Jahresabschluss - Abstimmen der Erlöse | Finance

Dipl.-Bw. (FH) Nikolaus Zöllner
Leiter Finanzen/Administration, Prokurist

Haufe Online Redaktion

Jahresabschluss - Abstimmen der Erlöse — Bild: Mauritius images Jahresabschluss-Vorarbeiten - Erlöskonten abstimmen - was geprüft werden sollte.

Mit dem Abstimmen der Umsatzerlöskonten und den Konten der sonstigen betrieblichen Erträge geht auch der Abgleich der Umsatzsteuerkonten einher. Dieser Beitrag zeigt, worauf geachtet werden muss und wie Schritt für Schritt vorgegangen werden kann.

Worauf beim Abstimmen der Erlöskonten zu achten ist

Im Regelfall wurden viele Erlöskonten bereits im Zuge der Abstimmung von Bestands- und Umsatzkonten mit abgestimmt. Hierbei korrigierte Fehler haben auch gleich die entsprechenden Erlöskonten berichtigt. Daher ist die nachfolgende Überprüfung der Erlöskonten auf die verbleibenden Buchungen zu begrenzen und somit in der Regel etwas einfacher.

Insbesondere für das Abschlussjahr 2020 stehen den Rechnungswesen-Praktikern durch die befristete Absenkung der Umsatzsteuer jedoch noch einige Besonderheiten bevor. Denn es gilt, nicht nur in den Übergangszeiträumen Juli 2020 und Dezember 2020 ein Augenmerk auf die jeweils gültigen und anzuwendenden Steuersätze zu legen. Auch im Rahmen der Abstimmung der Erlöskonten stehen Änderungen der gewohnten Abläufe bevor.

Für die Neuerungen im Rahmen der Abstimmarbeiten ist zu prüfen, ob in den Buchhaltungssystemen für die korrekte Abwicklung der verminderten Umsatzsteuersätze (Regelsteuersatz und ermäßigter Steuersatz) neue Erlöskonten mit entsprechender Steuerautomatik erforderlich waren. In diesem Fall sind für Vorjahresvergleiche und die Ermittlung von Verhältniszahlen eben diese Zusatzkonten mit einzubeziehen. Konnten hingegen die bestehenden Erlöskonten weiterverwendet werden, da der jeweils gültige Umsatzsteuersatz bei den entsprechenden Buchungen über das Beleg- oder Leistungsdatum gesteuert wurde, sind die Abstimmarbeiten einfacher durchzuführen. In diesem Fall gestaltet sich jedoch die Umsatzsteuerverprobung aufwändiger.

