Interview: Elektronisch unterweisen – Ja, aber...

Welche Vorteile bringt die elektronische Unterweisung für den Mitarbeiter?

Viele. Alle aufzuzählen würde sehr lange dauern. Elektronische Unterweisung stellt systematisch sicher, dass Schulungsinhalte auf einem einheitlich hohen Niveau jeden Mitarbeiter erreichen. Der immer wieder geforderte „mündige Mitarbeiter“ kann unter anderem Zeitpunkt, Ort, Tempo, Themen-Auswahl, Anzahl und Dauer der Unterweisung in einem vorgegebenen Rahmen weitgehend selbst bestimmen. Er kann seine Kriterien für die Entscheidung heranziehen und in dem ihm gesteckten Rahmen entscheiden, wann, in welcher Umgebung, zu welcher Tageszeit usw. er die Unterweisung durcharbeitet oder die Verständniskontrolle ablegt. Er wird die Unterweisung nicht gerade dann abarbeiten wollen, wenn draußen die Sonne scheint und es 32 °C im Schatten sind, wenn er unter besonderem Stress steht oder durch andere Faktoren unkonzentriert ist. Eine angesetzte Präsenzschulung kann darauf keine Rücksicht nehmen. Dass die betrieblichen Belange nicht zu kurz kommen, dafür sorgt der gesteckte Rahmen, der beispielsweise vorgibt, bis wann eine Unterweisung durchgearbeitet sein muss.

Und wie steht es um die Unternehmensleitung und den Führungskräften?

Die elektronische Unterweisung nimmt den Führungskräften nicht nur organisatorische Arbeiten ab, indem sie die Unterweisungstermine und -fristen überwacht, Dokumentationen erstellt und verwaltet, Inhalte versioniert und archiviert und einen Überblick über Wissenslücken aufzeigt. Die elektronische Unterweisung stellt eine permanente Verfügbarkeit der Unterweisungen sicher, auch wenn die Führungskraft anderweitig gebunden ist. Gute Systeme erkennen gezielt Betreuungsbedarf einzelner Mitarbeiter und weisen den Vorgesetzten systematisch darauf hin. Und das, ohne eine Leistungskontrolle durchzuführen, was neben den Mitarbeitern natürlich auch den Betriebsrat zufrieden stellt. Unter dem Aspekt des Arbeitnehmerschutzes können aus den Softwaresystemen einfach per Knopfdruck anonymisierte Statistiken und Auswertungen erstellt werden, welche den Führungskräften für Steuerung und Reporting zur Verfügung stehen.

Gibt es auch Grenzen bei der elektronischen Unterweisung?

Selbstverständlich. So eignen sich z. B. nicht alle Themen für E-Learning. Eine Brandschutzübung, das Fahren mit dem Stapler, die Handhabung von Schutzausrüstung, das persönliche Trainieren bestimmter Situationen und Verhaltensweisen oder die praktische Einweisung an bestimmten Maschinen und Anlagen sind nur sehr begrenzt mit Software zu vermitteln. Man kann zwar Wissenstests mit ihr durchführen, ob aber Mitarbeiter auch gewillt sind, Gelerntes anzuwenden, oder ob es andere Hemmnisse und Widerstände gibt, das ist oft nur im zwischenmenschlichen Miteinander festzustellen. Gleiches gilt für Emotionen und Gefühle. In solchen Fällen sind Mischformen oft hilfreich. So sind vorbereitende und theoretische Grundlagen elektronisch vermittelbar, in praktischen Übungen und Gesprächen vertieft sich dann Spezialwissen oder Sie schaffen die für das Verstehen und Behalten so wichtigen Emotionen. Damit Unfälle nachhaltig vermieden werden und sich die gewünschten Erfolge eines Kurses einstellen, ist das Persönliche ein ganz wichtiger Aspekt. Des Weiteren ist zu beachten, dass z. B. bei der Unterweisung zu Gefahren und zum Umgang mit Gefahrstoffen (siehe TRGS 555) die Unterweisung zwar mit Hilfe elektronischer Medien erfolgen kann, dabei immer jedoch auch eine mündliche Unterweisung stattfinden muss.

Wo sollte Ihrer Meinung nach das Medium E-Unterweisung in erster Linie zum Einsatz kommen?

Da sind zunächst einmal die gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen, die regelmäßig durchzuführen und nachzuweisen sind. Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Hygiene sind nur einige Stichworte. Wiederholungsschulungen, die nach vorgegebenen Zeitintervallen automatisch aktiviert werden, entlasten die Vorgesetzten in großem Maße. Darüber hinaus ist die elektronische Unterweisung vorteilhaft, wenn große Teilnehmerkreise kurzfristig und schnell geschult werden müssen oder wenn Umstrukturierungen oder Anpassungs- und Veränderungsprozesse stattfinden. Bei einem hohen Anteil an Teilzeitkräften und Heimarbeitsplätzen spricht ebenfalls vieles für die elektronische Unterweisung. Besonders hilfreich ist sie, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen, weit entfernten Standorten befinden.

