Bewerber persönlich kennenlernen – bei Bier und Häppchen

Haufe Online-Redaktion: Was genau verbirgt sich hinter Ihrem Recruiting-Format "Beer & Greet"?

Claudia Leischner: Der Name bezeichnet tatsächlich das, was es an dem Abend gibt: Bier und gegenseitiges Kennenlernen. Das Format haben wir vor ungefähr zwei Jahren eingeführt. Es ist aus einer gewissen Notsituation heraus entstanden: Wir haben in München einen extrem engen Arbeitsmarkt. In anderen Standorten unseres Netzwerks, beispielsweise in Düsseldorf, Hamburg oder Wiesbaden, hören wir zwar auch immer von einem harten Kampf um die Talente. Aber in München ist die Situation – ähnlich wie auf dem Wohnungsmarkt – deutlich schwieriger. In Bayern besteht derzeit eine Arbeitslosenquote von drei Prozent. Das sagt fast alles. Zusätzlich fällt es uns nicht so leicht, Bewerber aus anderen Großstädten nach München zu bekommen.

Alternative zu Headhunter und Stellenanzeige

Haufe Online-Redaktion: Welche Schlussfolgerungen haben sie daraus gezogen?

Leischner: Wir überlegten uns, was wir tun können, wenn uns die klassischen Stellenanzeigen und Headhunter-Aufträge keine ausreichende Anzahl an Kandidaten bringen. Unsere Lösung basiert auf Social Media, persönlichen Kontakten und Direktansprache. Die so gefundene Kandidaten erhalten eine Einladung zu "Beer & Greet". Für die Vorbereitung benötigen wir vier bis sechs Wochen. Wir legen im Team einen Termin fest und informieren über die Positionen, die wir zu besetzen haben. Dann ist das gesamte Team dazu aufgerufen, sein Netzwerk zu durchforsten: Wer kennt Personen, die wechselwillig sind? Wer kennt jemanden, von dem er glaubt, dass er zu uns passen würde? Die so gefundenen Kandidaten werden persönlich angesprochen und zu dem Abendevent eingeladen. Auch wenn die Kandidaten im Vorfeld Fragen haben, antworten die Mitarbeiter, die den Kontakt hergestellt haben, persönlich.

Die Werbeagentur Gyro München sucht per Social Media nach Bewerbern und lädt sie dann zum #Beer&Greet ein.

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Haufe Online-Redaktion: Wie laufen die Events ab?

Leischner: Sie beginnen um 17 oder 18 Uhr. Es gibt Freigetränke und ein Catering sowie eine lockere Gesprächsatmosphäre. Keiner aus unserem Team erhält eine Anweisung, wie er sich zu verhalten hat. Sondern jeder ist daran interessiert, die Kandidaten kennenzulernen und die Agentur vorzustellen. Es gibt allerdings ein Geheimnis: Keiner der Kandidaten weiß im Vorfeld, dass wir mehrere einladen. Es kann durchaus vorkommen, dass wir zwei, drei oder vier Bewerber auf eine Position haben. Das hat mir anfangs einige Bauchschmerzen bereitet, aber es wurde von den eingeladenen Personen noch nie negativ aufgenommen. Es ist vielmehr so, dass die Kandidaten sich in den sozialen Netzwerken verbinden und untereinander austauschen. An solchen Abenden können auch mal Spontan-Partys entstehen. Da wird die Tischtennisplatte ausgeklappt oder Bier Pong gespielt – je nachdem, wie es sich ergibt. Die Kandidaten suchen natürlich auch das Gespräch mit mir. In den vergangenen zwei Jahren gab es nur einen einzigen Kandidaten, der nicht mit mir sprechen wollte.

Sechs bis neun Kandidaten pro Recruiting-Event

Haufe Online-Redaktion: Wie viele Teilnehmer kommen an den Abenden zusammen und was sagen die Agenturmitarbeiter dazu?

Leischner: Wenn wir drei Stellen zu besetzen haben, sehen wir zu, dass wir zwischen sechs und neun Kandidaten einladen. Es sollten nicht zu viele sein, damit es nicht zu unpersönlich wird. Seitens der Agentur nimmt das komplette Team teil – außer denjenigen, die krank sind oder Urlaub haben. Das sind ungefähr 35 Personen. Die Mitarbeiter sind neugierig, wer zu den Abenden kommt, und sie können selbst dazu beitragen, wie die Teams künftig zusammengestellt sind. Unsere Leute freuen sich immer auf die Events, weil sie wissen, dass bald Arbeitsentlastung kommt. Deshalb kann ich sie schnell aktivieren, an der Veranstaltung teilzunehmen. Allzu häufig ist das auch nicht. Pro Jahr finden vielleicht zwei oder drei "Beer & Greet"-Abende statt. Das kommt immer auf die Geschäftsentwicklung und den damit zusammenhängenden Mitarbeiterbedarf an.

Haufe Online-Redaktion: Welche Rückmeldung geben Ihnen die Teilnehmer?

Leischner: Die meisten sagen, dass sie es sehr schätzen, wie unkonventionell die Abende laufen. In einem konventionellen Recruiting-Prozess bekommen sie einen Termin für ein Gespräch, kommen in der Agentur an und müssen zunächst warten. Dann werden sie in einen Besprechungsraum geleitet und sprechen je nach Größe der Agentur mit der Geschäftsleitung, der Personalabteilung und vielleicht jemandem aus dem Fachbereich. Von der Agentur an sich bekommen sie nur das mit, was sie auf dem Weg zum Besprechungsraum sehen. Das führt oft zu einer Unsicherheit in der Entscheidung: Passe ich zur Agentur? Sind die Menschen dort nett? Gibt es eine gute Ausstattung? Diese Unsicherheit wird mit unserem Recruiting-Format genommen.