Arbeitsschritte beim Abstimmen der Umsatzerlöse	erledigt
Sind alle ausgestellten Rechnungen des Geschäftsjahres, ggf. in Fremdprogrammen erstellt, als Erlösbuchung erfasst worden?
Sind alle ausgewiesenen Umsatzerlöse auch korrekt? Ist die jeweilige vertraglich geschuldete Leistung erbracht worden (Vollzug des Gefahrenübergangs bei Lieferungen oder Abnahme bei Werkverträgen)?
Ist die jeweilige vertraglich geschuldete Leistung noch nicht erbracht worden, sind entsprechende (Teil-) Zahlungen von Kunden als erhaltene Anzahlungen auf speziellen Konten auszuweisen. Prüfen Sie, ob Anzahlungen vorliegen und korrekt verbucht wurden. Aufgrund der befristeten Absenkung der Umsatzsteuer können bei mehreren Anzahlungen unterschiedliche Umsatzsteuersätze zur Anwendung kommen.
m Abschlussjahr 2020 wurden ggf. durch die befristete Absenkung der Umsatzsteuer neue Erlöskonten mit automatischer Umsatzsteuerermittlung bebucht. Dies ist u. a. beim Vorjahresvergleich zu berücksichtigen.
Achten Sie darauf, dass die Erlöse nach umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten auf getrennten (Automatik-)Konten korrekt erfasst sind. Sofern die Umsatzerlöse auf einzelnen (Unter-)Konten nach verschiedenen Warengruppen oder Dienstleistungen verbucht wurden, kann zum Jahresende in Erwägung gezogen werden, diese Aufgliederung wieder aufzulösen, damit Außenstehende (Banken, Wettbewerber, Lieferanten etc.) nicht ungewollte Transparenz erhalten.
Sind Vorgänge auf steuerfreien Erlöskonten tatsächlich steuerfrei oder liegen ggfs.Fehlbuchungen vor?
Wurden Reverse-Charge-Umsätze (Leistungsempfänger schuldet Umsatzsteuer) erzielt, beispielsweise bei der Lieferung von Mobilfunkgeräten oder Tablet-PCs, sollte geprüft werden, ob die Buchungen auf den entsprechenden Automatikkonten oder mit den korrekten Buchungsschlüsseln gebucht wurden.
Klären Sie ungewöhnlich hohe Sollbuchungen auf Erlöskonten und auffällige Bank- und Forderungsumsätze in gleicher Höhe ab, ob tatsächlich Umsatz storniert bzw. doppelt erzielt wurde.
Buchen Sie auch Bagatellerlöse, wie etwa "Erlöse Leergut", "Erlöse Abfallverwertung" und "Provisionserlöse" auf "Umsatzerlöse" um, wenn es nicht Ihr wesentliches Geschäft ist.
Bereiten Sie für den Abschluss zu den Auslandsumsätzen die Ausfuhrbescheinigungen und zu den EU-Umsätzen ordnungsmäßige Rechnungen und Versandnachweise oder Gelangensbestätigungen vor. Die entsprechenden Erlöskonten sind ebenso auf "Ausreißer" hin zu prüfen.
Wurde im Abschlussjahr Anlagevermögen bar oder unbar veräußert, sind die entsprechenden Erlöse auf speziellen Erlöskonten ggf. unterschieden nach Buchgewinn oder -verlust auszuweisen. Prüfen Sie, ob dies korrekt gebucht wurde.
Hat das Unternehmen eine Corona-Sofortmaßnahme des Bundes oder der Länder erhalten, ist diese ertragswirksam unter den sonstigen (unregelmäßigen) betrieblichen Erträgen auszuweisen. Bei anderen Unterstützungsmaßnahmen ist für jeden individuellen Einzelfall die buchhalterische Abbildung zu prüfen.

Praxis-Beispiel: Kontrolle bei steuerfreien Lieferungen

Auf der Rechnung an einen italienischen Selbstabholer und Einmalkunden fehlen sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden als auch eine Gelangensbestätigung, die für die Umsatzsteuer den Nachweis liefern kann, dass die Ware nach Italien befördert wurde.

Die an sich steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung über 2.000 EUR ist auf Grund der Nichterfüllung der umsatzsteuerlichen Voraussetzungen auf das Konto "Erlöse aus im Inland steuerpflichtigen EU-Lieferungen" umzubuchen.

Hinweis:

Im Buchungsvorschlag wurde ein Umsatzsteuersatz von 19 % verwendet. Im Zuge der befristeten Absenkung der Umsatzsteuer gilt für alle in der Zeit von 1.7.2020 bis 31.12.2020 ausgeführten Lieferungen der abgesenkte Umsatzsteuersatz von 16 %.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
8125/4125	Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen	2.000,00	8315/4315	Erlöse aus im Inland steuerpflichtigen EU-Lieferung 19 %	1.680,67
			1778/3808	Umsatzsteuer EU-Lieferungen 19 %	319,33

Differenzbesteuerung: Es sind besondere Konten zu führen und abzustimmen

Im Regelfall sind Umsätze entweder vollumfänglich umsatzsteuerpflichtig oder nicht. Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG bildet hierbei eine Ausnahme dieses Grundsatzes. Umsatzsteuerpflichtig ist bei Anwendung nur die Differenz zwischen Ankaufs- und Verkaufspreis eines (Gebraucht-)Gegenstandes beim Ankauf von

einer Privatperson,
einem Kleinunternehmer unter 17.500 EUR Jahresumsatz (§ 19 UStG) oder
einem Kollegen mit seinerseits angewandter Differenzbesteuerung oder
einem anderen Unternehmer mit überwiegend umsatzsteuerfreien Erlösen (Arzt, Versicherungsvertreter usw.).

