Fachbeiträge & Kommentare zu Gehaltsabrechnung

Rz. 79 Muster 4.10: Arbeitszeitkonto Muster 4.10: Arbeitszeitkonto (1) Es wird eine Jahresarbeitszeit von 2088 Stunden unter Zugrundelegung einer Arbeitszeit von 174 Stunden monatlich bei einer 6-Tage-Woche vereinbart. Im Ausgleichszeitraum von 12 Monaten muss ein Durchschnitt von 40 Wochenstunden erreicht werden. (2) Die Lage der Arbeitszeit wird am 15. eines Monats für den j...mehr

Rz. 6 Satz 1 Nr. 1 erweitert bei Prüfungen das Einsichtsrecht in bestimmte Unterlagen. Dies sind die Arbeitsverträge bzw. die Niederschriften nach § 2 NachwG, mit denen die wesentlichen Vertragsbedingungen über ein Arbeitsverhältnis bzw. ein Praktikumsverhältnis niedergelegt werden, sowie andere Geschäftsunterlagen. Welche Unterlagen dies sind, ist gesetzlich nicht definiert...mehr

Rz. 45 Für die Kontrolle der Mindestlohnzahlung sind regelmäßig die folgenden Unterlagen erforderlich: Arbeitsvertrag bzw. die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses ergeben (§ 2 NachweisG) Praktikantenvertrag, wenn das Praktikumsverhältnis mindestlohnpflichtig ist Arbeitszeitnachweise Lohnabrechnungen Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen und...mehr

Rn. 1150 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Die Vorschrift will die Lohnabrechnung vereinfachen (s Rn 5) und Belastungen des ArbN vermeiden (BT-Drucks 11/4803, 46). Rn. 1151 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 § 3 Nr 30 EStG befreit Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines ArbN (Werkzeuggeld) von der ESt, soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des ArbN nicht off...mehr

Rz. 94 Der Zoll darf Einsicht in mitgeführte Unterlagen nehmen, allerdings nur in solche, von denen anzunehmen ist, dass aus ihnen Umfang, Art und Dauer der Beschäftigungsverhältnisse oder der tatsächlichen oder scheinbaren Tätigkeiten hervorgehen oder abgeleitet werden können. Dies können z. B. Lohnabrechnungen, Kontoauszüge oder Lohnquittungen, bei ausländischen Arbeitnehm...mehr

Arbeitgeber konnten ihren Beschäftigten vom 1.3.2020 bis 31.3.2022 Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1.500 EUR pro Dienstverhältnis steuerfrei auszahlen oder als Sachleistungen gewähren.[1] Als Voraussetzung für die Steuerfreiheit musste die Corona-Sonderzahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Außerdem musste aus den vertr...mehr

In den Fällen, in denen das Beschäftigungsverhältnis am Insolvenztag wegen einer der in § 7 Abs. 3 Satz 3 SGB IV genannten Tatbestände unterbrochen ist, ist eine Unterbrechungsmeldung mit einem der zutreffenden Abgabegründe "51" bis "53" zum letzten Tag mit Anspruch auf Arbeitsentgelt zu erstatten. Als Tatbestand nach § 7 Abs. 3 Satz 3 SGB IV zählt z. B. der Bezug von Kranke...mehr

Bisher wurde im Beitragsrecht der Sozialversicherung davon ausgegangen, dass ein Entgeltverzicht bzw. eine Entgeltumwandlung zur Beitragsfreiheit der daraus resultierenden Arbeitgeberleistung nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung führt, wenn der Verzicht ernsthaft gewollt und nicht nur vorübergehend sowie auf künftig fällig werdende Arbeitsentgeltbestandteile gericht...mehr

Eine pauschale Besteuerung kann z. B. für die folgenden Leistungen möglich sein[1]: Verpflegung mit 25 %[2], Betriebsveranstaltungen mit 25 %[3], Erholungsbeihilfen mit 25 %[4], Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit 25 %[5], Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten mit 25 %[6], Internetzuschuss mit 25 %[7], Übereignung von und Zuschüsse zu Ladevorrichtungen für Elektrof...mehr

