Elektronische Rechnungen: Systemanforderungen und Corporate Identity

Anforderungen: elektronische Rechnungen an Kunden und Lieferanten

Kunden: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen darf der Kundenstamm nicht beeinträchtigt werden. Auch Geschäftspartner, die eine Abrechnung noch in Papierform wünschen, müssen bedient werden können. Auf der anderen Seite kann bei Einführung bzw. Erweiterung der Rechnungsdarstellung auch ein neuer Kundenkreis erschlossen werden.

Lieferanten: Ob heute oder morgen, der elektronischen Rechnung gehört die Zukunft. Betriebe, die heute ausschließlich oder überwiegend in Papierform kommunizieren, müssen sich möglichst bald auf die neuen Gegebenheiten einstellen und ein System vorhalten, das elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Möglichkeit, Waren oder Dienstleistungen von neuen – günstigeren – Anbietern zu beziehen.

Elektronische Rechnungen: Corporate Identity

Bei der Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems muss die Firmenidentität unbedingt erhalten bleiben. D. h., die Darstellung der Rechnung und insbesondere das Firmenlogo sollten erhalten bleiben. Insoweit sollte sich der Ausdruck einer elektronischen Rechnung nicht wesentlich vom bisherigen Papierformat unterscheiden.

Was spart man durch E-Rechnungen?

Der einmaligen Implementierung und evtl. laufender Wartungskosten stehen Einsparungen in diesen Bereichen gegenüber:

• im Personalbereich (Postversand, Scannen),
• bei Büromaterial, Druckkosten,
• Portokosten, Transportwege und
• Archivierungskosten.

Durch den verkürzten „Postlauf“ werden elektronische Rechnungen früher bezahlt und führen so zu einer Liquiditätssteigerung.

Vorteil: Keine Informationsverluste

Müssen papierhafte Rechnungen erst eingescannt werden, kann es durch den Medienbruch zum Informationsverlust (Textpassagen, Grafiken, Überdeckungen durch Scanaufkleber) kommen.

Optimierte Abläufe durch elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen bieten Potenzial für optimierte Abläufe.

• Schnelligkeit: Liegt die Rechnung in elektronischer Form vor, kann sie sofort in das betriebsinterne EDV-System (Buchführung, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, etc.) eingespielt und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung entfällt.
• Transport: Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind permanent verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen (Ablegen, Verbringen, Stapeln und Heraussuchen) und der logistische Aufwand hierfür entfallen.
• Buchen: Rechnungsbeleg und Buchung können sofort miteinander verknüpft werden. Somit ergeben sich betriebsintern effizientere Abläufe (z. B. bei Reklamationen).
• Zahlungsverkehr: Name, Rechnungsnummer, Kontoverbindungen können aus der elektronischen Rechnung direkt in das Electronic-Banking-System übernommen werden. Lediglich der ebenfalls eingespielte Zahlungsbetrag muss noch eventuell auf Skonti oder sonstige Abschläge überprüft werden.
• Minimierung der Fehlerquote: Durch den Wegfall von höchst fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten (z. B. Datenerfassung, Belegtransport) werden die Betriebsabläufe optimiert und sicherer gemacht.

E-Rechnungen: Systemanforderungen

Bei der Einführung der E-Rechnungen sind bestimmte Systemanforderungen zu berücksichtigen.

• Rechtskonformität: Selbstverständlich muss die elektronische Rechnung den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen genügen.
• Datenschutz: Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.
• Technik: Darüber hinaus muss aber auch auf eine möglichst einfache Anbindung an das hauseigene EDV-System geachtet werden. Es sollte über einen öffentlichen, gängigen und herstellerunabhängigen Standard verfügen (z. B. PDF/xml).
• Akzeptanz: Außerordentlich wichtig ist die Verbreitung und Anwendung in der Wirtschaft. Nur ein Verfahren, welches von der überwiegenden Anzahl von Unternehmen genutzt wird, kann für die Umsetzung im eigenen Betrieb infrage kommen.
• Export/Import: Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität des Systems gewährleistet sein.
• Bedienbarkeit: Die Anwendung sollte möglichst unkompliziert sein. Auf einfaches, automatisches Umschalten zum Erzeugen kundenspezifischer Papier- bzw. digitaler Rechnungen sollte geachtet werden.

Anforderungen von elektronischen Rechnungen an die EDV

Welche Anforderungen ergeben sich durch die Einführung elektronischer Rechnungen an die EDV?

• Fakturierung: Wird das hauseigene System voll genutzt? Besteht bereits die – bislang nicht genutzte - Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erzeugen?
• Finanzbuchhaltung: Ziel jedes Unternehmens ist es, die Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört unter anderem das Anbinden des Buchungsbelegs an die Buchung. Bei der Durchsicht der Buchungen kann so der jeweils dazugehörige Beleg sofort eingesehen werden.
  Papierdokumente müssen dazu regelmäßig zunächst mit hohem Personalaufwand gescannt werden. Es muss die „Unversehrtheit“, d. h. Übereinstimmung des Papierbeleges mit dem gescannten digitalen Beleg sichergestellt sein.
• Synergieeffekte: Wird im aktuellen Buchführungssystem diese Möglichkeit noch nicht genutzt, ist diese Option bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu überdenken. Ist andererseits die digitale Beleganbindung bereits in der Buchhaltung verwirklicht, ist es nur noch ein relativ kleiner Schritt zur elektronischen Rechnung mit entsprechender Zeit- und Kostenersparnis.

Elektronische Rechnungen: Steuerprüfungen

Bei Buchprüfungen will die Finanzbehörde stets den Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung herstellen. Liegen Belege in digitaler Form vor, kann die Finanzverwaltung bei Prüfungen den gewünschten Beleg direkt und selbst einsehen. Ein zeitaufwendiges Suchen im Archiv, Fotokopieren und erneutes Archivieren durch Personal des Betriebes entfällt. Dies sollte auch zu einer kürzeren „Verweildauer“ des Prüfers im Betrieb beitragen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: Übermittlung, Nachweispflichten, Aufbewahrung und Archivierung

> Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

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