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung ist der Rohaufschlag auf den Einkaufspreis mit dem Regelsteuersatz (vom 1.7.2020 bis 31.12.2020: 16 %) steuerpflichtig. Somit ist die Anwendung bei Waren, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen (z. B. antiquarische Bücher) nicht attraktiv.

Bis zur Höhe der Anschaffungskosten bleibt der Verkaufserlös umsatzsteuerfrei, wenn

beim Ankauf des Gegenstands kein Vorsteuerabzug möglich war,
der Wiederverkäufer Unternehmer ist und
es sich beim Gegenstand weder um Edelmetall noch um einen Edelstein handelt.

Der Wiederverkäufer, der Umsätze von Gebrauchtgegenständen nach § 25a UStG versteuert, muss für jeden Gegenstand getrennt von den übrigen Aufzeichnungen folgende Angaben aufzeichnen:

den Verkaufspreis,
den Einkaufspreis und
die jeweilige Differenz (umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage).

Sofern Gegenstände einen Wert von 500 EUR nicht übersteigen, kann auch der Gesamteinkaufspreis und Gesamtverkaufspreis aufgezeichnet werden.

Die Aufzeichnungen für die Differenzbesteuerung sind getrennt von den übrigen Aufzeichnungen zu führen. Hierfür empfiehlt es sich, 3 unterschiedliche Konten anzulegen: 1 Einkaufskonto und 2 Erlöskonten für den steuerfreien und den steuerpflichtigen Teil ("Differenz").

Arbeitsschritt beim Abstimmen der Konten zur Differenzbesteuerung	erledigt
Stimmen Sie bei Anwendung der Differenzbesteuerung die gesonderten Konten Gebrauchtwareneinkauf, steuerfreie und steuerpflichtige Erlöse aus Differenzbesteuerung miteinander ab.
Halten Sie sämtliche Einkaufsbelege und Verkaufsrechnungen der betroffenen Gebrauchtgegenstände zu Dokumentationszwecken vor. Nur solche Belegpaare kommen für die Differenzbesteuerung infrage. Holen Sie nun ggf. die Einzelaufzeichnungen sämtlicher Gegenstände mit einem Einkaufspreis über 500 EUR nach und bilden Sie ansonsten (monatliche) Gesamtsummen.

Beginnen Sie mit einer formellen Prüfung:

Die Differenzbesteuerung bei Antiquitäten, Kunstgegenständen oder Sammlungsstücken ist von einer formlosen Erklärung abhängig, die spätestens bei Abgabe der ersten Voranmeldung des Kalenderjahres beim Finanzamt einzureichen ist. Darin müssen die Gegenstände bezeichnet werden, auf die sich die Differenzbesteuerung erstreckt. Wurde diese Erklärung versäumt oder verspätet eingereicht, ist keine Differenzbesteuerung möglich.
Sofern die Aufzeichnungen zur Differenzbesteuerung lückenhaft sind, ist es fraglich, ob sich die Abstimmarbeiten lohnen. Bedenken Sie, dass Aufzeichnungen zeitnah erfolgen müssen und eine Verspätung von einem Jahr zur nachträglichen Vermeidung von Umsatzsteuer möglicherweise nicht akzeptiert wird.

Ist auf einer Verkaufsrechnung unzulässigerweise die Umsatzsteuer wie im Regelfall gesondert ausgewiesen, schuldet der Wiederverkäufer unweigerlich die ausgewiesene Steuer zusätzlich zur Differenzsteuer. Zwar können Sie für jeden einzelnen Gebrauchtgegenstand über 500 EUR entscheiden, ob Sie die Differenzbesteuerung anwenden oder nicht, die Entscheidung ist aber unter Umständen bereits mit der entsprechenden Erfassung in der Buchhaltung dokumentiert.

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