Attraktive Arbeitgeberkanzleien

Es geht darum, den Arbeitsplatz attraktiv aus Mitarbeitersicht zu gestalten, sich eine positiv wahrgenommene Arbeitgebermarke aufzubauen und auf der Webseite und in den sozialen Medien die Zielgruppe Mitarbeiter konkret anzusprechen. Das wirkt nicht von heute auf morgen, zahlt sich auf lange Sicht allerdings aus. Kanzleien, denen das gelingt, erhalten regelmäßig Initiativbewerbungen und können sich die guten Mitarbeiter aussuchen.

Wenn Sie die Wünsche und Erwartungen der bestehenden und künftigen Mitarbeiter erfüllen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie bleiben bzw. sich bei Ihnen bewerben. So weit so bekannt. Doch was heißt das praktisch? Was zeichnet einen attraktiven Arbeitgeber aus und wie positionieren Sie sich im Sinne eines gelungenen Employer Branding aus Mitarbeitersicht?

Dabei geht es nicht um Wellness und Wunschkonzert, sondern handfeste Anforderungen an einen guten Arbeitsplatz, die den Unterschied von einem durchschnittlichen zu einem Top-Arbeitgeber ausmachen.

Vom Nachfrage- zu einem Anbietermarkt

Der Arbeitsmarkt hat sich seit einigen Jahren von einem Nachfrage- zu einem Anbietermarkt entwickelt. Mitarbeiter haben also die Auswahl und wenn sie auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber sind, dann vergleichen sie und entscheiden sich bewusst für die Kanzlei, die die besten Bedingungen bietet – und das hat nicht zwangsläufig mit der Gehaltshöhe zu tun.

Die Gruppe der latent wechselwilligen Mitarbeiter ist dabei besonders spannend. Gemeint sind Arbeitnehmer, die sich (noch) nicht aktiv nach einem neuen Job umschauen, jedoch unzufrieden im jetzigen Unternehmen sind. Sie ergreifen also nicht von sich aus die Initiative, doch können dazu bewegt werden, wenn sie eine erhebliche Verbesserung für sich erkennen. Fachkräfte gibt es also sehr wohl, die Frage ist nur, wie sie Ihre Kanzlei finden und was Sie zu bieten haben.

5 Erfolgsfaktoren für attraktive Arbeitgeberkanzleien

Es gibt Erfolgsfaktoren, an denen Sie arbeiten können:

1. Menschen,
2. Flexibilität,
3. Arbeitsplatz,
4. Innovation,
5. Gehalt.

Dabei brauchen Sie nicht in jedem Feld Spitze sein – zumindest nicht im ersten Schritt. Doch zu jedem einzelnen Erfolgsfaktor sollten Sie zumindest konkrete Aussagen treffen, was das bei Ihnen bedeutet. Diese 5 Bereiche eignen sich dann hervorragend, um auf Ihrer Kanzlei-Webseite bzw. einer eigenen Team-Webseite potenziellen Mitarbeitern die Pluspunkte aufzuzeigen und zu einem Kennenlern-Gespräch einzuladen.

Tipp: Diskutieren Sie mit Ihren bestehenden Mitarbeitern je Feld

• was sie mit den jeweiligen Begriffen verbinden,
• was ihnen dabei wichtig ist,
• wie das Thema in der Kanzlei positiv gelebt wird und
• wo sie Nachholbedarf sehen.

Zeichnen Sie dazu die folgende die Matrix auf eine Pinwand oder je ein Feld auf ein Flipchart. Nutzen Sie Klebezettel – grün für "Haben wir"/ gelb für "Sollten wir haben" und füllen Sie gemeinsam in der Diskussion die einzelnen Felder. So können Sie daraus einen eigenen Umsetzungsplan mit Prioritäten entwickeln:

Im Weiteren erhalten Sie je Erfolgsfaktor Anregungen und Denkanstöße, um Ihnen für die Diskussion in der Kanzlei erste Impulse und Anregungen zu geben.