Sobald ein Arbeitnehmer eine nicht geringfügige versicherungspflichtige (Haupt-)Beschäftigung und mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern ausübt, gilt Folgendes: Die (Haupt-)Beschäftigung und die zeitlich zuerst aufgenommene geringfügig entlohnte Beschäftigung werden – wie im ersten Absatz oben dargestellt – jeweils für sich versicherungs...mehr

Anders als in der Krankenversicherung wird in der Renten- und Arbeitslosenversicherung die Versicherungspflicht als Arbeitnehmer aufgrund einer hauptberuflich ausgeübten selbstständigen Erwerbstätigkeit nicht ausgeschlossen. Nimmt ein Selbstständiger eine abhängige Beschäftigung auf, ist er in der Renten- und Arbeitslosenversicherung nach den allgemeinen Regelungen versicher...mehr

Die rückwirkende Feststellung von Sozialversicherungspflicht bei Beschäftigungsverhältnissen, die bei der Entgeltabrechnung zunächst nach den Kriterien eines Minijobs mit Verdienstgrenze verbeitragt und versteuert wurden, kostet Arbeitgeber Zeit und Geld. Neben dem administrativen Aufwand, den eine solche Umrechnung mit sich bringt, steht vor allen Dingen der finanzielle Meh...mehr

Sachverhalt 10 Mitarbeiter einer Jugendherberge erhalten täglich Frühstück, Mittag- und Abendessen. Pro Mahlzeit müssen die Mitarbeiter 2 EUR zahlen. Der monatliche Betrag wird vom Nettogehalt einbehalten. Wie sich aus den Aufzeichnungen für das laufende Jahr ergibt, wurden die 10 Mitarbeiter wie folgt verpflegt: 2.200 Frühstücke, 2.250 Mittagessen, 1.800 Abendessen. Die Durchsc...mehr

Die Entgeltumwandlung in einer betrieblichen Altersversorgung (bAV) ist eine Handlungsalternative, wenn ein Minijob im Versicherungsstatus vorliegt und neben dem Minijob kein weiteres Arbeitsverhältnis ausgeübt wird und der zeitliche Umfang einer geringfügigen Beschäftigung nicht eingeschränkt, sondern eher noch erweitert werden soll. Eine Anhebung der Vergütung auf das aktuelle...mehr

Eine neben dem freiwilligen Wehrdienst ausgeübte geringfügig entlohnte Beschäftigung ist in der Kranken- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei sowie in der Pflegeversicherung nicht versicherungspflichtig. In der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht, sofern kein Befreiungsantrag gestellt wurde. Der Wehrdienst gilt nicht als versicherungspflichtige (Haupt-)...mehr

Der Dienstwagen ist also auch während des Bezugs von Mutterschaftsgeld Bestandteil der Vergütung. Der Arbeitgeber schuldet den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld grundsätzlich in Höhe eines bestimmten "Unterschiedsbetrags". Indem er der Arbeitnehmerin den Dienstwagen auch während der Schutzfrist weiter zur Verfügung stellt, wird ein Teil des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld in F...mehr

Die Erhebung von Säumniszuschlägen ist nicht in das Ermessen der Rentenversicherungsträger gestellt. Ob mit dem Prüfbescheid auch Säumniszuschläge zu erheben sind, richtet sich nach § 24 SGB IV. Wird eine Beitragsforderung mit Wirkung für die Vergangenheit festgestellt, ist ein darauf entfallender Säumniszuschlag nicht zu erheben, soweit der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass...mehr

Hintergrund der Gesetzesänderung war die Forderung, mit ständig steigendem Mindestlohn auch die Minijobgrenze anzupassen. Bis zum 30.9.2022 lag eine geringfügig entlohnte Beschäftigung nur vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die Grenze von 450 EUR nicht überschritten hat. Sofern eine Beschäftigung zu Mindestlohnbedingungen ausgeführt wird, erforderte diese st...mehr

Eine Jahresmeldung ist für jeden über den 31.12. eines Jahres hinaus versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, also der Januarabrechnung, zu erstatten. Auch für versicherungsfreie geringfügig entlohnt Beschäftigte sind Jahresmeldungen zu erstellen. Die Meldung muss spätestens bis zum 15.2. des folgenden Jahres erfolgt sein. Krankenkassen ...mehr

