Fachbeiträge & Kommentare zu Reisekosten

Sachverhalt Arbeitnehmer A hat seinen Wohnsitz in Deutschland. Für seinen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber ist A vom 1.1. bis zum 31.8.2024 in T-Staat tätig (244 Aufenthaltstage). Vom 1.9. bis zum 31.12.2023 ist A in Deutschland tätig. Für die Tätigkeit in T-Staat gilt in Deutschland die Freistellung. Im Kalenderjahr 2024 beträgt der Arbeitslohn des A monatlich 4.000 EUR...mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zum Klima- und Umweltziele umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht aber kein generelles umw...mehr

Beispiel 1 Ein Arbeitgebender bietet seinen Arbeitnehmenden an vier Tagen in der Woche eine Tätigkeit in einem Coworking-Space an. Einen Tag in der Woche arbeiten die Arbeitnehmenden im Betrieb. Der Arbeitgebende hat als Tätigkeitsstätte für die Arbeitnehmenden jeweils den Coworking-Space festgelegt. Lösung: Der Coworking-Space ist die erste Tätigkeitsstätte. Die Entfernungsp...mehr

Hier sollen nur einige der wichtigsten Aufwendungen Erwähnung finden, die als BA/WK im Zusammenhang mit Bildungsaufwendungen abgesetzt werden können, wobei für Sonderausgaben nach § 10 Abs. 1 Nr. 7 S. 3 und 4 EStG entsprechend zu verfahren ist: Arbeitsmittel (Fachliteratur, EDV, Büromaterial, Berufskleidung etc.), Kosten für das häusliche Arbeitszimmer bzw. die Tagespauschale ...mehr

Jahresbudget eingehalten? Die Kennzahl besagt, ob der Fachbereich Einkauf sein Jahresbudget eingehalten hat. Das vorgegebene Budget wird ausgedrückt über die Funktionsbereichskosten, die Personalkosten, Gemeinkosten sowie Umlagen und Dienstleistungsverrechnungen beinhalten können. In den Umlagen sollten alle Kosten abgebildet werden, die notwendig sind, um die Einkaufsorgani...mehr

Die gem. § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sollen ab 2024 wie folgt angehoben werden: An- und Abreisetage, Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit: von 14 EUR auf 16 EUR; volle Abwesenheitstage: von 28 EUR auf 32 EUR. Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, soll ab ...mehr

Vergütung ist ein sehr sensibles Thema. Eine stringente Vergütungsstrategie zu formulieren, verlangt konzeptionelles Wissen. Sofern dies im Unternehmen nicht (ausreichend) vorhanden ist, sollte es extern zugekauft werden. Nichts verursacht mehr Frust und Unfrieden unter den Mitarbeitern als ein schlecht gemachtes oder gemanagtes Vergütungsprojekt. Abb. 1: Der Strategiebaum Um ...mehr

Für alle Leistungen zur medizinischen Rehabilitation übernimmt die Krankenkasse die medizinisch notwendigen Fahr- und Reisekosten.[1] Hierzu zählen auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten, der Gepäcktransport und Familienheimfahrten.[2]mehr

Leistet der Arbeitgeber eine Vorschusszahlung für Reisekosten, ist keine Lohnsteuer zu erheben, falls diese Zahlung nachweisbar für eine oder mehrere bestimmte Auswärtstätigkeiten geleistet wird, in etwa den vom Arbeitnehmer zu tragenden Aufwendungen entspricht und eine spätere Abrechnung mit den tatsächlichen Reisespesen vorgenommen wird.mehr

Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den Besuch einer auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte entstehen, sind nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen, wenn die Bildungsmaßnahme Ausfluss des bestehenden Dienstverhältnisses ist. Hierunter fällt insbesondere der Besuch einer dualen Hochschule (z. B. Berufsakademie). Bei einer Ausbildung an einer dualen Hochsc...mehr

Soweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Unfallkosten steuerfrei ersetzt, die durch einen Unfall während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, einer Fahrt im Rahmen eines beruflich bedingten Umzugs entstanden sind, gehören diese Kosten als zusätzliche Einnahme aus dem Arbeitsverhältnis nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung.[1] Die dem Arbeitnehmer zur Besei...mehr

Begriff Wegezeitvergütung erhalten Arbeitnehmer, die beruflich veranlasst Wegstrecken zurücklegen müssen. Sie werden i. d. R. im Zusammenhang mit der Durchführung einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt. Die Wegezeitvergütung bleibt steuer- und beitragsfrei, wenn sie die steuerfrei erstattungsfähigen Reisekosten nicht übersteigt. Liegt keine berufliche Auswärtstätigkeit v...mehr

Der Abzug von Reisekosten als Werbungskosten schließt den Abzug der Tagespauschale nicht grundsätzlich aus. Der Arbeitnehmer kann daher neben Reisekosten auch die Tagespauschale als Werbungskosten ansetzen, wenn er die berufliche Tätigkeit an diesen Tagen überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt. Steht dem Arbeitnehmer dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, is...mehr

Begriff Übernachtungskosten sind Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer aufgrund einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit tatsächlich entstehen. Übernimmt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit, sind diese als Reisekosten steuer- und beitragsfrei. Wird der Arbeitnehmer z. B. durch den Ehepartner begleitet und nutzt ein Mehrbettzimmer, sind ...mehr

Begriff Außendienstmitarbeiter verrichten ihre berufliche Tätigkeit typischerweise an ständig wechselnden Einsatzorten. Die Dienstreisen und Fahrtätigkeiten dieser Personen werden unter dem Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit zusammengefasst. Zusätzlich zur "normalen" Entlohnung erhalten Außendienstmitarbeiter regelmäßig Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers, z. B. ...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer steuerfrei erhaltenen Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, so ist die Rückzahlung des gesamten Betrages oder eines Teilbetrages lohnsteuerlich unbeachtlich. Der Arbeitnehmer hat die Rückzahlung aus versteuertem Arbeitslohn zu leisten, z. B. durch Minderung des auszuzahlenden Betrages. Der zurückgezahlte steuerfreie Arbeitslohn kann nicht als negative ...mehr

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit (umfangreicher) Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard oder stellt er ihm direkt eine BahnCard zur Verfügung, um auf diese Weise selbst erstattungspflichtige Fahrtkosten für Dienstreisen zu sparen, gehört die BahnCard zu den steuerfreien Reisekosten. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass durch die Anschaffung der Bahn...mehr

Verbringt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer unmittelbar beruflich veranlassten Reise vor oder nach Abschluss der beruflichen Tätigkeit weitere private Reisetage (Urlaub) am Ort/im Land der beruflichen Tätigkeit, so sind diese Reisetage nicht beruflich veranlasst. Bei den Übernachtungs- und Verpflegungskosten handelt es sich insoweit nicht um Reisekosten, da sie durch...mehr

Begriff Wegegeld ist eine Erstattung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die für angefallene Fahrtkosten oder als Wegezeitentschädigung gezahlt wird. Dies kommt insbesondere in den Branchen Straßenbau, Waldwirtschaft und Wasserbau vor. Wird Wegegeld (pauschal) als Prämie für zurückzulegende Wege im Rahmen der Arbeitstätigkeit gezahlt, handelt es sich grundsätzlich um lohns...mehr

Die Entfernungspauschale berechnet sich nach der Wegstrecke, die für die arbeitstäglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend ist. Immer dann, wenn die tatsächliche Arbeitsstätte zugleich auch die erste Tätigkeitsstätte ist, kann der Arbeitnehmer keine Reisekosten erhalten. Die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterliegen in diesem...mehr

Freifahrten und Freiflüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer sie erhält als Sammelbeförderung oder zu einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten vorübergehenden Auswärtstätigkeit[1] oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als wöchentliche Familienheimfahrten. In diesen Fällen ist auch die kostenlose oder verbil...mehr