1. Erfolgsfaktor: Menschen

"Menschen kommen zu Unternehmen, aber sie verlassen Vorgesetzte." Das Zitat von Reinhard K. Sprenger trifft den Nagel auf den Kopf. Das Verhalten als ein entscheidender Grund, ob Mitarbeiter kommen, bleiben und gehen.

Was tun, um als guter Chef wahrgenommen zu werden? Stellen Sie sich einfach einmal vor, Sie wären bei sich selbst angestellt. Wie würden Sie sich als Chef beschreiben? Wie gut sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten im stressigen Alltag? Wann und wie gehen Sie auf die Interessen und Wünsche Ihrer Mitarbeiter ein?

Ihre Führungsqualitäten haben dabei nicht nur Auswirkung auf die Stimmung in der Kanzlei, sondern auch auf das Engagement und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Wenn Sie sich über mangelndes Verantwortungsbewusstsein und fehlendes Mitdenken ihrer Mitarbeiter beklagen, kann es auch daran liegen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das gar nicht erwünscht ist. Wenn Sie sich also das nächste Mal über einen Mitarbeiter ärgern, der Aufgaben an Sie zurück delegiert oder die Stimmung im Büro schlecht ist, packen Sie sich zuerst an der eigenen Nase und stellen Sie sich folgende Fragen:

Bin ich ein MILS-Typ?

MILS ist die Abkürzung für Mach Ich Lieber Selber und befällt Steuerberater meistens kurz bevor sie etwas delegieren wollen. Denn sie glauben, es geht schneller, wenn sie es selbst erledigen. Doch das ist nur kurzfristig gedacht. Wer mittelfristig entlastet werden will, muss kurzfristig mehr Zeit investieren.

Wenn Sie Aufgaben und Verantwortung delegieren, geben Sie den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich zu entwickeln. Machen Sie sich dabei klar, dass der Mitarbeiter zu Beginn mindestens 25% länger braucht und einen anderen Ansatz oder Weg geht wie Sie. Das ist ok, denn anders bedeutet nicht zwangsläufig schlechter. Loslassen können heißt die Devise.

Gehe ich jeden Tag aufs Neue hochmotiviert in die Kanzlei und strahle Freude aus?

Wenn Sie häufig gestresst wirken, sich keine Zeit nehmen, um ein paar nette Worte mit den Mitarbeitern zu wechseln, Telefonate mit "lästigen" Mandanten abwimmeln lassen, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn die Stimmung im Keller ist. Ihre Persönlichkeit strahlt durch das ganze Büro und je kleiner die Kanzlei desto höher ist die Strahlkraft. Es gibt zwar mal Tage, an denen man nicht so gut drauf ist. Doch dafür können (in den meisten Fällen) Ihre Mitarbeiter nichts.

Tipp: Bevor Sie die Kanzlei betreten, 1 Minute Dauergrinsen - also die Mundwinkel zu einem extremen Lächeln nach oben ziehen. Dadurch werden von den Nerven entsprechende Signale an das Gehirn gesendet und die Anspannung verfliegt. 

Weiß ich, was meine Mitarbeiter gerade bewegt und interessiert es mich auch?

Wenn Sie sich nicht für Ihre Mitarbeiter interessieren, tun diese es umgekehrt auch nicht. Dann beschränkt sich der Einsatz auf die vereinbarte Arbeitszeit und das Engagement auf das Notwendige. Denn warum sollte sich ein Mitarbeiter für jemanden anstrengen, der ihn nicht wertschätzt. Mitarbeiterführung ist eine Dienstleistung für Menschen und ein Vollzeitjob. Wenn sich Steuerberater beklagen, dass sie gar nicht zum Arbeiten kommen, weil sie sich dauernd um die Mitarbeiter kümmern müssen, haben sie ihre Verantwortung als Führungskraft nicht verstanden. Nehmen Sie diese Verantwortung bewusst an.

Sehe ich meine Mitarbeiter als wertvolles Kapital oder als notwendige Kosten?

Kapital wird vermehrt, Kosten will man senken. Die Einstellung macht einen riesigen Unterschied, wie Sie Ihre Mitarbeiter behandeln.