Sachverhalt Die Mitarbeiter eines Industrieunternehmens erhalten beim Kauf eines Pkws bei einem bestimmten Hersteller einen Rabatt von 20 % auf den Bruttolistenpreis, wenn diese nachweisen können, dass sie bei dem Industrieunternehmen angestellt sind. Der Preisnachlass beruht auf einem Rahmenabkommen zwischen dem Unternehmen und dem Pkw-Hersteller. Im Januar erwirbt ein Mitar...mehr

Wenn ein Beamter neben seinem Beamtenverhältnis eine (Haupt-)Beschäftigung und eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ausübt, besteht in der Hauptbeschäftigung Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht. Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist neben der (Haupt-)Beschäftigung in der Rentenversicherung versicherungspflichtig, soweit das monatliche Entgelt 538 EUR nicht ...mehr

Seit 2020 ist bei verbilligter Überlassung einer Wohnung im Normalfall nur noch der Unterschiedsbetrag zwischen dem nach Anwendung des Bewertungsabschlags auf 2/3 gekürzten ortsüblichen Mietwert und der vom Arbeitnehmer gezahlten Miete lohnsteuerpflichtig. Das gilt aber nur dann, wenn der Unterschiedsbetrag mehr als 50 EUR monatlich beträgt, da geldwerte Vorteile bis zu 50 E...mehr

Rz. 111 Nach § 4 Abs. 1 SchwarzArbG darf der Zoll Einsicht in alle Lohn- und Meldeunterlagen, Bücher und andere Geschäftsunterlagen, aus denen Umfang, Art oder Dauer von tatsächlich bestehenden oder vorgespiegelten Beschäftigungsverhältnissen oder Tätigkeiten hervorgehen oder abgeleitet werden, nehmen. Da der Begriff des Beschäftigungsverhältnisses ein sozialversicherungsrec...mehr

Sachverhalt Ein Bezieher von Arbeitslosengeld, gesetzlich krankenversichert, arbeitet 5 Stunden wöchentlich als Aushilfe für 12,50 EUR in der Stunde. Das monatliche Gehalt beträgt 271,88 EUR. Nach Abzug der 2 %igen Pauschalsteuer überweist der Arbeitgeber 266,44 EUR (271,88 EUR – 5,43 EUR). Auf die Rentenversicherungspflicht hat der Arbeitslosengeldbezieher in dieser Tätigke...mehr

Arbeitnehmerfinanzierte betriebliche Altersversorgung kann grundsätzlich nur durch die Herabsetzung von künftigem Arbeitslohn erfolgen. Die Finanzverwaltung lässt aus Vereinfachungsgründen zu, dass die Entgeltumwandlung auch bereits erdienten Arbeitslohn umfasst, wenn er noch nicht fällig ist. Die Regelung gilt sowohl für laufenden Arbeitslohn als auch für Einmal- und Sonder...mehr

Rz. 22 Nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber und damit auch als Verleiher entgegen § 17 Abs. 2 MiLoG die für die Kontrolle der rechtzeitigen Zahlung des Mindestlohns erforderlichen Unterlagen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise bereithält. § 17 Abs. 2 MiLoG benennt die Unterlagen nicht, die bereitzuhal...mehr

Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist auch für volle Kalendermonate der Elternzeit oder der Krankheit anzusetzen. Die 0,03-%-Monatspauschale berücksichtigt die Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Darauf, wie oft im Kalendermonat das Fahrzeug tatsächlich zu Fahrten zwischen ...mehr

Rn. 62 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Der StPfl muss gemäß § 37b Abs 3 S 3 EStG den Empfänger über die Pauschalversteuerung unterrichten, eine spezielle Formvorschrift gibt es nicht. Die Unterrichtung kann in einfachster, sachgerechter Weise erfolgen, wobei auf den Empfängerkreis abzustellen ist. Bei eigenen ArbN kann ein Hinweis in der Lohnabrechnung oder aber auch ein Aushang ...mehr

Grundsätzlich ist zwischen der funktionalen und der divisionalen Gliederung der Personalabteilung zu unterscheiden. Bei der funktionalen Gliederung werden Arbeitsaufgaben, Tätigkeitsbereiche oder Arbeitsprozesse bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Bei der divisionalen Gliederung wird das Unternehmen aufgeteilt in bestimmte Mitarbeitergruppen oder in Unternehmenseinheiten bzw...mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zum Klima- und Umweltziele umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht aber kein generelles umw...mehr

