Fristwahrung mit gefaxtem Schriftsatz: Risiken und Sicherungsmaßnahmen

Fristen bei Behörden und Gerichten dürfen laut ständiger Rechtsprechung des BGH bis zur letzten Minute ausgenutzt werden. Retter in der Not ist dabei für Frist wahrende Schriftsätze seit langer Zeit und oft in letzter Minute - und lange nach Leerung des letzten Briefkastens - das Fax. Trotz beA hat es in dieser Funktion  noch nicht ausgedient.  

Mit dem Fax kann der Anwalt eine Frist im letzten Augenblick retten

Unzählige Rechtsmittelfristen sind durch ein Fax am späten Abend eingehalten worden. Zahlreiche Urteile zeigen aber auch, dass das Fax dabei nützlich ist, aber auch Risiken birgt. Es kann auch, besonders bei fehlerhafter Bedienung, als Fristenwahrer kläglich versagen.

Gerichte stellen bei Fax-Fehlern hohe Anforderungen an eine Wiedereinsetzung

Die Einhaltung von Fristen liegt im Verantwortungsbereich des Rechtsanwalts. Es ist seine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Faxe rechtzeitig vor Fristende verschickt werden und auch beim Empfänger ankommen. Dabei muss er z. B einkalkulieren, dass das Empfangsgerät minutenlang besetzt ist (BVerfG, Beschluss 20.1.2006, 1 BVR 2683/05).

Wann wurde alles Erforderliche zur Fristwahrung getan?

Der Anwalt bzw. sein Personal haben zur Fristwahrung alles Erforderliche am Fax, im Fax und um das Fax herum getan, wenn er /es 

• ein funktionsfähiges Sendegerät ordnungsgemäß bedient, und
• die zutreffende Faxnummer des Gerichts eingegeben hat, und
• so rechtzeitig mit der Übermittlung des Schriftsatzes nebst Anlagen begonnen hat, dass unter normalen Umständen mit dem Abschluss der Übertragung vor Fristablauf (Mitternacht) gerechnet werden kann (BGH, Beschluss v. 3.5.2011, XI ZB 24/10; OLG Naumburg, Urteil v. 28.10.2010, 5 U 92/10, BGH , Urteil v. 19.02.2014, IV ZR 163/13).

Wann die Frist mit einem gefaxten Schriftsatz gewahrt ist

Maßgeblich ist nicht der Zeitpunkt, zu dem z. B. die Rechtsmittelbegründungsschrift im Telefaxgerät des Gerichts ausgedruckt worden ist, sondern der, in dem die gesendeten Signale vom Empfangsgerät des Gerichts vollständig empfangen (gespeichert) wurden (BGH, Beschluss v. 8.5.2007, VI ZB 74/06).

Empfangszeit 23:59 Uhr

• Die Frist ist gewahrt, wenn der vollständige Empfang bei Gericht am Ablauf des letzten Tages der Frist, also z. B. am 14.11.2020, 24 Uhr erfolgt ist.
• Der Schriftsatz muss vor Beginn des Folgetages 00: 00 Uhr eingegangen sein (BGH, Beschluss v. 24.7.2003, VII ZB 8/03) 
• und damit - weil zwischen 24 Uhr und 0 Uhr keine, auch keine logische Sekunde, existiert - vor Ablauf von 23: 59 Uhr.

Das aber bedeutet, dass das Empfangsgerät des Gerichts als Empfangszeit 23:59 Uhr angeben muss (siehe auch BGH, Beschluss v. 7.7.2011, I ZB 62/10). Ist also ein 20-seitiger Schriftsatz am letzten Tag der Klagefrist mittels Telefax einzureichen, sollte der Versand bis spätestens 23:30 Uhr begonnen sein (24 Uhr abzgl. 20 Minuten Sicherheitsabschlag, abzüglich 20 × 30 Sekunden für 20 Seiten).

Defekte des Empfangsgeräts gehen nicht zu Lasten des Anwalts

Nach gefestigter Rechtsprechung dürfen die aus den technischen Gegebenheiten des Kommunikationsmittels Telefax herrührenden besonderen Risiken nicht auf den Nutzer dieses Mediums abgewälzt werden. Dies gilt insbesondere für Störungen des Empfangsgeräts des Gerichts. In diesem Fall liegt die entscheidende Ursache für die Fristsäumnis in der Sphäre des Gerichts (BVerfG, Beschluss v. 1.8.1996, 1 BvR 121/95). Das gilt im übrigen auch im Elektronischen Rechtsverkehr: → BGH zur beA-Fristwahrung, wenn der Schriftsatz auf technische Problem im Gericht stößt

Der Anwalt muss nicht verzweifelt nach Alternativen suchen:  Gelingt es einem Prozessbevollmächtigten infolge einer technischen Störung des Empfangsgeräts des Gerichts nicht, einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax zu übermitteln, ist er nicht gehalten, eine dem Pressesprecher des Gerichts zugewiesene Telefaxnummer ausfindig zu machen und den Schriftsatz zur Fristwahrung an diese Nummer zu versenden (BGH, Beschluss v. 26.1.2017, I ZB 43/16).

Fax-Risiken als Anwalt erkennen und minimieren...

