Mythen rund um Firmenkreditkarten – Was Unternehmen jetzt wissen sollten

Skepsis gegenüber Finanzanbietern und der Sicherheit von Finanz-Tools mischt sich oft mit Unwissenheit und Mythen rund um den digitalen Zahlungsverkehr. Langfristig kann sich das allerdings nachteilig auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen auswirken. Zeit, mit den verbreitetsten Mythen aufzuräumen.

Mythos 1: Firmenkreditkarten bedeuten hohen buchhalterischen Aufwand

Durch die Verwendung von Firmenkreditkarten wird der buchhalterische Aufwand im Idealfall sogar deutlich verringert. Hierfür sind jedoch die generellen Finanzprozesse des Unternehmens sowie die gewählten Anbieter und Banken maßgebend, für welche sich Unternehmen entscheiden. Wickelt ein Unternehmen Zahlungen analog ab, ist der Mythos daher erstmal nicht unbegründet: Konventionelle Banken verschicken beispielsweise typischerweise einmal im Monat Abrechnungen der über Firmenkreditkarten getätigten Zahlungen. Werden diese innerhalb des Unternehmens von mehreren Mitarbeitenden verwendet, weil beispielsweise nicht alle eine eigene haben, wird es schnell unübersichtlich. Zahlungen können hier nicht automatisch dem jeweiligen Zweck oder einer Kostenstelle zugeordnet werden. Die buchhalterische Aufarbeitung ist entsprechend aufwändig.

Mithilfe digitaler Zahlungstools lassen sich diese Zuordnungen jedoch automatisieren. Voraussetzung hierfür ist eine digitale Infrastruktur für Zahlungsprozesse. In dem Fall bieten Firmenkreditkarten einen deutlich besseren Überblick als analoge Abrechnungssysteme, da die Buchhaltung und das Management diese auf einen Blick einsehen kann. Die Abwicklung erfolgt so erheblich zeitsparender.

Mythos 2: Die Beantragung und Implementierung sind langwierig

Zu unterscheiden ist bei der Beantragung grundsätzlich zwischen 2 Arten von Kreditkarten: der physischen und der virtuellen. Zudem variieren die Beantragungszeiten je nach Finanzanbieter stark. Konventionelle Banken stellen meist physische Kreditkarten aus - die Ausstellung kann sich hier teils über mehrere Wochen ziehen. Moderne Fintechs und Finanzanbieter bieten mittlerweile jedoch virtuelle Varianten von Firmenkreditkarten an. Diese können innerhalb von wenigen Minuten ausgestellt werden und sind dann sofort einsetzbar; Admins können dies innerhalb des eigenen Unternehmens selbst tun, ihren Mitarbeitenden zuordnen und die Karten verwalten.

Eine weitere Variante der virtuellen Kreditkarte ist zudem die Einmal-Kreditkarte, oder auch „Wegwerf-Kreditkarte“, die ausschließlich für einmalige Transaktionen verwendet wird, und danach nicht mehr gültig ist. Ist keine dauerhafte Kartennummer nötig, stellt dies die schnellste Lösung dar und bietet vollständige Ungebundenheit.

Mythos 3: Digitale Finanzprozesse machen Unternehmen anfälliger für Sicherheitsrisiken und Betrug

Auch hier ist tendenziell das Gegenteil der Fall: Natürlich sind bei keiner Zahlungsvariante Betrug oder Sicherheitsrisiken hundertprozentig auszuschließen. Analoge Systeme haben jedoch erhebliche Nachteile in Bezug auf Sicherheit. Private Auslagen, die über händische Belege eingereicht werden, gehen beispielsweise mit einem viel höheren Risiko für Compliance-Verstöße einher.

Unterschiede gibt es hier ebenfalls bei der Auswahl der Finanzanbieter. Werden konventionelle Firmenkreditkarten innerhalb von Abteilungen geteilt, birgt das Teilen von PINs oder TAN-Nummern ein Sicherheitsrisiko. In diesem Fall schaffen moderne Tools für Mitarbeiterausgaben Abhilfe: Admins können Kreditkarten über das jeweilige Tool oftmals selbst sperren und müssen dafür keine Hotline einer Bank anrufen. Einige digitale Plattformen bieten zudem jedem einzelnen Karteninhaber per mobiler App und Web-App (für den Fall, dass das Smartphone gestohlen, verloren oder nicht aufgeladen ist) Funktionen an, um die Karten jederzeit zu sperren - nicht nur Admins.