Ergibt die Einschätzung, dass es sich weder um eine Aufmerksamkeit noch um eine Zuwendung im überwiegend betrieblichen Sinn handelt, dann muss zunächst einmal grundsätzlich von einem geldwerten Vorteil gem. § 8 Abs. 2 EStG (Sachbezüge allgemein) oder gem. § 8 Abs. 3 EStG (Waren bzw. Dienstleistungen des Arbeitgebers, die er üblicherweise fremden Letztverbrauchern anbietet) a...mehr

Auf Warengutscheine, die der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder von Dritten erhält, ist die Freigrenze von 50 EUR monatlich unter bestimmten Voraussetzungen anwendbar. Die Gutscheine dürfen nur zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Gutscheinkarten gelten nur dann als Sachbezug, wenn sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsge...mehr

1.1 Fachexperte für Lohn und Gehalt Die Bezeichnung "Entgeltabrechner" ist grob irreführend, denn das Entgelt wird eher nebenbei abgerechnet. Vielmehr geht es darum, die Voraussetzungen für eine korrekte Entgeltabrechnung zu schaffen – und die sind komplex. Zahlreiche Gesetze, Verordnungen, Gerichtsurteile, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, individuelle vertragliche Verei...mehr

1.1 Mitgliedschaft während Leistungsbezug Die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung bleibt erhalten, solange Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht.[1] Aufgrund des Bezugs von Mutterschaftsgeld besteht grundsätzlich auch Arbeitslosenversicherungspflicht.[2] Dies hat für den Arbeitgeber allerdings keine unmittelbare Bedeutung, da die Beiträge durch die Krankenk...mehr

Neben all den genannten Fähigkeiten und Aufgaben sind die Payroller mit einer großen Zahl an administrativen Vorgängen rund um die monatliche Entgeltabrechnung beschäftigt. Diese Basistätigkeiten begleiten die einzelnen Personalfälle im Unternehmen vom Onboarding bis zum Austritt.mehr

In vielen Unternehmen wird die technische Payroll-Lösung außerdem im Laufe der Jahre bisweilen gewechselt, etwa durch Fusionen mit anderen Firmen oder aufgrund neuer strategischer Ausrichtungen. Der Übergang auf eine neue Software ist eine Art Meisterklasse der Entgeltabrechnung, denn die Praktiker dürfen im Zuge der Neuausrichtung nichts vergessen und keine Fehler machen, u...mehr

Alles ist gut, solange es ruhig ist – und die Payroll reibungslos arbeitet. Kommt es jedoch zu nicht termingerechten oder falschen Zahlungen, drohen Rebellion und Imageschaden. Hier hat die Fachabteilung für Entgeltabrechnung ebenfalls eine ausnehmend wichtige Funktion, denn auch sie ist ein Garant für den Betriebsfrieden.mehr

Der Ruf der Fachabteilung für Entgeltabrechnung ist in den Unternehmen oftmals kein guter – und das hat mehrere Gründe. Zunächst wird die Aufgabenvielfalt der Lohnexperten von der übrigen Belegschaft und der Geschäftsführung eher nicht gesehen. Weiterhin haben viele Arbeitnehmer nur dann mit der Payroll zu tun, wenn sie glauben, dort seien Fehler zu ihrem Nachteil gemacht wo...mehr

Der Entgeltabrechnung muss umsetzen, was der Gesetzgeber vorgibt. Das ist nicht immer leicht. Entscheidungen der hohen Politik können den Entgeltempfänger bares Geld kosten und dieser wendet sich dann natürlich an seine Fachabteilung im Unternehmen. Unverständnis und sogar Wut richten sich daher immer wieder auch gegen die Entgeltabrechner, stellvertretend für den Gesetzgeber.mehr

Zu all diesen Dingen gesellt sich noch ein weiteres Merkmal dieses Berufsbildes, das zumindest bei den Beschäftigten jenseits der Personalabteilung gerne unter den Tisch fällt: Der Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung. Während in den übrigen Bereichen der Unternehmen in aller Regel ab Mitte Dezember die Vorweihnachtsstimmung steigt und die Arbeitsbelastung sinkt, verhält e...mehr