"Mit unserem #Recruiting-Format #Beer&Greet nehmen wir den Kandidaten viele Unsicherheiten", C. Leischner von Gyro.

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Haufe Online-Redaktion: Wie geht es nach einem "Beer & Greet" weiter?

Leischner: Ich bitte die Kandidaten, sich in den nächsten Tagen bei mir zu melden und mir ihren Eindruck mitzuteilen. Wenn ich hierbei ein Signal erhalte, dass sie interessiert sind, dann vereinbare ich ein Vorstellungsgespräch. Das funktioniert sehr gut: Nach einem "Beer & Greet"-Abend haben wir meist eine Zusage-Quote von 90 bis 95 Prozent. Wir erteilen 30 bis 40 Prozent der Teilnehmer eine Absage, weil sie nicht zu unserem Profil passen oder weil sie zu wenig Erfahrung mitbringen. Für das vergangene Event im Juli hatten wir vier Positionen ausgeschrieben, neun Kandidaten eingeladen und von allen Teilnehmern Zusagen erhalten. Vier Kandidaten haben wir dann eingestellt.

Haufe Online-Redaktion: Wie kommt das bei den Kandidaten an, die sie nicht nehmen?

Leischner: Auch mit denjenigen, die wir nicht einstellen können, pflegen wir weiterhin ein gutes Verhältnis. Es passiert oft, dass sie sich einige Zeit nach dem Event wieder bei mir melden und sagen: "Im vergangenen Jahr war ich noch nicht erfahren genug, gibt es jetzt vielleicht eine Möglichkeit?". Kürzlich haben wir einen Berater eingestellt, der vor zwei Jahren zu wenig Erfahrung mitbrachte und diesen Sommer wieder bei mir anfragte. Er erzählte, was er in den vergangenen Jahren gemacht hat und sprach auch die damaligen Kritikpunkte an. Wir sind dann übereingekommen, dass er zwar immer noch nicht hundertprozentig zu uns passt, aber dass wir uns gemeinsam dorthin entwickeln wollen. Im Dezember fängt er bei uns an.

Guter Kontakt zu abgelehnten Bewerbern

Haufe Online-Redaktion: Wie halten Sie Kontakt zu den Kandidaten, die sie nach einem "Beer & Greet"-Event nicht einstellen?

Leischner: Zum Beispiel über weitere Einladungen. Wir veranstalten regelmäßig einen "Band-Abend", für den wir Newcomer der Münchener Musikszene einladen, die ein Konzert in der Agentur spielen. Dazu laden wir Kunden, Partner, künftige Mitarbeiter sowie ehemalige Kandidaten ein. So pflegen wir die Kontakte weiter, denn es gab noch keine Kandidaten, die unsere "Beer & Greet"-Abende komisch fanden oder die uns negativ aufgefallen wären. Das kommt daher, dass sie aus den persönlichen Netzwerken empfohlen wurden.

Haufe Online-Redaktion: Bei traditionellen Mitarbeiter-Empfehlungsprogrammen bekommen diejenigen, die einen neuen Mitarbeiter empfohlen haben, eine Prämie. Ist das bei Ihnen auch so?

Leischner: Das haben wir bislang noch nicht eingeführt, weil die Agenturmitarbeiter sehr intrinsisch motiviert sind, Kandidaten vorzuschlagen. Sie tragen alles mit, was für die Agentur gut ist, und denken unternehmerisch, sodass noch nie die Forderung nach einer Prämie kam. Sie sind auch stolz, wenn sie dazu beitragen, dass ein neuer Mitarbeiter gefunden wird, der gut zur Agentur passt. Würde aber aus dem Team eine Frage nach einer Prämie kommen, würde ich das mit einem klaren "ja" beantworten.

Recruiting-Event auch auf Abteilungsbene großer Unternehmen denkbar

Haufe Online-Redaktion: Das Recruiting, wie Sie es durchführen, läuft vornehmlich auf der persönlichen Ebene. Das ist eigentlich nur in kleinen Firmen mit flachen Hierarchien möglich. Inwiefern kann Ihr Recruiting-Ansatz auch in größeren, traditionellen Unternehmen funktionieren?

Leischner: Auch im Mittelstand kann das ganz gut funktionieren. In großen Unternehmen ist es vielleicht auf Abteilungsebene umsetzbar. Ich stelle mir das als herausfordernd vor, würde es aber nicht ausschließen. Wichtig sind die richtigen Rahmenbedingungen. Dazu eine Anekdote: Im vergangenen Dezember, kurz vor Weihnachten, fand ein "Beer & Greet"-Abend statt, an dem ich nicht teilnehmen konnte. Ich war auf Reisen, aber wir wollten den Termin wegen mir nicht verschieben. Als ich wieder zurück war, telefonierte ich mit den Kandidaten. Am 27. Dezember hatte ich ein Vorstellungsgespräch mit einem Teilnehmer, der sagte, dass er von der Agentur, dem Aufgabenfeld, dem Team und der Ausstattung schon überzeugt sei. Er wollte mich kennenlernen und wenn er sich vorstellen kann, für mich zu arbeiten, noch Ende Dezember kündigen. Wir haben uns eine Stunde unterhalten, danach hat er den Vertrag unterschrieben. Das ist aber nur deshalb möglich, weil wir die Arbeitsverträge schon immer komplett fertig haben, damit der Entscheidungsweg möglichst kurz ist.

Das Interview führte Daniela Furkel, Redaktion Personalmagazin.

Claudia Leischner ist General Managerin bei der Werbeagentur Gyro München (Dentsu Aegis Network).