Controller-Tricks:

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Wer träumt nicht davon, dass neben einer gelebten Verkaufskultur auch unser Controlling im Unternehmen noch mehr gelebt wird? Zu Siemens-Nixdorf-Zeiten durfte ich in den 1980ger Jahren zwei Unternehmen erleben, die fusionierten und unterschiedlicher nicht sein konnten: Das eine war im Verkaufen spitze und das andere war in den Prozessen und im Rechnen spitze. Doch wie bekommt man beides hin? Wie bekommt man eine gemeinsame Kultur Hand-in-Hand hin?

Auch Controllerinnen und Controller sollten ihre Arbeit und ihre Ergebnisse immer wieder hinterfragen. Bringen uns neue Berichte und buntere Visualisierungen wirklich neue Erkenntnisse? Mit der Kopfstandmethode kann man sehr schön feststellen, was man weglassen darf.

Ein weit verbreiteter Trick erfahrener Controller ist der Vergleich eines Werts über einen gewissen Zeitraum hinweg. Solche Zeitreihen zeigen die Entwicklung einer Kennzahl über mehrere Perioden.

Oft sind die Ergebnisse aus dem Controlling nicht dramatisch genug, um die Verantwortlichen aufzurütteln. Maßnahmen werden nicht, zu spät oder in zu geringem Umfang ergriffen. Der Controller ist aufgerufen, die notwendige Dramatik zu schaffen. Reicht der einfache Vergleich nicht aus, muss der Zahlenfachmann in die nächsten Dimensionen gehen.

Immer dann, wenn zwei Zahlen miteinander verglichen werden, entsteht eine Abweichung. Controller müssen bei der Erstellung eines Berichts entscheiden, ob sie diese Abweichung hervorheben oder verschwinden lassen möchten, denn nicht immer ist eine Abweichung aussagekräftig.

Wenn sich Vergleichswerte auf unterschiedliche Größen beziehen, kann ein Bericht den Leser verwirren. Wie können Controller mit unkontrollierbaren Vergleichen im Reporting umgehen? 

Je detaillierter ein Bericht ist, desto mehr Informationen muss der Leser verarbeiten. Wie können Controller sicherstellen, dass die Leser sich besonders auf bestimmte Aussagen des Berichts konzentrieren?

Wie so häufig gibt es auch bei Kennzahlen durchaus unterschiedliche Definitionen. So können Netto- oder Bruttoumsätze berichtet werden. Controller müssen hier mit Fingerspitzengefühl vorgehen, welche Kennzahlen sie in Berichten vergleichen.

Kennzahlen aus unterschiedlichen Zeitperioden werden miteinander vergleichen, um die jeweilige Entwicklung darzustellen. Doch oft dauert es, bis dem Controller die aktuellsten Werte vorliegen. Dieser Trick zeigt, wie er das Reporting beschleunigen kann und wie Controller mit zeitlichen Vergleichsperioden punkten können.

Eine einzelne Kennzahl ist für den Außenstehenden schwer zu beurteilen. Für die Bewertung der Kennzahl benötigt er weitere Informationen. Vergleichswerte können helfen, die Kennzahl einzuordnen. Liefert ein Controller keine Vergleichswerte, kann er diese Beurteilung verhindern.

Wenn der Controller seine Arbeitsergebnisse persönlich vermittelt, kann er die Wahrnehmung der Informationen besser steuern. Dazu bieten sich fünf Stellschrauben an.

Nachfragen der Berichtsempfänger bieten jedem Controller die Chance, seine Arbeit nochmals darzustellen. Nicht alle sehen das so. Für viele sind Nachfragen lästig, obwohl sie ja den Erfolg der Berichte widerspiegeln. Einige Controller greifen dabei zu Tricks, um Nachfragen zu Kennzahlen zu vermeiden.

Wenn Controller ihre Ergebnisse präsentieren, kommt es auch auf die Ausdrucksweise an. In diesem Trick erfahren Sie, wie der Controller sich gut in Szene setzt und welche Formulierungen empfehlenswert sind.

