Handlungsempfehlungen für die Nutzung privater Geräte

Insgesamt nutzt der Studie zufolge knapp die Hälfte der Verwaltungsmitarbeiter  private Geräte wie Smartphones und Tablets für dienstliche Zwecke. Drei Viertel von ihnen tun das ohne Erlaubnis, das heißt, ohne dass der Arbeitgeber dazu eine Regelung implementiert oder die private Nutzung ausdrücklich verboten hätte.

Bisher verfolgen nur 19 Prozent der Verwaltungen eine sogenannte Strategie beim Thema "Bring Your Own Device" (BYOD), also eine Regelung, die den Mitarbeitern die dienstliche Nutzung privater Geräte erlaubt. Deutlich mehr, nämlich 45 Prozent, haben keine expliziten Regeln für die Nutzung privater Geräte für dienstliche Zwecke implementiert, so ein weiteres Ergebnis der Studie, die der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Siegen in Zusammenarbeit mit dem European Research Center for Information Systems (ERCIS) an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und dem Nationalen E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ) durchgeführt hat. Die Wissenschaftler haben dafür 400 Mitarbeiter verschiedener deutscher Kommunalverwaltungen nach ihrer Technologienutzung am Arbeitsplatz befragt.

Sicherheitsrisiko: unverschlüsselte Daten auf dem Handy

Fehlende Regelungen für den Einsatz privater Geräte für dienstliche Zwecke bedeuten jedoch Sicherheitsrisiken – bearbeiten etwa Mitarbeiter Unternehmensdaten unverschlüsselt auf ihrem Handy, haben Hacker leichtes Spiel. Experten empfehlen daher, rechtliche Fragen zu klären und entsprechende Regelungen und Sicherheitsmaßnahmen einzurichten, wenn Mitarbeiter private Handys , Tablets und Laptops für Dienstliches nutzen.

Auch die Studienautoren der jetzt vorliegenden Studie haben einige Tipps parat, wie die dienstliche Nutzung privater Geräte sicherer und attraktiver werden kann. Wir stellen Ihnen einige Handlungsempfehlungen in einer Zusammenfassung vor.

Empfehlung: regulieren statt ignorieren

Wo es keine Regelungen zur dienstlichen Nutzung privater Geräte gibt, schultern die Beschäftigten Großteile des rechtlichen Risikos selbst. Verstoßen Mitarbeiter trotz guter Absichten gegen (etwa Datenschutz-)Regeln, könnten sie für ihr Bestreben nach mehr Arbeitsproduktivität bestraft werden.

Empfehlung: eine positive Auseinandersetzung starten

Wenn reguliert wird, sollte auf eine abgesicherte Erlaubnis hingearbeitet werden. Verbieten ist in vielen Fällen kaum eine Option. Denn auch im Verbotsfall setzt sich eine erhebliche Anzahl von Mitarbeitern über getroffene Regelungen hinweg: In der Umfrage gibt ein Drittel der Befragten zu, ihre privaten Geräte trotz Verbots zu nutzen.

Empfehlung: tragfähige technische Kompetenzen entwickeln

Bei der Umsetzung von BYOD-Konzepten müssen einige technische Hürden genommen werden. Dies kostet Geld und Ressourcen, die vor dem Hintergrund der sonst verdeckten IT-Nutzung gerechtfertigt sein können. So muss etwa sichergestellt werden, dass private und sensible berufliche Daten getrennt bleiben oder eine Fernlöschung von Daten bei Geräteverlust realisierbar ist.

Empfehlung: Mitarbeiter einbeziehen

Unternehmen können auch die Mitarbeiter systematischer in die BYOD-Strategie einbinden: So könnten etwa "Help Communities", also Gruppen  von Beschäftigten, die sich bei Fragen zu speziellen Devices, Anwendungen und Prozessen gegenseitig helfen, den IT-Support entlasten.

Empfehlung: soziale Dimensionen beachten

Zahlen des Bitkom zeigen,  dass nicht alle Mitarbeiter der Eigenverantwortung im Umgang mit mobilen Geräten gewachsen sind und es zu Überforderung und arbeitsbedingten psychischen Belastungen kommen kann. Daher können angepasste Regelungen zum Arbeitsschutz erforderlich werden. Ferner kommt es durch die  zwischen den Beschäftigten differenzierte  Nutzung von Technologien aller Voraussicht  nach zu merklichen Unterschieden in der individuellen Arbeitsproduktivität. Eine Entscheidung gegen die Nutzung mobiler Geräte darf für die Beschäftigten nicht zu einem Nachteil werden oder als fehlendes Engagement ausgelegt werden.