Wird die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassene Kreditkarte nicht über das Firmenkonto, sondern über das private Bankkonto des Arbeitnehmers abgerechnet, handelt es sich bei der Erstattung der Kreditkartengebühren an den Arbeitnehmer um eine Barzuwendung und nicht um einen Sachbezug.[1] Wird die Karte bei Arbeitnehmern mit umfangreicher Reisetätigkeit zur Abrechn...mehr

Die bisherige sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers bleibt von der Abordnung ebenfalls unberührt. Sofern dem Arbeitnehmer während der Zeit der Abordnung Reisekosten oder Trennungsentschädigung (Trennungsgeld) gewährt werden, sind diese beitragspflichtig in der Sozialversicherung, sofern sie lohnsteuerpflichtig sind.mehr

Bestimmte Menschen mit Behinderungen dürfen anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ansetzen oder die für Reisekosten geltenden Kilometersätze. Ihnen wird also ein Wahlrecht eingeräumt.[1] Sie dürfen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die tatsächlichen Kosten ansetzen,...mehr

Werden die Kosten der BahnCard durch Auswärtstätigkeiten und/oder als Jobticket nicht vollständig erreicht (prognostizierte Teilamortisation), stellt die Überlassung der Fahrberechtigung grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die Arbeitgeberleistung kann i. H. d. als Jobticket berücksichtigungsfähigen Aufwendungen steuerfrei belassen werden. Die Fahrberechtigung ist...mehr

Ein Arbeitgeberdarlehen liegt vor, wenn der Arbeitgeber mit seinem Mitarbeiter einen Darlehensvertrag abschließt und Vereinbarungen über Verzinsung, Laufzeit, Kündigung und Rückzahlung der Darlehenssumme festlegt.[1] In diesem Fall fließt dem Arbeitnehmer bei Überweisung der Darlehenssumme kein Arbeitslohn zu. Der Lohnsteuerabzug ist vielmehr aus den Zinsersparnissen vorzune...mehr

Trennungsgelder, die aus öffentlichen Kassen nach Maßgabe der umzugskosten- und reisekostenrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder gezahlt werden, sind ebenso wie die Vergütungen für Reisekosten und Umzugskosten steuerfrei.[1] Voraussetzung ist, dass sie die entsprechenden Pauschbeträge bzw. abziehbaren Aufwendungen nach § 9 EStG nicht übersteigen. Steuerfrei ist ...mehr

Selbstverwaltungsorgane sind Vertreterversammlung bzw. Verwaltungsrat bei den Krankenkassen[1], (hauptamtlicher) Vorstand[2] und Geschäftsführer bzw. Direktorium bei der der Deutschen Rentenversicherung Bund[3]. Die vertretungsberechtigten Organe des Versicherungsträgers haben die Eigenschaft einer Behörde.[4] In den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung setzen sich die Organe...mehr

Häufig erfolgt die Reisekostenabrechnung in den Firmen nicht durch die Entgeltabrechnung, sondern durch eine separate Reisekostenabrechnungsstelle. Dieses Verfahren bedarf allerdings einer ausdrücklichen Genehmigung durch das Betriebsstättenfinanzamt; dieses muss die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen haben.[1...mehr

Ergänzend zu den Leistungen zur Kinderrehabilitation werden Reisekosten nach § 73 SGB IX, Haushaltshilfe nach § 74 SGB IX, ärztlich verordneter Rehabilitationssport nach § 64 Abs. 1 Nr. 3 SGB IX und ärztlich verordnetes Funktionstraining nach § 64 Abs. 1 Nr. 4 SGB IX übernommen. Praxis-Tipp Rahmenkonzept zur Vorsorge und Rehabilitation Ein "Gemeinsames Rahmenkonzept der gesetz...mehr

