Um Payroll Outsourcing erfolgreich umzusetzen, lohnt es sich für Unternehmen, einen Blick auf bestimmte Punkte zur Auslagerung der Entgeltabrechnung zu richten. In Bezug auf die Auswahl des Dienstleisters sollten Unternehmen vorab insbesondere zu folgenden Themen Antworten finden:
Fachliche Qualität: Das Know-how des Ansprechpartners
Es ist immer vorteilhaft, den zuständigen Ansprechpartner im Vorfeld persönlich zu treffen und kennenzulernen. Dabei sollte bereits darauf geachtet werden, dass auch die nötige fachliche Qualifikation vorliegt. Andernfalls könnte dies später zu Fehlern führen, die immer wieder nachbearbeitet werden müssen, was mit erheblichen Kosten verbunden ist. Daher ist es besser, einen Ansprechpartner zu bekommen, der bereits länger beim externen Dienstleister arbeitet, als jemand, den dieser neu eingestellt hat und der vielleicht das Abrechnungsprogramm noch nicht kennt. Sonst dürfte häufiger die Ausrede zu hören sein, dass diese Anfrage zur Lösung in die Fachabteilung gegeben werden muss. Um Themen wie Pfändungen, die Versteuerung von Abfindungen oder die Sachbezugsbesteuerung nach § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) immer richtig zu bearbeiten, ist jedoch immer umfangreiches fachliches Know-how nötig.
Vertretung: Entgeltabrechnung mit dem Kollegen
Gerade wenn ein klarer Ansprechpartner zur Betreuung zugewiesen ist und man mit diesem vertrauensvoll zusammenarbeitet, kann die Urlaubs- und Krankheitsvertretung zum Problem werden. So möchte man in den Sommerferien nicht drei Wochen darauf warten, eine Anfrage gelöst zu bekommen. Daher ist es wichtig, dass mehrere Personen fachlich und inhaltlich eingearbeitet sind, um die Vertretung zu gewährleisten. Dazu gehört auch der IT-Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen.
Servicebereitschaft: Wie flexibel ist der Payroll Outsourcing-Dienstleister
Unabhängig vom Standardprozess kommen immer wieder Spezialfälle vor, etwa besonders seltene oder dringende Sachverhalte. Dann zeigt sich die tatsächliche Kundenorientierung oder Flexibilität des Anbieters, wenn etwa lediglich auf ein Ticketsystem verwiesen wird. Dies könnte eintreten, wenn Zeitwertkonten, eine neue bAV oder Altersteilzeit eingeführt wird.
Kapazität: Wenn einer die Arbeit von zweien erfüllt
Unternehmen sollten sich ansehen, wie der externe Anbieter die Ressourcenplanung gemacht hat. So sollte hinterfragt werden, wie eine intern in Vollzeit erledigte Aufgabe nun in der Hälfte der Zeit erfüllt werden soll.
Entlastung: Wenn Payroll-Outourcing den internen Aufwand verringert
Immer wieder stellen Unternehmen nach der Umsetzung fest, dass sich der interne Aufwand nach dem Outsourcing kaum oder nicht verringert. Nicht selten hat sich der Aufwand sogar erhöht, zum Beispiel aufgrund der zusätzlichen administrativen Prozesse für die Steuerung und Kommunikation mit dem externen Anbieter. An dieser „Retained Organisation“ scheitert oft auch die Kostenersparnisberechnung.
Information: Kommunikation nicht vernachlässigen
Bei Kommunikation und Information sind an einen externen Ansprechpartner höhere Anforderungen zu stellen, als dies bei interner Erledigung der Fall wäre. In der Regel trifft man sich gerade nicht persönlich, um Sachverhalte gemeinsam zu besprechen. Dazu kann es auch bei der Sprache zu Problemen kommen. Viele Firmen haben Services aus Indien oder Osteuropa wegen sprachlicher Schwierigkeiten schon wieder zurückgeholt. Gerade Spezialthemen der Gehaltsabrechnung wie zum Beispiel Privatinsolvenz, Pkw-Versteuerung oder Umsatzsteuer auf Sachbezüge sind kaum in einer Fremdsprache zu besprechen.
Autor: Robert Knemeyer ist Interim-Manager und Inhaber der KPI Personalberatung.