Mythos 4: Kontaktloses Bezahlen mit Kreditkarten ist unsicher

Das ist ebenfalls nicht ganz korrekt. VISA beispielsweise hat einen der höchsten Sicherheitsstandards entwickelt, um Betrug und Diebstahl auch bei kontaktlosen Zahlungen vorzubeugen. In der Tat sind aber digitale Kreditkarten noch sicherer als physische, da sie weder gestohlen werden noch verloren gehen können. Doch auch physische Kreditkarten verfügen über Sicherheitsmaßnahmen, die über klassische PINs hinausgehen: So können sie beispielsweise zusätzlich mit einem SMS-PIN (Zwei-Faktor-Authentifizierung) für jede Transaktion geschützt werden.

Mythos 5: Kontrollverlust über die Ausgaben der Mitarbeitenden 

Auch Misstrauen gegenüber den eigenen Mitarbeitenden steht der Implementierung von Firmenkreditkarten oft im Weg. Innerhalb moderner Finanztools lassen sich Kreditkarten jedoch in Echtzeit innerhalb des Unternehmens sperren. Verantwortliche können darüber hinaus individuelle Budgets festlegen, entweder pro Transaktion oder auch im Allgemeinen. Natürlich setzt das – wie bei allen Zahlungsmitteln – eine gewissenhafte Verwendung voraus.

Ein Vertrauensvorschuss und gewisse Autonomie für angemessen hohe Zahlungen können jedoch die Mitarbeiterzufriedenheit enorm fördern, ganz abgesehen davon, dass sich der administrative Aufwand durch Kreditkarten auch für Mitarbeitende verringert.

Mythos 6: Debitkarten sind auch Kreditkarten

Verschiedene Kartentypen und Abbuchungsmodelle sorgen immer wieder für Verwirrung und nähren so den Mythos. Man unterscheidet zwischen 3 Kartentypen: Prepaid-, Debit- und Kreditkarten. Prepaid-Karten müssen direkt aufgeladen werden, Debit-Karten sind mit einem Zwischenkonto verbunden, das regelmäßig aufgeladen werden muss. Bei diesen beiden Kartentypen müssen sämtliche Ausgaben also vorfinanziert werden, was zu Einschränkungen in der finanziellen Flexibilität führen kann. Daher werden sie auch nicht überall akzeptiert. „Echte“ Kreditkarten funktionieren über direkte, monatliche Abbuchungen ohne Zwischenkonto und genießen höhere (internationale) Akzeptanz. Insbesondere für Geschäftsreisen sind diese daher eindeutig die bessere Wahl für Unternehmen, da sie auch für Mietwagenbuchungen, Hotels usw. eingesetzt werden können. Als Allrounder unter den Kartentypen sind “echte” Kreditkarten für Unternehmen daher die sinnvollste und attraktivste Option.

Mythos 7: Firmenkreditkarten können für Sachbezüge genutzt werden

Es gibt zwar Finanzanbieter, die Sachbezugskarten für Mitarbeiterbenefits wie beispielsweise Tankkarten oder ÖPNV-Karten ausstellen. Hierbei handelt es sich jedoch ausschließlich um Debitkarten, also keine „echten“ Kreditkarten. Die Kombination solcher „echten“ Kreditkarten mit Sachbezugslösungen ist in Deutschland im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern nicht rechtskonform. Natürlich ist es aber möglich, Mitarbeitenden beide Varianten unabhängig voneinander zur Verfügung zu stellen.

Praxis-Tipp: Unternehmen sollten ihre Finanzsysteme auf den Prüfstand stellen

Für Unternehmen jeder Größe ist es ratsam, sich  zumindest noch einmal mit der Effizienz ihrer aktuellen Finanzprozesse und möglicherweise fälschlichen Annahmen rund um Firmenkreditkarten auseinanderzusetzen. Die Anpassung der Zahlungsmodelle im Unternehmen sollte an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden angepasst werden. Denn nur auf alt Bewährtes zu setzen kann für Unternehmen langfristig mit hohen Kostenverlusten und geringerer Mitarbeiterzufriedenheit einhergehen. Unternehmen können es sich schlicht nicht mehr leisten, Mythen wie den oben erwähnten ungeprüft zum Opfer zu fallen.