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Kosten, die anlässlich eines Unfalls auf dem Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte bzw. zurück entstanden sind, handelt es sich grundsätzlich um lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, der gleichzeitig auch beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung darstellt. Wichtig Pauschale Besteuerung der ersetzten Unfa...mehr

Leistungen werden nur gezahlt, wenn sie jeweils vor Eintritt des leistungsbegründenden Ereignisses beantragt worden sind.[1] Dies ist im Regelfall das tatsächliche Entstehen der Kosten, spätestens der Tag der Aufnahme der Beschäftigung. Der Antrag kann über das IT-Portal der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden, wenn dies mit der Vermittlungsfachkraft vereinbart ist, die ...mehr

In besonderen Einzelfällen ist eine abweichende Festsetzung des Regelbedarfs möglich. Diese Abweichung steht nicht im Ermessen des Leistungsträgers. Dabei geht es nicht unbedingt nur um die Erhöhung des Regelbedarfs, sondern auch um eine Reduzierung, wenn der Leistungsempfänger seinen Bedarf anderweitig deckt. Eine abweichende Festsetzung ist wegen der damit verbundenen Unsi...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber überlässt einer Mitarbeiterin eine BahnCard 100, die er zum Preis von 3.900 EUR erworben hat. Nach der Prognose des Arbeitgebers betragen die ersparten Kosten der Einzelfahrscheine für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum 3.000 EUR. Der reguläre Preis der Jahresfahrkarte für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hätte 1.200 EUR b...mehr

Neben den Kosten, die unmittelbar mit der Durchführung der Arbeitserprobung in Zusammenhang stehen, übernehmen die Leistungsträger die erforderlichen Kosten für eine Haushaltshilfe und die Reisekosten. Durch die Arbeitserprobung wird kein Beschäftigungsverhältnis begründet. Für die Dauer ist der Versicherte in der Kranken- und Pflegeversicherung versicherungspflichtig. Wird Ü...mehr

Ergänzend zur Beratung und Vermittlung können Leistungen aus dem Vermittlungsbudget zur Anbahnung oder Unterstützung der Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung erbracht werden. Hierzu gehören z. B. Zuschüsse zu Bewerbungskosten oder Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen.[1]mehr

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber für dienstliche Auswärtstätigkeiten keine BahnCard, können die Aufwendungen des Arbeitnehmers ungeachtet der privaten Nutzungsmöglichkeit abzugsfähige Reisekosten als Werbungskosten darstellen. Entscheidend ist, dass durch die BahnCard insgesamt geringere Werbungskosten entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetä...mehr

Das Gesetz verzichtet beim Vermittlungsbudget bewusst auf detaillierte Vorgaben zu einzelnen Fördermöglichkeiten bzw. auf einen Leistungskatalog. Im Vordergrund soll die Frage stehen, ob und welche Handlungsbedarfe im Einzelfall bestehen bzw. welche Vermittlungshemmnisse beseitigt werden müssen. Der Förderbedarf kann im Rahmen der Potenzialanalyse abgeklärt und dann in der d...mehr

Folgende Anforderungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein: Mindestens 2 Personen müssen mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Bus, Kleinbus, Pkw oder sonstigen Verkehrsmittel zur Arbeit befördert werden. Die Sammelbeförderung muss für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig sein. Die Notwendigkeit einer Sammelbeförderung [1] ist gegeben, wenn di...mehr

Begriff Häufig ersetzt der Arbeitgeber die Prämien für eine private oder dienstliche Kaskoversicherung, wenn der Arbeitnehmer sein Fahrzeug zu beruflichen Auswärtstätigkeiten einsetzt. Gewährt die Firma steuerfreien Reisekostenersatz in Höhe des pauschalen Kilometersatzes von 0,30 EUR, ist zu prüfen, ob die Übernahme der Versicherungsbeiträge lohnsteuerpflichtig ist. Die beit...mehr