Tipp: Um die Wahrnehmung zu verändern, benennen Sie das Konto "Personalkosten" um in "Mitarbeitereinkommen".

Was lernen meine Mitarbeiter von mir fachlich und menschlich?

Und zwar jeden Tag. Wissen so weiterzugeben, dass es andere verstehen und annehmen können, ist eine Kunst. Mitarbeiter zu beschäftigen kann jeder, Mitarbeiter führen die wenigsten. Dabei ist das Steuerrecht genauso wichtig, wie die Worte "Bitte", "Danke" und "Gerne".

Wann habe ich zuletzt ein Lob ausgesprochen?

Wenn Steuerberater einen Mitarbeiter ins Büro rufen, dann meistens, wenn sie einen Fehler entdeckt haben. Über Fehler wird ausführlich gesprochen; das Gute bleibt als Selbstverständlichkeit unkommentiert. Oft geht es bei Mitarbeiterführung gar nicht um Motivation, sondern darum Demotivation zu vermeiden. Es ist also nicht angebracht, auf Selbstverständlichkeiten übertrieben zu reagieren.

Es geht vielmehr darum, das Besondere (auch wenn es eine Kleinigkeit ist) wahrzunehmen und auszusprechen und so zu zeigen, dass Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter wertschätzen. Mitarbeiter spüren sehr wohl, ob und was Sie ernst meinen.

2. Erfolgsfaktor: Flexibilität

Unter den wichtigsten drei Gründen für die Arbeitgeberauswahl und Zufriedenheit am Arbeitsplatz findet sich bei Mitarbeiterbefragungen "Flexible Arbeitsplatzgestaltung". Kein Wunder, denn die "geregelte Normalfamilie", in der ein Partner Vollzeit arbeitet und sich der andere Partner um die Familie kümmert und im besten Fall Vormittag Halbtags arbeitet, während die Kinder im Kindergarten oder in der Schule sind, gibt es schon lange nicht mehr.

Im Familienalltag gibt es immer mehr Herausforderungen zu meistern. Alleinerziehende, die sich nach Schul- und Kindergartenzeiten richten müssen und Erwachsene, deren Eltern Pflege brauchen, können ein Lied davon singen.

Es sind kurzfristige individuelle Gestaltungsmöglichkeiten gefragt, um beispielsweise spontan einen halben Tag frei nehmen zu können, aber auch Teilzeitangebote bis hin zu Homeoffice, um den Tag rund um alle Verpflichtungen besser strukturieren zu können. Und der eine oder die andere interessiert sich inzwischen auch für ein Sabbatical, also eine mehrmonatige Auszeit.

All diese Angebote erhöhen die Lebensqualität aus Sicht des Mitarbeiters und machen die Kanzlei attraktiv. Die Kunst ist hier, die Erwartungen von Kanzleiinhaber und Mandanten und die Wünsche der Mitarbeiter unter einen Hut zu bekommen. Legen Sie dabei am besten die Rahmenbedingungen fest und lassen Sie dann die Mitarbeiter selbst diskutieren, welche Lösungen machbar sind.

3. Erfolgsfaktor: Innovation

Sie müssen nicht immer der Erste sein, der bei neuen Technologien "Hier" schreit. Doch wer immer noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen ist, wird ziemlich bald auch bei den guten Mitarbeitern abgehängt sein.

In Facebook-Gruppen wie "SteuerFach" mit über 21.000 Mitgliedern diskutieren Fachangestellte immer wieder über die digitalen Arbeitsweisen in den Kanzleien und äußern sich kritisch, wenn Chefs an Papierprozessen festhalten.

Sie zeigen mit dem digitalen Mindset, dass Ihre Kanzlei zukunftsorientiert aufgestellt ist und Mitarbeiter einen langfristig sicheren Arbeitsplatz haben. Mitarbeiter der Generation Y und Z, also die sogenannten Digital Natives, setzen digitale Arbeitsweisen sowieso voraus. Und das papierarme Arbeiten hat für diese Generation auch Signalwirkung in Sachen Umweltschutz und nachhaltig Arbeiten.

