Damit eine Rechnung umsatzsteuerlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die folgenden Pflichtangaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- eine Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig vergeben, mit einer oder mehreren Zahlenreihen)
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Vorauszahlungen/Anzahlungen: Zeitpunkt der Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht dem Ausstellungsdatum der Rechnung entspricht),
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z.B. Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (dieser gesonderte Steuerausweis entfällt in Reverse-Charge-Fällen) oder ggf. den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
An sog. Kleinbetragsrechnungen werden deutlich geringere Anforderungen gestellt.
Bei innergemeinschaftlichen Leistungen USt-IdNr. erforderlich!
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder sonstigen Leistungen (§ 3a Abs. 2 UStG; B2B-Leistungen) muss die Rechnung stets die USt-IdNr. sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers beinhalten.
Bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (§ 25b UStG) muss in der Rechnung über die Lieferung an den letzten Abnehmer auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hingewiesen werden. Auch hier sind die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers anzugeben. Der gesonderte Steuerausweis entfällt.
Hinweis auf Aufbewahrungsfrist bei Rechnungen an Privatpersonen
Bei Werklieferung oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung zudem einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten, wenn dieser kein Unternehmer ist (oder zwar Unternehmer ist, die Leistung aber nicht für sein Unternehmen bezieht).
Alternative Bemessungsgrundlage bei Leistungen an Angehörige
Sofern die sog. Mindestbemessungsgrundlage (§ 10 Abs. 5 UStG) zur Anwendung kommt (z. B. bei verbilligten Leistungen an nahestehende Personen), müssen die Bemessungsgrundlage (statt des Entgelts) und der darauf entfallende Steuerbetrag angegeben werden.
Abrechnung per Gutschrift
Wird eine Rechnung nicht durch den leistenden Unternehmer, sondern durch den Leistungsempfänger erstellt (sog. Gutschrift), muss sie die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Die Abrechnung per Gutschrift muss zuvor vereinbart worden sein. Widerspricht der leistende Unternehmer einer (vereinbarten) Gutschrift, gilt sie nicht mehr als Rechnung.
Achtung: Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn darf nicht mit einer kaufmännischen Gutschrift verwechselt werden, wie sie häufig zur Korrektur von Rechnungen verwendet wird (z. B. zur Entgeltminderung bei mangelhafter Lieferung).
„Neue“ Pflichtangaben seit 2013
Seit Mitte 2013 sind bestimmte Hinweise in Rechnungen (auch vom Wortlaut her) zwingend vorgeschrieben. Das betrifft - neben der Angabe „Gutschriften“ - auch Hinweise auf die Anwendung der Sonderregelungen für Reiseleistungen und die Differenzbesteuerung (Gebrauchtgegenstände, Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und Antiquitäten). Ebenso muss beim sog. Reverse-Charge-Verfahren auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft mit den Worten „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ hingewiesen werden. Einzelheiten dazu finden Sie in unserem Top-Thema „Neue Pflichten bei der Rechnungstellung“.
Hinweis: Bei Reverse-Charge-Leistungen ist der Vorsteuerabzug nicht an das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung geknüpft.