Ist elektronische Unterweisung auch für kleine Unternehmen geeignet?

Ja. Die Pflicht zur Unterweisung besteht für Unternehmen aller Größen, beginnend mit dem ersten Beschäftigten. Viele Unternehmen und Freiberufler können und wollen keine großen Investitionen in Softwaresysteme für die Elektronische Unterweisung tätigen, würden aber gerne deren Vorteile und Möglichkeiten nutzen. Es gibt am Markt Angebote, die sich sowohl für mittlere und kleine Unternehmen als auch für die Platzierung von Dienstleistungsangeboten sehr gut eignen. Die gestellten Ansprüche von Großunternehmen und Konzernen an solche Softwaresysteme, sind für diese Zielgruppe oft nicht relevant. In der Regel herrschen andere Strukturen vor und andere Aufgaben sind zu erfüllen. Diese Angebote bieten für diese Unternehmen alle Vorteile der elektronischen Unterweisung oder ermöglichen Dienstleistungsangebote zu entwickeln bei moderaten und überschaubaren Kosten. „Flatrate-Tarife“ geben Entscheidungssicherheit und flexible Laufzeiten minimieren mögliche finanzielle Risiken. So kann darüber zum Beispiel auch ein Testballon gestartet werden, der, wenn richtig vorbereitet und begleitet, zeigt, wie sehr sich E-Unterweisung im Unternehmen lohnt.

Was sollte bei der Einführung beachtet werden?

In erster Linie steht dabei die Kommunikation zwischen allen Beteiligten im Mittelpunkt der Betrachtung. Dazu gehören die Unternehmensleitung, die einen klaren Willen zur Umsetzung solcher Methoden bekunden muss, die Fachabteilungen, die ihre Inhalte schulen möchte, die Arbeitnehmervertreter, die das Recht auf Mitbestimmung haben und die Datenschützer, welche auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben achten. Die IT-Abteilung muss die Infrastruktur bereitstellen, wobei jedoch neben der Nutzung im Intranet auch die Möglichkeit einer Nutzung über das Internet bestehen sollte. Damit können auch Unternehmen partizipieren, die über keine große IT-Infrastruktur verfügen oder diese Serviceleistungen auslagern möchten. Im Fokus aller Bemühungen stehen jedoch die Mitarbeiter, die mit den Systemen täglich umgehen müssen.

Die Hauptaufgabe, nämlich Motivation zu schaffen, gelingt am besten durch persönliche Erfolge und erlebte Arbeitserleichterungen. Druck, Zwang und ein Vorgehen nach der berühmten Rasenmähermethode sind hier völlig fehl am Platze. Kurzweilige und interessant aufbereitete Inhalte in Kombination mit einem einfach zu bedienenden System stellen nachhaltig die Akzeptanz sicher.

Verbessert die elektronische Unterweisung die Rechtssicherheit?

100 % Rechtssicherheit gibt es nicht, das sage ich aus Erfahrung als Unternehmer. Vorab noch eins: ich bin kein Jurist und führe keine Rechtsberatung durch. Vielmehr möchte ich aber mit einigen Hinweisen Anregungen zu diesem Thema geben. Für verbindliche Auskünfte sollte sich jeder an einen Juristen wenden. Die elektronische Unterweisung kann bei dieser Frage nicht isoliert betrachtet werden, sie ist nur eine Maßnahme innerhalb des Arbeitsschutzes. Rechtssicherheit resultiert aus dem gesamten Arbeitsschutzkonzept und seiner Umsetzung. Beides muss geeignet sein, die nötige Sicherheit am Arbeitsplatz zu erreichen. Auch wenn jede einzelne Maßnahme für sich genommen optimal und damit nicht angreifbar wäre, kann die Kombination der Maßnahmen fehlerhaft sein. Bezogen auf die elektronische Unterweisung kann gesagt werden, dass sich die Position des Betriebes mit der Nutzung der elektronischen Unterweisung stark verbessert. Dabei ist in erster Linie die lückenlose Dokumentation zu nennen, die jederzeit sämtliche Aktivitäten nachweist. Es kann jederzeit nicht nur nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter welche Unterweisung erhalten und verstanden hat, auch die Inhalte der Unterweisungen sind lückenlos zu belegen. Grundsätzlich trägt die elektronische Unterweisung erheblich dazu bei, die Rechtssicherheit zu verbessern.

Herr Domes, vielen Dank für das Interview!

Nähere Informationen unter: www.lemansys-light.com