruch auf Kindergeld besteht.

Verwendung der Beitragsbescheinigung

Der Arbeitgeber kann die Beitragsbescheinigung oder die geänderte Beitragsbescheinigung entsprechend ihrer zeitlichen Gültigkeit beim Lohnsteuerabzug - auch rückwirkend - berücksichtigen. Bereits abgerechnete Lohnabrechnungszeiträume müssen nicht nachträglich geändert werden.

Der Arbeitgeber hat folgende Beitragsbescheinigungen des Versicherungsunternehmens im Rahmen des Lohnsteuerabzugs zu berücksichtigen:

• eine bis zum 31. März des Kalenderjahres vorgelegte Beitragsbescheinigung über die voraussichtlichen Beiträge des Vorjahres;
• eine Beitragsbescheinigung über die voraussichtlichen Beiträge des laufenden Kalenderjahres oder
• eine Beitragsbescheinigung über die dem Finanzamt übermittelten Daten für das Vorjahr. 

Eine dem Arbeitgeber vorliegende Beitragsbescheinigung ist auch im Rahmen des Lohnsteuerabzugs der Folgejahre (weiter) zu berücksichtigen, wenn keine neue Beitragsbescheinigung vorgelegt wird.

Vgl. BMF, Schreiben vom 26. November 2013, IV C 5-S 2367/13/10001.