Immobilien-Software
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Die IT-Landschaft wird auch im Immobilienbereich immer weitläufiger. Doch wie werden die Brücken geschlagen zwischen den verschiedenen IT-Systemen? Oder platziert man alles auf einer Plattform? Es gibt viele Ansätze.
Immer neue Softwareprodukte, ihre Updates, Upgrades und Add-ons haben in die Immobilienunternehmen Einzug gehalten. Wenn das Immobilienportfolio zur Zufriedenheit gemanagt, der Wert einer Immobilie marktadäquat ermittelt wird und die Betriebskosten korrekt aufgeschlüsselt sind, sind die Professionals der Immobilienbranche zufrieden. Doch derzeit gibt es eher einen Wildwuchs an Informationstechnologie. Die Schnittstellen zwischen den Systemen werden immer mehr, und die Softwarehersteller reagieren unterschiedlich auf diese Herausforderungen.
Softwareauswahl: Kriterien und Methoden
Bislang ist die Digitalisierung in der Immobilienbranche noch nicht sehr weit fortgeschritten. Viele Unternehmen versuchen nach wie vor, mit einer herkömmlichen Standard-Office-Software - etwa mit Excel - möglichst alle Prozesse abzubilden. Zukünftig genügt die Nutzung einer einzigen Software jedoch nicht mehr. Besser ist eine Kombination - mit einem modernen Software-System als zentraler Plattform, über die sich für verschiedene weiteren Aufgaben entsprechende Softwarelösungen von Partnerunternehmen, wie zum Beispiel PropTechs, andocken lassen.
Die richtige IT-Lösung zu finden, ist jedoch gar nicht so einfach. Der Markt ist sehr heterogen. Neben Anbietern von Enterprise Ressource Planning Systemen (ERP) finden sich Hersteller von Computer Aided Facility Management (CAFM) und eine kaum überschaubare Anzahl von Herstellern für Speziallösungen. Unter den Software-Systemen für die Verwaltung von gewerblichen Immobilien gibt es seit Jahren einen Verdrängungswettbewerb, in dem immer wieder Software-Anbieter aufgekauft werden oder vom Markt verschwinden. Gleichzeitig drängen seit einiger Zeit PropTech-Startups mit webbasierten Speziallösungen, wie Mieter- und Kundenportalen, Dokumentenmanagement oder mobilen Lösungen, auf dieses Feld und haben dadurch das Partnering, also die Themen Kooperation und Schnittstellen, in den Fokus gerückt.
Damit Immobilienunternehmen das richtige technische System finden, das zu ihrem Betrieb und dessen Aufgaben passt, ist es wichtig, zu Beginn genau zu analysieren, welche Schritte es im Arbeitsprozess gibt und welche Priorität diese haben. Nur mit diesen Kenntnissen kann die Technologie tatsächlich die Firmen sinnvoll im Alltag unterstützen.
Immobilien-Software Vergleich: Was sollten die Produkte können?
Der Markt bietet diverse Software-Lösungen für alle Bereiche der Immobilienwirtschaft an. Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?
Software Hausverwaltung/Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnungen gehören zu den wichtigsten Aufgaben von Hausverwaltungen. Diese sollten eine Hausverwaltungssoftware in jedem Fall beinhalten. Weitere Leistungen ergeben sich aus den jeweiligen Tätigkeitsfeldern der Verwaltungen – etwa für Wohnungseigentümergemeinschaften. Praktisch sind in jedem Fall Tools zur elektronischen Erfassung von Übergabeprotokollen, zur Abrechnung von Kautionen oder zur Anpassung neuer Vorauszahlungen.
Maklersoftware
Auch für Immobilienmakler bietet der Markt verschiedenste Möglichkeiten an. Bevor sich Makler für ein Angebot entscheiden, macht es Sinn, sich Gedanken zu machen, welche Anforderungen das Büro an die Software stellt. Wichtig sind Funktionen zum Customer-Relationship-Management – inklusive Kontaktpflege und Terminverwaltung. Zudem sollte die Software die Möglichkeit bieten, eine Wertermittlung durchzuführen. Mit der Maklersoftware sollte auch ein Versand von Dokumenten und Exposés als Serienbrief oder E-Mail möglich sein. Sinn machen zudem eingebaute Schnittstellen zu den großen deutschen Internetportalen.
Software Immobilienbewertung/Portfoliomanagement
Ein Software-System zum Portfoliomanagement soll einen 360-Grad-Blick auf die Immobilie ermöglichen, mit den zugehörigen Methoden wie Analysen, Scoring, finanzmathematischen Modellen, Planungen, Kennzahlen, Werttreiberbäumen, Sensitivitätsanalysen, Simulationen, Benchmarking und Reporting. Durch die vielen individuellen Kombinationen von fachlichen Anforderungen haben sich im Laufe der Jahre viele unterschiedliche Systeme für die verschiedensten Ansprüche am Markt entwickelt. Wie überall im Leben kann man bei den Portfoliomanagement-Systemen nach „Prêt-à-porter“-Standard-Lösungen und individuellen „Haute Couture“-Lösungen unterscheiden. Wobei auch die „Haute Couture“ vorgefertigte Basis-Lösungen als Grundlage zum Anpassen nutzt.