Es gibt inzwischen ein breites Angebot an Webinaren zur Online-Fortbildung. Hier können Sie auch mal außerhalb des Steuerrechts schauen und Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun. Bieten Sie interessierten Mitarbeitern auch die Fortbildungsmöglichkeiten zu Digitalisierung und Automatisierung an.

4. Erfolgsfaktor: Arbeitsplatz

Gehen Sie kurz einmal – tatsächlich oder in Gedanken – durch Ihre Kanzlei. Vom Eingang über die einzelnen Arbeitsräume, Sozialraum bis hin zu den Toiletten. Und stellen Sie sich dabei vor, Sie sind zum ersten Mal hier. Welche Gefühle weckt der Anblick der Räume und Arbeitsplätze? Wie würde ein Außenstehender das Klima in dieser Kanzlei beschreiben? Spürt man sofort Herzlichkeit und Wärme? Oder entsteht der Eindruck einer Behörde?

Und fragen Sie sich dann, wie ein Bewerber nach dem ersten Vorstellungsgespräch zu Hause von seinem Erlebnis berichtet. Wird er mit begeisterten Augen von einem tollen Ambiente schwärmen oder von langweiliger Bürotristesse? Zu neudeutsch: Ist Ihr Büro instagramfähig?

Der Grundriss eines Büros und bestimmte bauliche Besonderheiten lassen sich nicht ändern. Wenn Sie einen langen Flur haben, von dem alle Büroräume abgehen, ist das auf den ersten Blick kein schöner Anblick. Doch jeder Innenarchitekt wird Ihnen bestätigen, dass bereits mit kleinen Veränderungen wie Wandfarbe, Glastüren oder Bildern ein freundlicher und heller Eindruck geschaffen werden kann.

Gesundheit am Arbeitsplatz ist ein weiteres Thema, mit dem Sie sich positiv abheben können. Büroarbeit strapaziert die Rückenmuskulatur, die Augen werden stark beansprucht und die extreme Belastung der letzten zwei Jahre hinterlässt auch ihre psychischen Spuren.

5. Erfolgsfaktor: Gehalt

Das Gehalt ist bereits heute und wird in Zukunft zunehmend ein besonderer Anreizfaktor im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter sein. Je knapper das "Angebot" aufgrund des demografischen Wandels wird, desto mehr Kanzleien und Unternehmen anderer Branchen "buhlen" um die guten Kräfte. Inzwischen kommt es vor, dass Personaldienstleister Mitarbeiter direkt kontaktieren und mit Stellen bei anderen Kanzleien locken – für das doppelte Gehalt, vom Fleck weg.

Laut Arbeitswissenschaftler und Psychologe Frederick Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie gibt es sog. Hygienefaktoren, die als Grundlage am Arbeitsplatz vorhanden sein müssen, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Gehalt zählt neben Führungsstil, Arbeitsplatzsicherheit, Arbeitsbedingungen und zwischenmenschlichen Beziehungen zu diesen Grundlagen. Parallel dazu haben die Motivationsfaktoren wie Arbeitsleistung, Anerkennung, Arbeitsinhalte, Verantwortung oder Aufstiegsmöglichkeiten unmittelbare Auswirkung auf die Zufriedenheit.

Für eine hohe Arbeitszufriedenheit bedarf es sowohl hoher Hygiene- als auch hoher Motivationsfaktoren. Niedriges Gehalt bei viel Anerkennung funktioniert in diesem Sinne genau so wenig wie hohes Gehalt und wenig Anerkennung.

Eine Maßnahme im Bereich Hygienefaktor lässt sich auf jeden Fall umsetzen: Nutzen Sie sämtliche Bausteine der Nettolohnoptimierung, die Ihnen zur Verfügung stehen. Das ist nicht nur eine gute Beratungsdienstleistung für Mandanten, sondern auch in der eigenen Kanzlei eine hervorragende Möglichkeit das Nettogehalt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu erhöhen.