Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Überblick Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller beachten müssen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung §§ 238 ff. HGB §§ 140 ff. AO (insbes. §§ 146, 146a, 146b, 147 AO) und § 158 AO Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu §§ 140 ff. und § 158 § 22 UStG i. V. m. § 63 UStDV § 8 GewStG Gesetz...mehr

Überblick Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen. Ein ganz wesentlicher Anteil an der Buchführung hat die Kassenführung. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Bargeldverkehr können die Kassenbewegungen einen überwiegenden Teil der Buchführung ausmachen. Festgestellt...mehr

Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB) §§ 140 ff. AO (insbes. §§ 146, 146a, 146b, 147 AO) und § 158 AO Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu §§ 140 ff. und § 158 § 22 Umsatzsteuer...mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,...mehr

Auch Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller müssen gem. den GoBD[1] ihr Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation beschreiben. Diese muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Rz. 154 der GoBD[2] verlangt zudem, dass Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvo...mehr

Bereits in der Antike kannte man Geräte zur Fahrpreisermittlung. Eine mit zahlreichen Kugeln versehene Zahnradkonstruktion soll der Überlieferung zufolge immer nach einer bestimmten Wegstrecke eine Kugel in eine spezielle Vorrichtung abgegeben haben. Die zurückgelegte Strecke ergab sich danach aus der Anzahl der im Gefäß gelandeten Kugeln. Erste "moderne" Fahrpreisanzeiger wu...mehr

Auch wenn die GoBD[1] in Rn. 20 nicht ausdrücklich auf Unterhaltungsgeräte hinweisen, ist der Vorschrift sinngemäß zu entnehmen, dass es sich auch bei Unterhaltungsgeräten um Geräte handelt, die als Vor- oder Nebensystem zu den betrieblichen Datenverarbeitungssystemen zählen. Soweit mit Unterhaltungsgeräten Einnahmen aufgezeichnet werden, gelten die gleichen Regelungen wie f...mehr

Inwieweit die verschärften Anforderungen des Kassengesetzes 2016 auf Geldspielgeräte und andere Automaten anwendbar sind, ist derzeit immer noch strittig. Nach aktuellem Stand der Kassensicherungsverordnung [1] gehören Geldgewinnspielgeräte nicht zu den in § 146a AO genannten elektronischen Aufzeichnungssystemen. Dies hat zur Folge, dass die in § 146a AO für die Wirtschaftsja...mehr

Bei einem Geldspielgerät werden die Vorgänge durch ein elektronisches Zählwerk erfasst. Diese Daten werden im sog. VDAI-Protokoll (Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.) gespeichert (sog. "Kassenstreifen") und können über eine Schnittstelle mit entsprechenden Lesegeräten ausgelesen werden. Sind digitale Daten vorhanden, ist es nicht zulässig diese zu löschen und stat...mehr

Gemäß Tz 10.1 der GoBD[1] ist das betriebliche DV-System in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des DV-Verfahrensablaufs hat gerade im Taxigewerbe besondere Bedeutung. Daraus müssen sich nachvollziehbar alle Einzelschritte von der Datenerfassung im Taxameter bzw. i...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann, was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird detailliert auf die Einzelaufzeichnungspflicht und die...mehr

Es stellt sich die Frage, ob Taxameter und Wegstreckenzähler auch dann umgerüstet werden mussten, wenn sie gar keine Einzeldaten aufzeichneten. Auch wenn ab dem 1.1.2017 neue Regelungen in Kraft getreten sind, so ist diese Frage für die Beurteilung der ordnungsmäßigen Buchführung bis zu diesem Zeitpunkt von grundlegender Bedeutung. Praxis-Beispiel Taxameter mit eingeschränkte...mehr

Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der GoBD[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet werden, gehören sie vergleichbar den Registrierkassen unstrittig zu den Vor- bzw. Nebensystemen einer elektronischen Buchführung. Auch wenn im BMF-Schreiben v. 26.11.2010 [2] zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen b...mehr

Eine mit einer elektronischen Registrierkasse vergleichbare Journaldatenaufzeichnung ist nach Herstellerangaben mit der neuesten Gerätegeneration möglich. Für den Aufsteller besteht keine Möglichkeit, seine (Alt-) Geräte, die bislang nur zu Tagessalden zusammengefasste Umsätze aufzeichnen, technisch nachzurüsten. Gemäß den rechtlichen Anforderungen nach den GoBD[1] müssten di...mehr