Softwareeinführung: Die Immobilien-Lösung richtig einbinden
Damit der Digitalisierungsprozess gelingen kann, sind umfassendere Softwaremodelle und verzahnte Systeme nötig. Diese sind bislang in der Immobilienbranche noch nicht sehr weit verbreitet, wie zum Beispiel eine exklusive Umfrage der Online-Redaktion von Haufe-Immobilien unter knapp 240 Verwaltern gezeigt hat. Demnach nutzen 64 Prozent der befragten Unternehmen bereits eine sogenannte ERP-Software. 76 Prozent der Befragten haben jedoch noch keine verzahnten Systeme. Dadurch gibt es bei den Schnittstellen häufig Probleme. Bei einer zukunftsfähigen, webbasierten Technologie ist dies nicht der Fall. Denn alle Daten sind bereits online vorhanden - dadurch ist nur eine einzige Schnittstelle etwa zur App oder zum Partnersystem erforderlich. Medienbrüche gibt es deshalb nicht, was die Abläufe deutlich vereinfacht und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung einer Cloud. Ob diese im Einzelfall die bessere Lösung ist, kann nur eine gründliche Analyse des eigenen Geschäftsmodells ermitteln. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass alle IT-Leistungen stets in vertraglich festgelegter Qualität und Quantität als Service zur Verfügung stehen. Gerade kleine Unternehmen ohne umfangreiche eigene IT-Ressourcen sind so in der Lage, Geschäftsmodelle anzubieten, mit denen sie mit größeren Wettbewerbern auf Augenhöhe konkurrieren können. Ganz entgegen früheren Vorstellungen ist das Thema Sicherheit vom Gegen- zu einem Hauptargument für das Cloud Computing geworden: Die Rechenzentren der Provider verfügen über eine Sicherheitsarchitektur, wie sie sich nur Großunternehmen leisten können, etwa ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem.
Nach welchen Kriterien sollten die Unternehmen entscheiden, ob sie wichtige Software als Cloud-Lösung nutzen oder lieber in Eigenregie betreiben wollen? Größe und Komplexität des Geschäftsmodells spielen dabei sicher eine Rolle, allerdings sehen Experten keine Faustregeln, „ab wann“ sich die Cloud „lohnt“. Und auch die Kostenvorteile, die die Cloud verspricht, sind nicht immer eindeutig zu verifizieren, wie Peter Dümig, Senior Server Product Manager bei Dell EMC, darlegt:
„Die Cloud ist nicht immer und automatisch kostengünstiger als traditionell betriebene IT. Auch weiß oft ein Unternehmen selbst nicht, was das eigene ERP-System letztendlich kostet.“
Woran ist aber dann eine Entscheidung für oder gegen die Cloud festzumachen? „Letztlich ist dies eine strategische Frage: Wo will ich mit meinem Unternehmen langfristig hin?“, so Dümig.
Immobilien-Software: Trends
Der Alltag von Menschen und Unternehmen hat sich durch die digitale Transformation nachhaltig verändert und wird das weiter tun. Das eröffnet der Immobilienwirtschaft ein großes Wertschöpfungspotenzial durch neue Wege der Interaktion und Datennutzung: Effizienzsteigerung in der Arbeitsorganisation, mehr Komfort beim Dialog mit Kunden und Geschäftspartnern, neuartiges Gebäudemanagement, das Angebot weiterer Services sowie die Chance für neue innovative Geschäftsmodelle. Für Immobilienunternehmen ist daher jetzt der richtige Zeitpunkt, das eigene Leistungsspektrum neu zu betrachten und gegebenenfalls zukunftsfähig zu erweitern. Zur optimalen Nutzung der Chancen der Digitalisierung empfiehlt es sich, eine „digitale Agenda“ zu erstellen, die unter anderem beantwortet: Was sind in den nächsten drei bis fünf Jahren meine Erfolgsfaktoren? Wie möchte ich mein Unternehmen im digitalen Zeitalter aufstellen? Welche Services möchte ich meinen Kunden anbieten? Die Immobilienbranche steht mitten in einem gravierenden Strukturwandel.
Zu den großen Herausforderungen für die Unternehmen gehört es, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. In der Regel reicht es nämlich nicht aus, eine neue Software zu installieren. Mit neuen Workflows müssen die Prozesse im Unternehmen überdacht und standardisiert werden.
Autoren: Oliver Mertens, René Wallat, Hans-Dieter Radecke, Haufe Online-Redaktion