Der Controller richtet seine Berichte auf die jeweilige Zielgruppe aus. Ist die Zielgruppe stark unterschiedlich, muss ein gleicher Inhalt unter Umständen mit verschiedenen Elementen und Medien präsentiert werden.

Kennzahlen sollen komplexe Sachverhalte möglichst vereinfacht darstellen. Die Regeln dazu, die Ursprungsdaten und die Berechnungsvorschriften, werden in Definitionen festgelegt. Dabei hat der Controller bestimmte Spielräume, die er aber wohlbedacht nutzen sollte.

Eine besonders beliebte Form von Kennzahlen sind Durchschnittswerte. Dabei werden viele Einzelwerte zu einer Kennzahl zusammengefasst, wenn es sich um gleichartige Daten handelt. Das bringt jedoch auch Tücken mit sich.

Grundsätzlich ist der Zeitpunkt, für den eine Kennzahl berechnet wird, ausschlaggebend für den berichteten Wert. Bei einigen Kennzahlen ist der Zeitpunkt in der Definition vorgegeben. Doch wann macht es Sinn, vom eigentlichen Zeitpunkt abzuweichen?

Der Controller kennt die Inhalte der Kennzahlen. Er beobachtet die Entwicklungen und erkennt, wann detailliertere Informationen notwendig sind. Dieser Controller-Trick zeigt typische Beispiele.

Mit Kennzahlen können Zeiten verdichtet werden. Außerdem nutzt der Controller die Zahlen, um mehrere Werte, die im Idealfall einen gleichen Inhalt haben, zu aggregieren.

Betriebliche Kennzahlen sind bei den Informationsempfängern sehr beliebt. Sie glauben, dass ihr Bereich mithilfe weniger Werte gesteuert werden kann. Mit den Erwartungen an Kennzahlen sind jedoch auch Irrtümer verbunden.

Neue KPIs in Reportings verursachen nicht immer Begeisterung  bei den verantwortlichen Empfängern. Trifft ein Bericht mehrere Empfänger und Verantwortungsbereiche, kann dies die Installationen neuer Kennzahlen vereinfachen.

Im Controllingbereich sammelt sich eine große Datenmenge. Der Controller muss auswählen, welche Daten in einen Bericht aufgenommen werden sollen. Falsche Entscheidungen können hier zu Fehlinterpretationen führen.

Ein Controller kann beeinflussen, wie viel Aufmerksamkeit ein Bericht bekommt. Es kann Gründe geben, einen Controllingbericht fallen zu lassen oder bestimmte Ergebnisse hervorzuheben. Wie dem Controller dies gelingt, erfahren Sie in diesem Tipp.

Es gibt Situationen, die es erforderlich machen, einen Bericht zu variieren. Heikel wird es, wenn ein Manipulationsverdacht aufkommt. 

Für einen Controllingbericht ist es wichtig, auch die Maßeinheit in Bezug auf Mengen und Zeitraum richtig auzuwählen. Sie kann das Ergebnis entscheidend beeinflussen.

Ein Bericht hängt entscheidend von der Auswahl der Inhalte ab. Controller müssen deshalb definieren, welche Daten berücksichtigt werden.

Reporting ist ein wichtiger Aufgabenbereich des Controllings. Doch für wen werden Berichte überhaupt erstellt? Und was ist dabei zu beachten?

Die Grundlage der Arbeit eines Controllers ist die Umwandlung eingehender Daten aus der Buchhaltung in Werte mit einer klar definierten Bedeutung für die Unternehmenssteuerung. Welche Berechnungen werden typischerweise durchgeführt?

Die Controller präsentieren die Ergebnisse ihrer Berechnungen und Analysen in definierten Controllingberichten. Sie sind die Quelle für alle entscheidungsrelevanten Informationen im Unternehmen. Damit haben Controller eine sehr hohe Verantwortung für die Qualität der Unternehmenssteuerung.