Das "Kassengesetz 2016"[1] erlaubt auch künftig jedem Unternehmer eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist und dennoch keine Registrierkasse anschaffen will, muss seiner Aufzeichnungsverpflichtung auf anderer Weise nachkommen. Die Anford...mehr

Die auf dem "langen Ausdruck" befindlichen Statistikdaten gehören zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Sie geben u. a. Aufschluss über die Veränderungen im Bestand der Röhren bzw. Hopper und zeichnen damit steuerlich bedeutsame Beträge auf. Diese für die Besteuerung zweifellos relevanten Daten werden oft fälschlicherweise als S...mehr

Steuerliche Bemessungsgrundlage ist der nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums mittels Zählwerk ermittelte Kasseninhalt abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Bei Geldspielgeräten mit Gewinnmöglichkeit wird auf den Auslesestreifen ein Saldo (1) und ein Saldo (2) dargestellt. Die Salden werden nach folgendem Schema ermittelt: Entwicklung von Saldo (1) und Saldo (2)mehr

Nach der Vorschrift des § 102 AO haben auch Apotheker das Recht, Auskünfte über Dinge, die ihnen ihre Kunden anvertraut haben oder die im Rahmen der Geschäftstätigkeit bekannt geworden sind, gegenüber den Finanzbehörden zu verweigern. Sie dürfen auch die Vorlage von Unterlagen verweigern, aus denen sich entsprechende personenbezogene Daten ihrer Kunden ergeben. Gemeint sind ...mehr

Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen (Heiß- und Kalt-) Getränke, Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit der EC-Karte. In Deutschland werden mehr als eine halbe Mio. Warenautomaten betrieben, mit denen ein Umsatz von über 2,5 Mrd. EUR erzielt wird. Moderne Automaten verfügen über ein...mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc...mehr

Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 [1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kiosk...mehr

Im Teil J der Jahressteuererklärung sind die abziehbaren Vorsteuerbeträge einzutragen. Der Teil der Vorsteuerbeträge kann in zwei Bereiche unterteilt werden: Zum einen die in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 – 5 UStG enthaltenen gesetzlichen Vorsteuerabzugsgründe, zum anderen Sonderformen des Vorsteuerabzugs.mehr

Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten....mehr

Rz. 13 Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht mit Gültigkeit ab 29.12.2016 nunmehr erstmals im Gesetz normiert. Auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)[1] betont die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ergebende Pflicht zur Einzela...mehr

Bevor jemand in die Selbstständigkeit startet, ein Gewerbe anmeldet (z. B. angehender WEG-Verwalter als Einzelunternehmen) oder eine eintragungspflichtige Personen-/Kapitalgesellschaft gründet, bedarf es auch der Abklärung, ob die neue Firma bzw. das neu gegründete Gewerbe der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungspflicht unterliegen. Antworten hierzu ergeben sich (neben d...mehr

In den GoBD wird klar zum Ausdruck gebracht, dass keine Zertifizierung von Datenverarbeitungssystemen und -techniken durch die Finanzverwaltung erfolgt. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit werden ebenfalls nicht erteilt – weder im Rahmen von Außenprüfungen noch als verbindliche Auskunft.[1] Zertifikate oder Testate Dritter können für die Wahl eines Systems hilfreich sein, b...mehr

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein.[1] Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat.[2] Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegf...mehr

Für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle im Journal ist eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle (im Rahmen der Grundaufzeichnungen) notwendig.[1] Dabei gilt es zu beachten, dass zeitversetzte Buchungen im Journal nur dann statthaft sind, wenn die Geschäftsvorfälle vorher schon vollständig und richtig verbucht wurden und in den Grun...mehr

Sowohl für Papiervorgänge als auch für elektronische Belege gelten inhaltlich dieselben Voraussetzungen. Aus diesem Grund sind sowohl Papier- als auch elektronische Belege zeitnah gegen Verlust zu sichern. [1] Zeitnah in diesem Zusammenhang bedeutet möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung.[2] Die Art und Weise der Belegsicherung ist ebenfalls in den GoBD beschriebe...mehr

Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle im Rahmen einer zeitlichen und sachlichen Ordnung aufgezeichnet werden. Die GoBD beschreiben hier die eigentlich selbstverständliche Funktion der Grundaufzeichnungen sowie der Journal- und Kontenfunktion. Deshalb ist die Buchhaltung technisch und organisatorisch so einzurichten, dass die elektronischen Buchungen und die sonst erfor...mehr

Überblick Mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019 [1] hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff zusammengefasst und tiefergehend erläutert. Dabei wurde der "alte" Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" einmal mehr in seiner Gültigkeit bestätigt. Diese Maxime gilt auch weiterhin uneingeschränkt für mo...mehr

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.[1] Die Digitalisierung der Unter...mehr

Die GoBD beschreiben allgemein und abstrakt die Voraussetzungen an die Belege bei der Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der gesetzlichen Ermächtigung[1] wurde die sog. "Kassensicherungsverordnung" erlassen, welche die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegführung beschreibt. Als Aufzeichnungssysteme in diesem S...mehr

Im Gegensatz zur Unternehmensbuchhaltung, deren Vorschriften im HGB und den Steuergesetzen gesetzlich verankert sind und die eine doppelte Buchführung verlangt (siehe oben Kap. C.I.2.1), enthält das WEG keine konkreten Vorgaben zur Buchführung der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaften (= Objektverwaltung). Wesentliche Grundlagen einer ordnungsmäßigen Verwaltung si...mehr

Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden i. d. R. sofort über die Grundaufzeichnungen sowohl klassisch als auch elektronisch erfasst. Damit erfolgt die Belegsicherung im Rahmen der Belegfunktion.[1] Durch diese Maßnahme wird grundsätzlich auch die Unveränderlichkeit der entsprechenden Daten sichergestellt. Die Geschäftsvorfälle werden durch diese Grundaufzeichnungen in der ze...mehr

Grundsätzlich dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden.[1] Die (negativen) Folgen, die bei einem Verstoß aus diesem formellen Mangel gezogen werden, sind einzelfallabhängig.[2] In Frage kann hier beispielsweise eine Zuschätzung in Form eines Unsicherheitszuschlags kommen. Sofern sich Änderungen an den erfassten Daten ergeben, sind diese zu protokollieren.[3] D...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ergänzend wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch...mehr

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Während das Kürzel GoB hinlänglich bekannt ist, steht das moderne Kürzel GoBD für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der alte Begriff "GoB" war ein unbestimmter Rechtsbegriff aus dem Handelsrecht, basierend auf § 238 HGB. Die GoB werden im Handelsrecht angesproche...mehr

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Sch...mehr

Überblick Mit Schreiben vom 28.11.2019 (mit Änderungen vom 11.3.2024) hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff sowie hinsichtlich digitaler Verfahren zusammengefasst. I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb ein...mehr

"Bücher" i. S. d. GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten.[1] Bücher und Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden.[2] Bedingung ist jedoch, dass die Form der Buchführung sowie der angewandten Verfahren den GoB entsprechen. In der Papierform spricht man...mehr

Die GoBD stellen klar, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnung...mehr

Der buchhalterische Begriff "Bücher" entspringt handelsrechtlichen (auch historischen) Ausführungen. Zur Fertigung einer klassischen (Papier-) Buchhaltung wurden die entsprechenden Vorgänge in der äußeren Form eines Buches, einer Kladde, auf Papierkonten oder in einem (Papier-) Journal aufgezeichnet. Die äußere Form war hierbei jedoch unbeachtlich. Nach den GoBD umfasst der ...mehr

In den GoBD wird gefordert, dass neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen elektronisch bereitgestellt werden. Mit der Anlage zu den GoBD wurde diese Verpflichtung etwas relativiert. Weil die geforderten Strukturinformationen in kleineren Unternehmen häufig nicht bekannt sind, haben Finanz...mehr

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann.[1] Elektronische Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich auch den gleichen Prinzipien wie manuell geführte Bücher oder Aufzeichnungen.[2] Die GoB bzw. GoBD erstrecken sich damit nicht nur auf die elektronische Bu...mehr

Die GoBD beschreiben abstrakt die Voraussetzungen für die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Die Kassensicherungsverordnung [1] sowie der AEAO zu § 146b beschreiben, welche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gestellt werden und wie die Durchführung einer sog. "Kassen-Nachschau" geregelt ist. Als Aufzeichnun...mehr

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen und Grundlagen für die klassische (Papier-) Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. wurden durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen einge...mehr