Grundsätze für die Anerkennung von Bewirtungskosten neu gefasst

Praxis-Hinweis: Digitalisierte Bewirtungsbelege – Papierbeleg muss nicht mehr aufbewahrt werden

Bewirtungskosten sind ein Dauerthema in Betriebsprüfungen. Findet der Prüfer nichts anderes, tobt er sich gern bei diesen aus. Begründet ist dies darin, dass die Vorgaben durch Gesetzgeber und Finanzverwaltung an die Anerkennung der betrieblichen Bewirtungskosten sehr formal sind.

Will man Diskussionen in dieser Hinsicht vermeiden, sollte man sich eng an das BMF-Schreiben halten (BMF, Schreiben v. 30.06.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003). Dies gilt zumal dann, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte erfolgt. In diesen Fällen ist in einem besonderen Maße auf die Einhaltung der gesetzlichen Formalien zu achten. In der Praxis hat sich die Lage nämlich in den letzten Jahren etwas entspannt, denn Gaststätten, in denen der weit überwiegende Teil der Bewirtung stattfindet, haben in der Zwischenzeit ihr Kassen- und Belegwesen weitgehend digitalisiert und deshalb ist es meist unproblematisch, eine den Anforderungen entsprechende Rechnung zur Verfügung zu stellen.

Auf der Rechnung müssen dann in der Regel nur noch die bewirteten Personen und der Anlass der Bewirtung ergänzt werden, wofür oftmals auf dem Rechnungsbeleg besondere Felder vorgesehen sind.

Die Digitalisierung und die Folgen, die sich hieraus ergeben, sind auch der wesentliche Unterschied zwischen dem aktuellen BMF-Schreiben und dem Vorgängerschreiben aus dem Jahr 1994 (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94). Insbesondere stellt das BMF nunmehr klar, dass Rechnungen und Bewirtungsbelege digitalisiert werden können und Papierbelege also nicht aufbewahrt werden müssen. Auf die Einhaltung der dann bestehenden Anforderungen ist allerdings zu achten.

Hintergrund:

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG werden 70 % der betrieblich veranlassten Bewirtungskosten als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie als angemessen angesehen werden. Welche Angaben zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung gemacht werden müssen, regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG.

Diese Angaben sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG zu machen.

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer und
• Anlass der Bewirtung sowie
• die Höhe der Bewirtungskosten.

Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern, die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.

Wesentlicher Inhalt des BMF-Scheibens:

Das BMF-Schreiben lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Einleitend werden die gesetzlichen Bestimmungen dargestellt (Tz. 1). Über die Bewirtung hat der Bewirtende ein formloses Dokument zu erstellen. Dieses wird als Eigenbeleg bezeichnet. Dieser Eigenbeleg muss zeitnah zur Bewirtung erstellt werden und muss unterschrieben werden. Die Rechnung, die bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb beizufügen ist, muss regelmäßig den Anforderungen an eine Rechnung nach dem UStG genügen. Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR gelten auch hier.
• Abschnitt 1 (Tz. 2 bis 9) setzt sich mit dem Inhalt der Bewirtungsrechnung auseinander. In diesem Abschnitt finden sich noch die meisten Übereinstimmungen mit dem vorherigen BMF-Schreiben, es entsprach jedoch teilweise nicht mehr der aktuellen Rechtslage. Es sind jetzt mehr Angaben in der Bewirtungsrechnung zu machen. Neu sind nunmehr die Verpflichtung die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs, das Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer zu benennen. Nahezu unverändert – wenngleich an die aktuelle Rechtslage angepasst - sind die Ausführungen zu Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs, die Leistungsbeschreibung, der Leistungszeitpunkt und der Name des Bewirtenden. Der Name des Bewirtenden muss bei Rechnungen über 250 EUR enthalten sein, kann aber handschriftlich ergänzt werden.
• Abschnitt 2 befasst sich mit der Erstellung der Bewirtungsrechnung (Tz. 10 bis 14). Dieser ist gegenüber dem vorherigen Schreiben komplett neu gefasst, da es die gesetzlichen Bestimmungen der § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung seinerzeit noch nicht gab. Zentral ist die Aussage, dass bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch den Bewirtungsbetrieb nur Rechnungen anerkannt werden, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Sie müssen insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesichert sein. Der bewirtete Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die Rechnungen ordnungsgemäß sind.
• Vollkommen neu ist auch Abschnitt 3 (Tz. 15 bis 18). Dieser betrifft digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelege. Der Eigenbeleg kann vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert werden. Die Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung. Diese darf nicht nachträglich verändert werden, ohne dass eine Dokumentation der Änderung erfolgt. Auch die Rechnung des Bewirtungsbetriebs kann digital übermittelt werden oder nachträglich vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden. Ein digitaler Eigenbeleg muss mit der digitalen Bewirtungsrechnung zusammengefügt werden. Eine elektronische Verknüpfung ist zulässig. Wie die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG bei einer Digitalisierung zu erfüllen sind, stellt Tz. 18 näher dar. Zu beachten sind insbesondere die GoBD.
• Nahezu unverändert ist der Abschnitt 4 (Tz. 19), der Bewirtungen im Ausland betrifft. Die Anforderungen an Bewirtungsrechnungen gelten grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland. Liegt im Ausnahmefall allerdings nur eine handschriftliche Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige nunmehr glaubhaft machen, dass es in dem ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege gibt.
• Der letzte Abschnitt 5 (Tz. 20) betrifft Anwendungsfragen. Das neue BMF-Schreiben ersetzt das alte aus 1994 in allen offenen Fällen.
  Für Bewirtungsaufwendungen bis 31.12.2022 gelten die Belege unabhängig von den Angaben, die nach der Kassensicherungsverordnung gefordert werden. Bei höheren Anforderungen gegenüber dem alten BMF-Schreiben gelten die erhöhten Anforderungen erst für Bewirtungsaufwendungen, die nach dem 1.7.2021 anfallen.

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