Die beitragsrechtliche Beurteilung geldwerter Vorteile wie Freifahrten und Freiflüge oder verbilligter Flüge folgt im Wesentlichen dem Steuerrecht. Dies bedeutet, dass steuerfreie Zuwendungen, wie z. B. ein sog. Jobticket, das der Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhält und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird, steuerfrei und damit ...mehr

Wird eine BahnCard aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse des Arbeitgebers überlassen, ist dies steuerfrei und damit beitragsfrei. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer sie zu beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten nutzt und sich der Arbeitgeber hierdurch Reisekosten erspart. Dies ist dann der Fall, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die BahnC...mehr

Überblick Ersetzt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer berufliche Aufwendungen – insbesondere dessen Werbungskosten –, spricht man von Aufwandsentschädigungen. Aufwandsentschädigungen sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Das Gesetz enthält jedoch verschiedene Vorschriften, nach denen solche Ersatzleistungen ganz oder zumindest teilweise steuerfrei bleiben: Ersa...mehr

Normalerweise ist die Arbeit im Betrieb des Arbeitgebers zu leisten. Arbeitgeber sind grundsätzlich dazu verpflichtet, den jeweiligen Einsatzort im Arbeitsvertrag festzuhalten. Diese Pflicht ergibt sich aus § 2 Abs. 1 Nr. 4 NachwG. Weist der Arbeitsvertrag keinen Einsatzort auf bzw. ist dieser nicht genau definiert, kann der Arbeitgeber von seinem Direktionsrecht Gebrauch mac...mehr

Infographic Steuerfreie Fahrtkostenerstattung bei öffentlichen Verkehrsmitteln Für Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist zu unterscheiden zwischen Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse und Sachbezüge) bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und bei Benutzung anderer Verkehrsmittel...mehr

Der Anspruch auf Kurzzeitpflege ist auf 8 Wochen im Kalenderjahr begrenzt, wobei die Aufwendungen der Pflegekasse hierfür 1.774 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigen dürfen. Die Pflegekasse übernimmt im Rahmen der Kurzzeitpflege die pflegebedingten Aufwendungen, Aufwendungen der sozialen Betreuung sowie Aufwendungen für Leistungen der medizinischen Behandlungspflege bis zu dem Ge...mehr

Setzt bei einer Fahrgemeinschaft nur ein Teilnehmer sein Fahrzeug ein, kann er die Entfernungspauschale ohne Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 EUR für seine Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltend machen. Umwegstrecken für die Abholung der Mitfahrer dürfen in die Entfernungsberechnung nicht einbezogen werden. Entfernungspauschale auch für Mitfa...mehr

Werden anlässlich von Verkaufswettbewerben Prämien in Form kostenloser Reisen gewährt, sind diese steuerpflichtiger Arbeitslohn.[1] Schwierig ist die Beurteilung, wenn Incentivereisen an Fachseminare geknüpft sind. Auch hier ist regelmäßig von Arbeitslohn auszugehen[2], es sei denn, das Fortbildungsprogramm überwiegt so stark, dass touristische Elemente bei der Reise von unt...mehr

Für Reisen, die zur Erledigung von Personalratsaufgaben notwendig werden, erhalten Mitglieder des Personalrats Aufwendungsersatz in entsprechender Anwendung der beamtenrechtlichen Bestimmungen zu Reisekosten und Trennungsgeld (§ 46 Abs. 2 Satz 1 BPersVG) . Da es sich nicht um Dienstreisen handelt, benötigt das Personalratsmitglied hierfür keine Anordnung oder Genehmigung der...mehr

Kosten von Aktivitäten, die nicht zum Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich der Personalvertretung zählen, braucht die Dienststelle nicht zu ersetzen. Hierzu gehören etwa Aufwendungen des Personalrats für Jubiläumsgeschenke, Reisekosten für Besuche bei erkrankten Beschäftigten oder für die Teilnahme an Beerdigungen. Handelt das Personalratsmitglied in diesen Fällen jedoch im A...mehr