Ob als Abrechner, Berater, Geheimnisträger, interner Berichterstatter, ausführendes Organ des Gesetzgebers oder Bewahrer des Betriebsfriedens – die Fachkraft für Entgeltabrechnung hat viele Funktionen. Die Payroll sorgt dafür, dass die Beschäftigten termingerecht das korrekte Entgelt auf dem Konto haben. Sie sorgt ferner dafür, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in ...mehr

Die Bezeichnung "Entgeltabrechner" ist grob irreführend, denn das Entgelt wird eher nebenbei abgerechnet. Vielmehr geht es darum, die Voraussetzungen für eine korrekte Entgeltabrechnung zu schaffen – und die sind komplex. Zahlreiche Gesetze, Verordnungen, Gerichtsurteile, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, individuelle vertragliche Vereinbarungen müssen nicht nur beachtet...mehr

Wer in der Entgeltabrechnung tätig ist, muss den Beschäftigten oftmals Sachverhalte erklären. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich Nettoentgelte vermindern. Dann muss dargestellt werden, warum eine neu vereinbarte Entgeltumwandlung oder ein kürzlich angeschaffter Dienstwagen den Auszahlungsbetrag verändern. Oder es wird verdeutlicht, dass die Beitragssätze zur Sozi...mehr

Wer jemals ein System für Entgeltabrechnung näher betrachtet hat, der weiß genau um dessen Komplexität. Man muss folglich die "Knöpfe" auch bedienen können, sich mit dem EDV-Programm auskennen und muss das Abrechnungssystem beherrschen – obwohl dieses eben nicht alle Arbeit abnimmt, sondern nur einen kleinen Teil. Jedes Verfahren hat also seine eigene Logik und die Funktionen...mehr

Werden Beiträge zur Sozialversicherung oder die Lohnsteuer falsch berechnet und kommt es in der Folge zu fehlerhaften Abführungen an die Träger der sozialen Sicherung und das Finanzamt, so haftet der Arbeitgeber. Das kann sehr teuer werden und im Extremfall sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Die Fachleute für Entgeltabrechnung sind das Bollwerk gegen diese Risiken, si...mehr

Die aktuellen Zeiten zeigen es deutlich auf: Die Fachleute für Entgeltabrechnung in den Unternehmen sind neben all ihren anderen Aufgaben auch wichtige Krisenmanager, man denke allein an die komplexen und heiklen Themen Kurzarbeit und die wiederholten entgeltrelevanten Änderungen des Infektionsschutzgesetzes. Da sind profunde Kenntnisse gefragt, ebenso wie gute Nerven – manc...mehr

Die Möglichkeiten und Ansatzpunkte zum Erreichen eines Fast Close sind vielfältig. In jedem Unternehmen gibt es individuelle Besonderheiten und Abläufe, die eine spezielle Herangehensweise an das Fast-Close-Projekt erfordern. Im Folgenden werden einige Beispiele genannt: Vorgelagerte Abteilungen liefern abschlussrelevante Informationen und Unterlagen zu spät oder in schlechte...mehr

Die Lohnexperten üben viele Aufgaben parallel aus. Unter dem Strich garantieren sie Monat für Monat die pünktliche Auszahlung des richtigen Nettoentgelts und sorgen für die termingerechte Überweisung aller Beiträge und Steuern in die staatlichen Systeme. Ohne eine perfekt funktionierende Payroll gerieten viele Unternehmen rasch in Konflikte mit ihren Beschäftigten und dem St...mehr

Die Geschäftsführung stellt nicht nur Fragen und bittet regelmäßig um Reports, sie ist auch ein elementarer Partner der Payroll. Wie beschrieben trifft sie eine Reihe an wichtigen Entscheidungen auch auf Basis von Berichten und Werten aus der Entgeltabteilung. Oftmals steht hier das Personal im Zentrum, ob es nun um Gehaltserhöhungen oder Neueinstellungen geht. Hochrechnunge...mehr

Die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung bleibt erhalten, solange Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht.[1] Aufgrund des Bezugs von Mutterschaftsgeld besteht grundsätzlich auch Arbeitslosenversicherungspflicht.[2] Dies hat für den Arbeitgeber allerdings keine unmittelbare Bedeutung, da die Beiträge durch die Krankenkasse getragen werden. Zur Rentenversicher...mehr