Reise- und Ausgabenmanagement automatisieren, nicht nur digitalisieren

Mit dem Begriff Digitalisierung wird gemeinhin verbunden, dass Prozesse effizienter und Aufwand sowie Kosten gesenkt werden. Tatsächlich werden diese Effekte aber vor allem durch die Automatisierung von Prozessen erzielt. Viele mittelständische Unternehmen haben längst realisiert, dass wertvolle Vorteile ungenutzt bleiben, wenn sie ihr Reise- und Ausgabenmanagement nicht wirklich automatisieren – schließlich stellen Mitarbeiterausgaben, nach den Lohn- und Gehaltskosten, den zweitgrößten Block kontrollierbarer Kosten in Unternehmen dar. Häufig hatten sie bereits Lösungen von DATEV im Einsatz und haben diese folgerichtig um das DATEV-Reiseabrechnungssystem erweitert. Mit der Umstellung auf die Cloud, wurde diese Lösung jedoch eingestellt und die Zeit drängt bei der Implementierung einer Alternative.

Chancen erkennen und nutzen

Selbstverständlich muss die neue Lösung die gleichen Funktionen bieten, die bereits das DATEV-Reiseabrechnungssystem lieferte, und zudem die Möglichkeit bieten, an die weiteren Unternehmenssysteme angebunden zu werden. Es bietet sich aber die Chance, noch viele weitere Vorteile zu realisieren, wenn die Entscheidung auf eine zukunftsfähige Lösung fällt.

Moderne Tools für das Reise- und Ausgabenmanagement ermöglichen nicht nur die Abrechnung von Reisekosten, sondern bilden den gesamten Prozess der Geschäftsreise ab – von der Planung und Buchung über die Erstellung der Reisekostenabrechnung bis zu Analyse und Reporting. Im System hinterlegte Richtlinien sorgen dafür, dass die Reisenden nur im Rahmen ihrer Budgets buchen und beschleunigen sowohl das Genehmigen von Buchungen als auch die Prüfung der Abrechnung. Durch die Anbindung von Firmenkreditkarten, Online-Reisebüros und vielen weiteren Anbietern rund um die Geschäftsreise, fließen alle benötigten Daten automatisch in die Lösung ein und ermöglichen den Finanzverantwortlichen stets einen genauen Blick auf die aktuellen Zahlen. Dank der Schnittstelle zu den bestehenden DATEV-Systemen entsteht so ein lückenloser Prozess.

Die perfekte Kombination für den Mittelstand

Bei der Einführung neuer Software-Lösungen darf selbstverständlich nicht nur der aktuelle Funktionsbedarf betrachtet werden. Die SAP-Concur-Lösungen für den Mittelstand sind durch ihre modulare Struktur problemlos skalierbar und bieten mit ihrer offenen Plattform und 250 Top-Partnern im eigenen App-Center vielfältige Möglichkeiten für die individuelle Erweiterung. Zudem sind sie so konzipiert, dass sie nicht nur innerhalb weniger Wochen implementiert werden können, sondern durch die intuitive Bedienung schnell für die Mitarbeitenden einsetzbar sind. Mit der SAP Concur Mobile App wird die Erstellung der Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel und ist bereits mit Ende der Geschäftsreise erledigt. Alle Belege können GoBD-konform mit dem Smartphone fotografiert werden und die integrierte OCR-Funktion erfasst automatisch alle relevanten Informationen und überführt sie in die Abrechnung.

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