Es gibt typische Fehlerquellen, die der Anwalt beachten sollte, wenn es um Minuten geht: 

... dran bleiben: Scheitert der Versuch, die Berufungsbegründung per Telefax an das Berufungsgericht zu übersenden, und lässt sich nicht ausschließen oder klären, was der Grund hierfür ist, z.B. dass das Empfangsgerät mit anderen Telefaxsendungen belegt ist, darf der Berufungsführer seine Übermittlungsversuche nicht vorschnell aufgeben (BGH, Beschluss v. 6.4.2011, XII ZB 701/10) und muss diese bis 24 Uhr fortsetzen (siehe auch BGH, Beschluss v. 11.1.2011, VIII ZB 44/10).

... Empfängernummer prüfen: Der Anwalt muss durch organisatorische Vorkehrungen, insbesondere durch entsprechende allgemeine Anweisungen an sein Personal, sicherstellen, dass die Telefaxnummer des angeschriebenen Gerichts verwendet wird. Hierzu gehört, dass bei der erforderlichen Ausgangskontrolle ein Sendebericht ausgedruckt und dieser auf die Richtigkeit der verwendeten Empfängernummer überprüft wird, um nicht nur Fehler bei der Eingabe, sondern auch bereits bei der Ermittlung der Faxnummer oder ihrer Übertragung in den Schriftsatz aufdecken zu können. Die Überprüfung der Richtigkeit der im Sendebericht ausgewiesenen Empfängernummer ist anhand eines aktuellen Verzeichnisses oder einer anderen geeigneten Quelle vorzunehmen, aus dem bzw. der die Telefaxnummer des Gerichts hervorgeht, für das die Sendung bestimmt ist (BGH, Beschluss v. 26.5.2011, III ZB 80/10). Eine Kontrolle muss dabei nicht in unmittelbarem Anschluss an den Sendevorgang erfolgen, aber so rechtzeitig, dass eine erfolglos gebliebene Übermittlung noch innerhalb der verbleibenden Frist wiederholt werden kann (OLG Bremen, Beschluss v. 5.11.2018, 4 UF 85/18).

... Uhrzeit beim eigenen Faxgerät muss stimmen: Soll bei der Ermittlung der genauen Uhrzeit zum Zwecke der Wahrung der Frist allein die Anzeige des in der Anwaltskanzlei verwendeten Faxgerätes ausreichend sein, muss diese Anzeige zuverlässig die maßgebliche Zeit wiedergeben. Ist dieses Faxgerät technisch nicht dafür ausgelegt, selbstständig einen stetigen Abgleich mit der gesetzlichen Zeit vorzunehmen, hat der Anwalt dafür Sorge zu tragen, dass regelmäßig eine Überprüfung der Zeiteinstellung am Faxgerät stattfindet (BGH, Beschluss v. 27.1.2011, III ZB 55/10).

... Vollständigkeit der Übersendung prüfen: Bei der Übermittlung eines Prozesshilfeantrags durch Telefax muss ein Sendeprotokoll ausgedruckt und anhand dessen überprüft werden, ob alle Seiten des Originalschriftsatzes neben den erforderlichen Anlagen übermittelt wurden (BGH, Urteil v. 29.6.2010, VI ZA 3/09; BGH, Beschluss v. 7.7.2010, XII ZB 59/10; BGH; Beschluss v. 22.9.2010, XII ZB 117/10).

Hintergrundwissen:

Bei Fristfaxen ist insbesondere zu beachten:

1. Die Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze muss sich entweder – für alle Fälle – aus einer allgemeinen Kanzleianweisung
2. oder – in einem Einzelfall – aus einer konkreten Einzelanweisung ergeben.
3. Eine konkrete Einzelanweisung des Rechtsanwalts an sein Büropersonal, einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax zu übersenden, macht die weitere Ausgangskontrolle nicht entbehrlich.
4. Begeht der Anwalt bei der Unterschriftsleistung einen Fehler, ist dieser dem Mandanten trotz insgesamt ordnungsgemäßer Organisation der Kanzlei als persönliches Verschulden des Anwalts zuzurechnen, auch wenn die Kanzleianordnung nicht geeignet war, diesen Anwaltsfehler zu vermeiden.
5. Der Rechtsanwalt muss für eine Büroorganisation sorgen, die eine Überprüfung der per Telefax übermittelten fristgebundenen Schriftsätze auch auf die Verwendung einer zutreffenden Empfängernummer gewährleistet .
6. Auch hat der Anwalt durch geeignete Organisationsmaßnahmen sicherzustellen, dass nachgefragt wird, wenn das Gericht nicht im zeitlichen Rahmen einer beantragten Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist reagiert.
7. Bei Absendung eines Dokumentes per Telefax legt die Rechtsprechung Wert auf einen auf Übermittlungsstörungen und die entsprechende Seitenzahl geprüften Sendebericht; ein Sammel-Sendebericht genügt durchaus.
8. Es muss insoweit eine Anweisung zur Überprüfung des Sendeberichts bei Telefaxübermittlung als Teil der ordnungsgemäßen Organisation vorhanden sein.
9. Bei fristwahrenden Schriftsätzen muss die Seite mit der Unterschrift vor Mitternacht beim Empfänger ausgedruckt werden; "00.02 Uhr" ist nach der Rechtsprechung zu spät.

( Quelle: Deutsches Anwalt Office Premium)